Важнейшую часть работы кадровика и главного бухгалтера любой организации, особенно предприятия в сфере торговли и услуг, составляет правильное оформление трудовых отношений с материально ответственными лицами. Определим круг работников, которые несут полную или ограниченную материальную ответственность. Разберемся в правилах заключения договора о полной материальной ответственности. Изучим случаи возникновения материальной ответственности. Выделим ошибки в оформлении трудовых отношений с подобными сотрудниками.
Ваше предприятие работает в сфере торговли и услуг? Вы часто имеете дело с предоставлением работникам материальных ценностей? Рассмотрим, в каких случаях и как правильно оформить отношения с материально ответственными лицами.
Определяем круг лиц
Прежде всего необходимо уяснить, что материальную ответственность несут все работники предприятия, хотя и в разном размере. Чтобы определить, кто именно и в какой степени несет материальную ответственность, условно разделим всех работников на тех, что несут полную материальную ответственность и ограниченную (Таблица).
Обратите внимание: довольно часто работодатели склонны заключать договоры о полной материальной ответственности с лицами, не включенными в Перечень. Это не только неправомерно, но и не влечет возникновение у работодателей права в последующем взыскать с работника сумму материального ущерба выше среднего заработка, как с обычного работника, не являющегося материально ответственным лицом.
Как видите, определить работников предприятия, которые будут нести полную материальную ответственность в случае нанесения ими материального ущерба работодателю, нужно с помощью Перечня.
Кроме того, не стоит забывать про исключения. Работники в возрасте до 18 лет несут полную материальную ответственность лишь за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка (ч. 3 ст. 242 ТК РФ).
Заключаем договор о полной материальной ответственности
Форма договора стандартна, не меняется на протяжении многих лет. Она была утверждена Постановлением Минтруда № 85. Договор составляется в двух и более (при необходимости) экземплярах, один из которых помещается в личное дело сотрудника.
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков
Будет ли являться действительным договор о полной материальной ответственности, составленный не по форме, предусмотренной Постановлением Минтруда № 85?
Как любой документ, составленный сторонами, он будет иметь право на существование. Однако достичь цели – обеспечения возможности взыскания с работника суммы ущерба в полном объеме – он не поможет. Существует риск оспаривания данного договора. Как правило, сам документ никем и никогда оспариваться не будет до возникновения спорной ситуации – взыскания с работника суммы материального ущерба. При описанной ситуации суд, вполне вероятно, может прийти к выводу об отсутствии надлежащим образом заключенного между сторонами договора о полной материальной ответственности, в связи с чем во взыскании суммы ущерба в полном объеме работодателю может быть отказано, с удовлетворением требования о взыскании суммы в размере, не превышающем среднего заработка (при наличии к тому оснований).
Согласно ч. 2 ст. 244 ТК РФ перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» Минтруду России было дано задание разработать перечни и форму договора. Что он и сделал в постановлении от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности», которым по сей день должны руководствоваться кадровые службы предприятий независимо от форм собственности.
В связи с вступлением Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 01.01.2013 в силу формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012), в том числе типовая форма договора о полной материальной ответственности.
Определяем все случаи материальной ответственности
Независимо от того, является ли работник материально ответственным лицом или нет, независимо от размера ущерба он будет нести материальную ответственность только в случаях, когда:
- работнику ценности передавались и он их получал;
- факт утраты ценностей установлен в предусмотренном законом порядке;
- в ходе расследования установлено наличие вины работника в утрате материальных ценностей (ст. 233 и 248 ТК РФ);
- не имеется обстоятельств, названных в ст. 239 ТК РФ, как исключающих материальную ответственность работника. К таким обстоятельствам относятся: непреодолимая сила, нормальный хозяйственный риск, крайняя необходимость или необходимая оборона, неисполнение работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику;
- работодатель принял решение о взыскании с работника ущерба. Факт наступления у предприятия материального ущерба вовсе не означает автоматически следующего за этим взыскания для работника. Ведь ст. 240 ТК РФ предусмотрено право работодателя отказаться от взыскания ущерба с работника;
- не истек срок исковой давности по взысканиям. Закон ограничил право работодателя на взыскание небольшими сроками: для взыскания суммы в размере, не превышающем среднего заработка по распоряжению работодателя, – один месяц (ст. 248 ТК РФ); для взыскания в судебном порядке – один год со дня обнаружения ущерба (ст. 392 ТК РФ).
Следует помнить, что работодатель может обратиться в суд с требованием о взыскании материального ущерба с работника за пределами срока. Более того, у суда нет права отказать в принятии «просроченного» искового заявления. Но в данном случае судья вправе применить последствия пропуска срока (отказать в иске), если до вынесения решения о нем заявит ответчик-работник и истец не представит доказательства уважительности причин пропуска срока, которые могут служить основанием для его восстановления (ч. 3 ст. 392 ТК РФ).
