Электронный кадровый документооборот в организации: благо или скрытая опасность?

Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 4 / 2011

Пластинина Наталия

заместитель начальника службы юридического сопровождения филиала ОАО «РОСТ БАНК»

Многие организации переходят на систему безбумажного кадрового документооборота. Ее плюсы многообразны и бесспорны. Однако все ли так гладко? Не таит ли она скрытых опасностей для сторон трудовых отношений? Давайте разберемся.

Разветвленность, обособленность местоположения каждого структурного подразделения, большой количественный состав трудового коллектива – вот главные основания для принятия работодателем решения о внедрении электронной системы документооборота в организации. Плюсы делопроизводства в электронном виде не требуют обсуждения: быстрота, простота, «прозрачность» для учета и контроля намного выгоднее привычной бумажной волокиты. Применение этой формы документооборота отразилось и на желании работодателя упростить и кадровый документооборот организации. Во многих организациях он давно применяется. Однако, как выяснилось, минусов у безбумажной системы кадрового документооборота едва ли не больше плюсов. Давайте рассмотрим эти минусы.

Заявление на отпуск

Заявление на отпуск любого вида (очередной, дополнительный, без сохранения заработной платы, по беременности и родам и по уходу за ребенком) подается через базу данных (далее – БД), в том числе в варианте онлайн.

Риск для работодателя:

Риск непредоставления работнику отпуска по графику (в том числе более чем в течение двух лет подряд) из-за сбоев в программе, то есть допущения нарушений законодательства о труде и привлечения к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Риск возбуждения в суде дела о восстановлении на работе работника, уволенного за прогул по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Риск нарушения прав женщин, лиц с семейными обязанностями и иных отдельных категорий работников, в отношении которых ТК РФ на работодателя возложена обязанность по предоставлению отпуска в сроки и продолжительностью, указанных работником (ст. 123 ТК РФ).
Риск нарушения всего графика отпусков подразделения в связи с реализацией работником предусмотренного ст. 124 ТК РФ права на перенос отпуска в иные сроки при несвоевременной оплате отпуска работодателем.
Риск привлечения работодателя к ответственности по ст. 145.1 Уголовного кодекса Российской Федерации от 13.06.1996 г. № 63-ФЗ (в редакции от 29.12.2010 г.; далее – УК РФ) за невыплату заработной платы, пенсий, стипендий, пособий и иных выплат, в том числе оплаты отпуска.

Риск для работника:

отсутствие доказательств нахождения в отпуске,
риск быть уволенным за прогул,
проблема с доказательной базой, если не имеется и свидетелей подачи заявления на отпуск.

Судебная практика

Пример отмены судебного акта и направления дела на новое рассмотрение в связи с отсутствием доказательств в виде заявления работника, табеля учета рабочего времени, графика работы, доказательств ознакомления работников с графиком

Решением Краснооктябрьского районного суда Волгограда С. в удовлетворении иска к Волгоградскому областному геронтологическому центру о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда отказано. Судебная коллегия по гражданским делам Волгоградского областного суда, отменяя решение и направляя дело на новое рассмотрение, указала следующее: «Суд первой инстанции, отказывая в удовлетворении исковых требований С., сделал вывод о том, что С. находилась в очередном ежегодном отпуске, однако в материалах дела отсутствует копия приказа о нахождении ее в отпуске с отметкой, за какой период работы С. был предоставлен отпуск, и заявление С. о предоставлении отпуска. Кроме того, судом не был затребован табель учета рабочего времени и график работы медсестер, в том числе и С. до и после очередного отпуска, не выяснен порядок ознакомления с указанным графиком работы, доведен ли он до работников».

Пример решения суда не в пользу работника: решением Ленинского районного суда г. Мурманска от 01.11.2007 г. ¹ было отказано в удовлетворении исковых требований Г. к ООО «Ультра-Сервис» о восстановлении на работе в должности швеи, с которой она была уволена за прогул по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ. Установив, что истица самовольно ушла в отпуск без издания приказа и в нарушение графика отпусков, в частности, после нахождения на больничном с 24.10.2006 г. по 21.02.2007 г. к работе не приступила (графиком отпусков на 2007 год, утвержденным директором, отпуск истице запланирован с 01.06.2007 г.), суд, руководствуясь п. 39 постановления Пленума ВС РФ № 2 от 17.03.2004 г., пришел к выводу о законности увольнения истицы за прогулы.

График отпусков

График отпусков составляется в БД, на бумажном носителе не существует.

Риск для работодателя:

Невозможность отследить уход/приход работника в отпуск/из отпуска при сбое в программах БД.
Зачастую – ограниченный доступ в БД, что может повлечь невозможность или затруднения при смене руководителя работника или...