Рассказываем, как правильно сортировать по делам и формировать все образующиеся в компании документы по заработной плате. Поясняем, какие это документы, и где они должны оседать. Поводом для статьи стал вопрос подписчика.
Вопрос в тему
Как правильно сортировать по делам и формировать все образующиеся документы по заработной плате? Многие организации подшивают все в кучу по максимуму, и у них документы с разными сроками хранения в одной папке. Какие дела должны быть по зарплате, какие документы в каждом деле должны находиться?
Все документы организации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Начните с ее разработки, если она отсутствует, или с внесения уточнений, дополнений или изменений, если она ранее была утверждена, но не актуализировалась. Все мероприятия осуществляются обычно службой делопроизводства, которая отвечает за ее разработку, а не архивом, в третьем квартале календарного года на основании приказа руководителя организации. Но начать работу по ее созданию или внесению изменений и дополнений никогда не поздно, в т.ч. и по инициативе кадровой службы.
Необходимо подготовить проект приказа:
- о разработке номенклатуры дел на очередной календарный год (если она составляется впервые или необходима существенная переработка уже существующего документа), или
- о подготовке ее к утверждению на очередной календарный год (если необходимо зафиксировать достаточное количество изменений и дополнений), или
- об утверждении дополнений к утвержденной номенклатуре в качестве самостоятельного документа.
Всем руководителям структурных подразделений, включая отдел кадров и бухгалтерию, дается поручение представить в службу делопроизводства сведения о делах (папках) с бумажными документами и директориях в информационных системах, на сервере, которые сформированы и с которыми работают подразделения (по той табличной форме, по которой должна быть оформлена номенклатура дел).
В соответствии с учетной политикой организации и функциональностью информационных систем (самая распространенная для ведения бухгалтерского учета – «1С:») начальник отдела кадров и главный бухгалтер определяют схему...