К уважительным причинам пропуска срока могут быть отнесены исключительные обстоятельства, не зависящие от воли работодателя, препятствовавшие подаче искового заявления (см. разъяснения в п. 3 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю» (далее – Постановление Пленума № 52)).
Выделяем случаи полной материальной ответственности
Обязательные условия наступления материальной ответственности в полном размере причиненного ущерба перечислены в ст. 243 ТК РФ и расширительному толкованию не подлежат. Это случаи:
- когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
- недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- умышленного причинения ущерба;
- причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
- причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
- причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
- разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
- причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей;
- когда в трудовом договоре заместителя руководителя организации, главного бухгалтера есть об этом условие.
Как правило, до наступления перечисленных моментов работодатель не задумывается об ответственности работников и оформлении отношений с материально ответственными лицами по правилам. И напрасно. Крайне желательно заранее изучить практику споров, чтобы проанализировать, какие ошибки в оформлении влекут риск отказа во взыскании суммы ущерба с работника. Ниже рассмотрим ошибки в оформлении отношений с материально ответственными лицами.
Ошибки в оформлении отношений
Ситуаций, когда работодателю причиняется ущерб, великое множество. На основе анализа прецедентов из судебной практики составим перечень ошибок, допускаемых при оформлении отношений с материально ответственными лицами на начальном этапе (до расследования самого случая ущерба), влекущих риск отказа во взыскании с работника суммы ущерба.
1. С материально ответственным лицом не заключен договор о полной материальной ответственности.
Отсутствие договора о полной материальной ответственности не лишает работодателя права требовать с работника возмещения материального ущерба. Однако ограничивает его размер до среднего месячного заработка работника.
Работодатель обратился в суд с иском к работникам-продавцам о взыскании материального ущерба в связи с выявленной ревизией недостачей. В ходе рассмотрения дела выяснилось, что с продавцами были заключены трудовые договоры, но договор о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности с каждой из ответчиц не заключался. Суд вышестоящей инстанции, рассматривая жалобу на решение суда первой инстанции о полном отказе во взыскании суммы ущерба и направляя дело на новое рассмотрение, указал, что в случае отсутствия договора о полной материальной ответственности работника за причиненный работодателю ущерб спор о возмещении ущерба должен быть разрешен судом с учетом положений ст. 241 ТК РФ, т.е. в пределах среднего месячного заработка работника (определение Омского областного суда от 14.10.2009 № 33-4943/2009).
2. С материально ответственным лицом заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности вместо полной коллективной материальной ответственности (или наоборот).
В соответствии с Постановлением Пленума № 52 соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности относится к обстоятельствам, имеющим существенное значение для правильного разрешения дела о возмещении ущерба работником, обязанность доказать которые возлагается на работодателя.
Практика показывает, что при применении не той формы договора, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба.
Работодателю было отказано в удовлетворении требований о взыскании материального ущерба на том основании, что с продавцами одной бригады были заключены договоры о полной индивидуальной материальной ответственности вместо коллективной, а с одним из продавцов и вовсе не было заключено договора о полной материальной ответственности (кассационное определение Тюменского областного суда от 02.08.2010 по делу № 33-3135/2010).
Работодатель обратился в суд с иском к двум сотрудникам о взыскании суммы материального ущерба. Суд установил, что между истцом и ответчиками был заключен договор о полной коллективной материальной ответственности. Между тем должность одного из работников не входила в перечень, утвержденный Постановлением Минтруда № 85. В рассматриваемой ситуации материальную ответственность в полном объеме нес лишь один из ответчиков. В связи с тем что сторонами ошибочно был заключен договор о коллективной материальной ответственности вместо договора о полной индивидуальной ответственности с одним из ответчиков, суд в удовлетворении требований работодателю отказал (решение Засвияжского районного суда г. Ульяновска от 17.08.2010; определение Ульяновского областного суда от 21.09.2010 по делу № 33-334810).
3. Работодателем нарушены правила составления и хранения экземпляров договора о полной материальной ответственности.
Договор о полной материальной ответственности составляется не менее чем в двух экземплярах, по одному для работника и работодателя. Договор является одним из документов кадровой документации, подлежащих хранению в личном деле. В случае составления договора в единичном экземпляре он может быть случайно утрачен, оригинал передан самому работнику вместо помещения в личное дело и т.д.
