На практике при заполнении расчетных листков у работодателей возникают вопросы, на которые прямого ответа в действующем законодательстве не найти. Чтобы восполнить этот пробел, мы даем подробную инструкцию, как грамотно составить расчетный листок, какие суммы в него включить обязательно, а какие по усмотрению работодателя, и как правильно выдать его работнику, чтобы избежать претензий от самого сотрудника и проверяющих, а также при необходимости защитить интересы работодателя в суде. Узнаете, означает ли применение неутвержденной формы расчетного листка нарушение трудового законодательства, которое влечет санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.
Расчетный листок – это письменный документ работодателя, предназначенный для каждого работающего по трудовому договору, с помощью которого работодатель информирует о причитающихся начислениях, произведенных удержаниях и итоговой сумме к выдаче (перечислению) на руки. На первый взгляд, заполнить расчетный листок несложно. Ведь все причитающиеся работникам суммы заранее известны и фиксируются в специальной бухгалтерской программе. Однако на практике выплаты бывают очень разными и начисляются не только за труд, но и в рамках социальной поддержки, по гражданско-правовым договорам и даже при возврате излишне удержанного налога. Главное – понимать особенности каждой из выплат, подлежит ли она отражению именно в расчетном листке и какой минимум информации следует в таком документе указать.
Обязателен ли расчетный листок
Работодатель обязан выдавать расчетные листки, как того требует ч. 1 ст. 136 ТК РФ и п. «b» ст. 14 Конвенции Международной организации труда № 95 (принятой в г. Женева 01.07.1949). Невыполнение данной обязанности ухудшает положение работников, ограничивает их права и снижает уровень гарантий по сравнению с теми правами и гарантиями, которые установлены для них трудовым законодательством РФ.
Поэтому от расчетных листков нельзя отказываться, даже если условие об отмене их выдачи внесено в ЛНА работодателя. Иначе произойдет нарушение трудового законодательства, и работники смогут пожаловаться в Государственную инспекцию труда, обратиться в прокуратуру либо непосредственно в суд. Это грозит работодателю, как минимум, административными санкциями по ст. 5.27 КоАП РФ.
Кому выдают расчетный листок
Выдавать расчетные листки необходимо всем физическим лицам, которым по итогам месяца начислены и выплачены суммы, предусмотренные трудовым законодательством. К ним относятся работники – российские и иностранные, числящиеся по основному месту работы и по совместительству, дистанционные работники, надомники, а также бывшие работники, которым причитаются выплаты по ТК РФ (например, средний заработок на период трудоустройства после сокращения). Для выдачи расчетного листка не важно, где находится сотрудник – на работе, в командировке, в отпуске или на больничном, и не имеет значения, как ему выдается зарплата – наличными или в безналичной форме. На это указал Минтруд России в письме от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459.
Если работник занят по двум трудовым договорам на разных должностях (по разным рабочим профессиям) – по основному месту работы и по внутреннему совместительству, ему следует выдавать два расчетных листка – по одному для каждой должности (профессии). Выдать один листок на две должности можно, только если утвержденная форма листка позволяет отразить все суммы по каждой позиции.
Не нужно выдавать расчетные листки:
- лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, и при этом нет начислений и выплат по трудовому законодательству;
- членам советов директоров и иных аналогичных органов, если с ними нет трудовых отношений;
- работникам, с которыми заключен трудовой договор, но по итогам месяца у них не было начислений, удержаний и выплат. Например, так бывает, когда сотрудник надолго берет отпуск за свой счет или его отстраняют от работы на длительный период.
Как выглядит расчетный листок
Единой унифицированной формы листка нет, поэтому каждый работодатель сам определяет, как его оформлять. На практике его формируют бухгалтерские программы. Поэтому у разных работодателей расчетные листки, сформированные в различных бухгалтерских программах, могут незначительно отличаться, сохраняя при этом все обязательные атрибуты, поименованные в ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Форму расчетного листка необходимо утвердить. По мнению контролирующих органов, применение неутвержденной формы расчетного листка – это нарушение трудового законодательства, которое влечет санкции по ст. 5.27 КоАП РФ. Поддерживает их и судебная практика (см., например, постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).
Порядок утверждения формы листка нужно прописать в локальном нормативном акте – например, Положении об оплате труда. Там можно указать, что форма расчетного листка утверждается приказом генерального директора организации по согласованию с представительным органом работников (при его наличии). А при отсутствии представительного органа работников достаточно просто издать приказ от имени руководителя с формой расчетного листка в качестве приложения. В приказе нужно указать, с какой даты вводится в действие конкретная форма расчетного листка. Знакомить работников с этим приказом под подпись нет необходимости.
Пример 1. Приказ об утверждении формы расчетного листка
Контролирующие органы разрешают использовать одновременно две разных формы расчетного листка – например, одну для выдачи на бумаге, а другую для направления по электронной почте. В таком случае важно, чтобы обе формы были утверждены и содержали все обязательные реквизиты.
Обязательные для расчетного листка сведения
В расчетном листке важно заполнить все обязательные данные, названные в ч. 1 ст. 136 ТК РФ, то есть указать:
- составные части заработной платы работника за месяц;
- размеры иных сумм, начисленных и (или) причитающихся ему;
- размеры и основания удержаний;
- общую денежную сумму к выплате.
Таковы общие требования к содержанию расчетного листка, установленные ТК РФ. Детальной инструкции по его заполнению действующее законодательство не содержит. Поэтому вопрос о том, какие суммы в нем отражать, приходится решать путем...
