Рассказываем, по какой форме вести табель учета рабочего времени и почему данные пропускной системы не могут им считаться. Что учесть при оформлении табеля в виде электронного документа. Кто должен вести табель, как зафиксировать такую обязанность в кадровых документах. Когда именно ставить отдельные коды, например «ПР» (прогул). Даем удобную таблицу-шпаргалку, из которой видно, на основании каких документов заполняется табель). Как вносятся изменения в уже сданный в бухгалтерию табель. Сколько его надо хранить.
Приводим образцы допсоглашения к трудовому договору о поручении дополнительной работы по учету фактически отработанного времени, формулировок в инструкцию по кадровому делопроизводству о ведении табеля учета рабочего времени, а также оформления шапок для обычного и корректирующего табелей, составляемых по госкомстатовской унифицированной форме.
Ни одна организация не может обойтись без табеля учета рабочего времени. Это первичный учетный документ, на основании которого начисляется зарплата. Поскольку обязательные правила его ведения нормативно нигде не закреплены, возникает много вопросов по поводу оформления этого документа. На них отвечаем в статье.
Зачем нужен табель учета рабочего времени
ТК РФ обязывает работодателя:
- вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 1;
- обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника 2;
- вести учет рабочего времени и времени отдыха каждого работника, работающего вахтовым методом, по месяцам и за весь учетный период 3.
Однако ТК РФ не поясняет, каким образом нужно вести учет: какой документ составлять, как отмечать время работы и отдыха. Много лет (начиная еще с советского периода) единственной учетной формой, аккумулирующей сведения об отработанных часах, был табель учета рабочего времени (далее также – табель). И хотя в ТК РФ о табеле не сказано ни слова, в некоторых нормативных правовых актах (НПА), действующих в настоящее время, этот документ все-таки упоминается. В частности:
- продолжительность рабочего времени, времени отдыха и сверхурочных работ членов экипажей воздушных судов гражданской авиации РФ нужно регистрировать именно в табеле учета рабочего времени 4;
- аналогичная норма предусмотрена для учета рабочего времени членов экипажей морских судов и судов смешанного плавания 5;
- среди утвержденных для бюджетников форм первичных учетных документов есть табель учета использования рабочего времени 6.
Все остальные организации вправе вести учет отработанного времени любым другим способом. Но зачем изобретать велосипед, если уже есть годами проверенный учетный документ. Тем более что в большинстве бухгалтерских программ с табелем связан расчет не только зарплаты и среднего заработка, но и среднесписочной численности работников. По табелю контролируют уплату НДФЛ, он облегчает формирование статистической отчетности. К примеру, форма № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» 7 практически полностью составляется по данным этого документа.
Частные компании вправе:
- пользоваться унифицированными формами табеля(№ Т-12 или Т-13) 8
- либо разработать и утвердить собственную форму 9.
Отметим, что предложенные Госкомстатом РФ формы универсальны (подходят для любой компании), компактны (ничего лишнего), просты в заполнении и по умолчанию загружены в любую кадровую программу. Поэтому без острой необходимости разрабатывать свою форму табеля нецелесообразно.
Принято считать, что бюджетные организации обязаны использовать только утвержденную для них упомянутую выше унифицированную форму табеля (ОКУД 0504421). Однако, как отмечено в Методических указаниях 10, форматы первичных учетных документов носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.
При разработке собственной (локальной) формы учтите, что табель относится к первичным учетным бухгалтерским документам. Поэтому важно сохранить обязательные для такого документа реквизиты 11:
- наименование документа;
- дату его составления;
- наименование организации – автора документа;
- содержание факта хозяйственной жизни (в данном случае – фиксация отработанного времени);
- величину и единицы измерения (количество дней, часов);
- наименование должности и подпись лица (лиц), ответственного(ых) за ведение учета (с указанием фамилий и инициалов этих лиц).
Поскольку это первичный учетный документ, применяемую форму табеля (неважно, самостоятельно ли разработанную или унифицированную) обязательно утверждают в учетной политике организации 12.
Обратите внимание: ставить печать организации в табеле не нужно, поскольку документ является внутренним, а на внутренних документах заверения подписи не требуется 13.
Табель можно оформлять на бумажном носителе и/или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью 14. Электронный табель допускается вести даже в случае, если в организации не введен ЭКДО (электронный кадровый документооборот).
Обратите внимание: наличие заполненного табеля в бухгалтерской программе не означает, что табель оформлен в виде электронного документа. Табель должен быть:
- выгружен из программы и подписан электронной подписью ответственного лица
- или распечатан и подписан «живой» подписью уполномоченным лицом.
Только тогда табель получит статус первичного учетного документа.