Мнение эксперта
Светлана Ларина, юрист, эксперт журнала
На самом деле совершенно не обязательно хранить договоры о полной материальной ответственности материально ответственного лица в личных делах работников. Подобная точка зрения существует, поскольку в некоторых документах для делопроизводителей, которые не являются обязательными (см., например, Методические рекомендациями Мосгорархива «Документационное обеспечение кадровой деятельности организаций и предприятий» (1993)), предлагается вкладывать договор о полной материальной ответственности в личное дело.
Вместе с тем в приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» договор о полной материальной ответственности относится к документам, которые следует хранить в бухгалтерии.
На практике чаще всего такие договоры действительно хранятся в отделе кадров (в личном деле или специальной папке), хотя могут храниться в бухгалтерии или секретариате.
Нередко организация халатно относится к хранению кадровых документов, не задумываясь, что будет в спорной ситуации в случае утери подлинника договора о материальной ответственности. А ведь в судебном заседании именно подлинник одного из экземпляров договора станет решающим аргументом.
Суд отказал работодателю в иске о взыскании суммы ущерба с материально ответственного лица в связи с тем, что он не смог представить оригинал договора о полной материальной ответственности. Представление сохранившейся копии такого договора, свидетельские показания – ничего не помогло ему в деле доказывания факта наличия у работника обязанности возмещать ущерб в полном размере. Суд пришел к выводу, что исковые требования работодателя-истца не обоснованы и не подлежат удовлетворению, поскольку договор о полной материальной ответственности с ответчицей не заключался (нет его оригинала) (решение Кировского районного суда Санкт-Петербурга от 29.04.2011 по делу № 2-1290).
Таким образом, невозможность представления в суд оригинала договора о полной материальной ответственности суд воспринимает как отсутствие доказательства обоснованности исковых требований, и на этом основании отказывает в иске о взыскании материального ущерба в полном объеме.
4. В договоре о полной материальной ответственности отсутствует подпись какой-либо из сторон.
Бывает, что, инициируя взыскание, работодатель обнаруживает, что в личном деле материально ответственного лица имеется экземпляр договора о полной материальной ответственности, который, однако, не подписан работником. Или же отсутствует подпись руководителя организации, действовавшего на момент составления договора, и расписаться он не может (уволился, переехал и пр.).
Обнаруживая досадный промах, работодатель отказывается от обращения в суд с требованиями о взыскании с работника суммы ущерба. Если же иск подан, то суд признает, что не подписанный одной из сторон договор не влечет никаких юридических последствий, являясь незаключенным.
5. Договор о полной материальной ответственности заключен с нарушением требований закона (в том числе в случаях заключения договора по форме, не соответствующей типовой, утвержденной Постановлением Минтруда № 85).
Например, в соответствии с п. 5 типовой формы договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденной Постановлением Минтруда № 85, при выбытии из состава коллектива (бригады) отдельных работников или приеме в коллектив (бригаду) новых работников договор не перезаключается, но в этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива (бригады) указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор. При включении в состав коллектива (бригады) новых работников в силу пункта 2 названной типовой формы принимается во внимание мнение коллектива (бригады).
При нарушении требований к порядку заключения договора о полной материальной ответственности суд может отказать работодателю в иске о взыскании суммы ущерба.
Работодатель обратился в суд с иском к одному из членов бригады материально ответственных лиц о взыскании суммы ущерба. Из материалов дела установлено, что между работодателем и руководителем коллектива (бригады) был заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности подписан пятью работниками, но не ответчицей. Ответчицей и работодателем было подписано дополнительное соглашение к договору о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, из вводной части которого следует, что соглашение заключается между тремя сторонами – работодателем, коллективом бригады в лице руководителя и ответчицей. Вместе с тем в указанном соглашении отсутствует подпись и реквизиты руководителя коллектива, одобрившего включение в коллектив (бригаду) нового работника, что свидетельствует о несоблюдении порядка заключения с ответчицей договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Суд посчитал, что истцом не представлено достаточных доказательств, подтверждающих соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности, что является основанием к отказу в удовлетворении заявленных исковых требований к ответчице. В связи с нарушением порядка заключения договора о полной коллективной материальной ответственности суд отказал работодателю в иске (решение Горно-Алтайского городского суда Республики Алтай от 24.05.2013 по делу № 2-1101/2013).
При рассмотрении спора с учетом данных о выбытии/вступлении в члены бригады материально ответственных лиц суд пришел к выводу о том, что работодатель при смене более 50% членов бригады должен был перезаключить договор о полной коллективной ответственности, чего он не сделал. С учетом отсутствия дат выбытия одних членов бригады и замены их другими суд счел представленный суду договор о полной коллективной материальной ответственности недействительным. На этом основании суд пришел к выводу об отсутствии у работников обязанности по возмещению материального ущерба в полном объеме. С учетом этого и других нарушений со стороны работодателя суд отказал работодателю в иске о взыскании суммы ущерба (решение Солецкого районного суда Новгородской области от 28.02.201).
