Чем ценна информация кадровой службы для бухгалтерии

Как известно, оценка надлежащего исполнения требований законодательства по любому виду деятельности осуществляется на основании документов, являющихся своего рода «соломкой» для компании. Есть ли она у вас, того ли качества, выявляется только при проверке, которая может начаться в любой момент.

Так, прошлогодний кризис многим компаниям, которых коснулись проверки, показал их слабые места, одно из которых связано с главным ресурсом предприятия – работниками. Именно они, в отличие от безмолвных документов, в случае необходимости могут давать показания, приводить доводы и свидетельства.

Начинается оформление документов по каждому работнику в кадровой службе, а продолжается в бухгалтерской. Поэтому проверяющие, начиная с 2010 года, по вполне законным основаниям объединяются в группы, специализирующиеся на трудовом и бухгалтерском (налоговом) законодательстве, но преследуют при этом абсолютно разные цели. В любом случае главное для них – найти нарушения, предъявить их для исправления, иногда выставляя при этом серьезные штрафные санкции.

Не является секретом и тот факт, что подписанные работником и работодателем те или иные документы, изначально оформляемые в кадровой службе, редко устраивают и проверяющих, и бухгалтерских работников. И причин для этого достаточно.

Два (и три, и четыре) в одном

Так сложилось, что основные документы, хранящиеся в кадровой службе, представляют интерес для:

• во-первых, руководства, которое должно сохранить бизнес при наименьших издержках и с точки зрения зарплаты, и с точки зрения штрафных санкций проверяющих органов;
• во-вторых, кадровой службы, которая отвечает за наличие обосновывающих кадровую политику предприятия документов;
• в-третьих, бухгалтерии предприятия, так как на движении кадров основан показатель затрат на оплату труда и они составляют заметную часть расходов практически любого предприятия. Кроме того, кадровые вопросы тесно связаны с бухгалтерским и налоговым учетом. А точное понимание того, какие налоги и как необходимо уплачивать, позволяет в значительной степени планировать расходы и оптимизировать их;
• в-четвертых, трудовой и налоговой инспекции.

Речь идет прежде всего о локальных нормативных положениях (актах) по кадрам и социальным вопросам конкретного предприятия.

Под локальными нормативными актами понимаются разрабатываемые и принимаемые органами управления предприятия в соответствии с их компетенцией, определенной действующим законодательством и уставом, внутренние документы, устанавливающие нормы (правила) общего характера, предназначенные для регулирования управленческой, финансовой, коммерческой, производственно-хозяйственной, кадровой и иной функциональной деятельности предприятия.

Классический набор пакета кадровика предполагает, что в наличии имеются следующие локальные нормативные акты: коллективный договор, Положение о системе оплаты и стимулировании труда, Положение о премировании, Положение о персонале, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о системе обучения персонала, Положение о социальных гарантиях, льготах и компенсациях, Положение о доплатах и надбавках, Положение об удержаниях, Положение об отпусках и т.д.

Разрабатывает акты компетентный орган управления – специально созданная для этого комиссия из числа администрации, представителей трудового коллектива и выборного профсоюзного органа (если таковой на предприятии имеется). Одними из главных участников при составлении проектов таких актов являются, конечно же, кадровики. Однако зачастую кадровики не сильны в правовой и нормативной базе по бухгалтерскому и налоговому учету. Поэтому к работе над созданием внутренних положений по труду, по нашему мнению, должны активно привлекаться бухгалтерия и расчетный отдел. Последние, штудируя издания по бухгалтерскому и налоговому учету в части вознаграждений работникам, в свою очередь лучше узнают трудовое законодательство.

Коллективный договор

Роль и значение коллективного договора на предприятии определяются его содержанием. Для кого важен и нужен коллективный договор: для налоговика, трудовика, предприятия или самих работников? Ответ на вопрос можно найти в его определении, данном в главе 7 Трудового кодекса РФ.

Коллективный договор – это соглашение, устанавливающее дополнительные гарантии для работников предприятия, а также обязательства с их стороны перед администрацией этого предприятия. Другими словами, коллективный договор прежде всего защищает интересы работников предприятия.

Опыт показывает, что мало кто из физических лиц – работников предприятий знает об этом. Работники даже не предполагают, что они сами могут принимать активное участие в разработке проекта коллективного договора, в формулировании принципов взаимодействия сторон. Не в этом ли причина самоуправства некоторых работодателей? В связи с этим данный документ может существенным образом повлиять не только на морально-психологический климат в коллективе, но и на величину заработков.

Если на вашем предприятии такой документ отсутствует, то при проведении ближайшего общего собрания вы можете обсудить содержание коллективного договора, в том числе обязательства работодателя по следующим вопросам:

• формы, системы и размеры оплаты труда;
• размеры пособий, компенсаций;
• механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
• занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
• гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
• оздоровление и отдых работников и членов их семей и т.д.

Коллективный договор необходим и работодателю, так как именно в нем устанавливаются рабочее время и время отдыха, отражаются вопросы предоставления и продолжительности отпусков, фиксируется факт отказа от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора и другие вопросы, определенные сторонами.

Согласно Трудовому кодексу РФ оплата труда таких работников устанавливается в повышенном размере по сравнению с тарифными ставками, окладами (должностными окладами), установленными для различных видов работ с нормальными условиями труда. Минимальные размеры повышения оплаты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, и условия указанного повышения устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ, с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. Конкретные размеры повышения оплаты труда должны быть определены работодателем с учетом мнения представительного органа.