Что ошибками не является
Некоторые случаи, воспринимаемые работодателями и работниками как ошибки при оформлении отношений с материально ответственными лицами, на самом деле таковыми не являются.
Заблуждение № 1. Договор о полной материальной ответственности может быть заключен только после заключения трудового договора.
В действительности договор о полной материальной ответственности может быть заключен как одновременно с трудовым договором, так и после его заключения, и даже до заключения трудового договора.
Работник обратился в суд с иском о признании договора о полной материальной ответственности недействительным в силу его ничтожности. В обоснование требований он указал, что договор был подписан сторонами до его приема на работу и заключения трудового договора. Суд же со ссылкой на соответствующий пункт договора о распространении действия договора на все время работы с вверенными работнику материальными ценностями указал, что факт начала исполнения трудовых обязанностей позже даты заключения договора о полной материальной ответственности не исключает действия договора о полной материальной ответственности.
Кроме того, суд пришел к выводу, что, в отличие от гражданского, в трудовом законодательстве отсутствует понятие недействительности трудового договора. Это обусловлено тем, что трудовые договоры представляют особый вид договоров, объектом которых является выполнение трудовой функции с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка. Поэтому признание трудового договора, как и договора о полной материальной ответственности или его отдельных условий недействительными, в судебном порядке исключается. Таким образом, суд не усмотрел оснований для удовлетворения требований о признании договора о полной материальной ответственности недействительным в силу ничтожности (решение Южно-Сахалинского городского суда Сахалинской области от 17.12.2012).
Заблуждение № 2. Отсутствие в договоре о полной коллективной материальной ответственности дат подписания договора каждым из материально ответственных лиц, а также несоответствие места подписания фактическому влечет его ничтожность.
На самом деле отсутствие уточнения дат подписания договора о коллективной материальной ответственности каждым из материально ответственных лиц при наличии общей даты заключения договора, равно как и указание расположения центрального офиса предприятия вместо обособленного подразделения в качестве места заключения договора, не делает его недействительным.
Несколько продавцов бригады, на которых решением суда было возложена обязанность в долях возместить работодателю сумму материального ущерба, обратились в суд с иском о признании договора о коллективной материальной ответственности недействительным в связи с несоответствием его требованиям типовой формы, предусмотренной Постановлением Минтруда № 85. В частности, на договоре не были проставлены даты подписания договора каждым из членов бригады, а место подписания не соответствовало фактическому местонахождению подписантов. Суд, принимая решение об отказе в удовлетворении требований членов бригады, указал, что факт отсутствия в договоре о полной коллективной материальной ответственности даты вступления в коллектив, что предусмотрено в п. 5 типовой формы договора о коллективной материальной ответственности, в том числе трех членов коллектива, принятых на работу позже даты договора, не может служить основанием для признания данного договора ничтожной сделкой. Это обстоятельство свидетельствует о том, что работники и руководитель коллектива отнеслись к моменту (дате) заключения договора о полной коллективной материальной ответственности не должным образом. К тому же, указание даты принятия в коллектив в интересах самих работников. То обстоятельство, что в договоре о полной коллективной материальной ответственности написано место заключения как головной офис, а не его подразделение, не нарушает прав работника.
На основании изложенных выводов суд в иске о признании договора о коллективной материальной ответственности ничтожным и применении последствий недействительности ничтожной сделки отказал (решение Чкаловского районного суда г. Екатеринбурга от 19.08.2013 по делу № 2-2495\2013).
Как видите, отсутствие или спорность некоторых реквизитов договора о полной материальной ответственности, не влияющих на объем прав и обязанностей сторон по договору, не влечет недействительности всего договора.
Мнение эксперта
Ирина Куролес, юрист по трудовому праву, член АЮР
Учет договоров о полной материальной ответственности
В целях учета договоров о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности в крупных торговых организациях не лишним будет установить порядок регистрации таких договоров, например, можно оформить журнал или книгу регистрации:
Перечень должностей
Если в организации торговли имеется внушительный перечень сотрудников, с которыми по закону можно заключить договоры о полной индивидуальной или полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, а встречается такое нередко, то для удобства работы не лишним будет утвердить перечень должностей (профессий) таких работников в локальном нормативном акте. Например, можно оформить его приложением к положению о материальной ответственности работников организации. В свою очередь в положении о материальной ответственности нужно предусмотреть порядок и условия введения и применения материальной ответственности работников во избежание ненужных споров на этот счет.
