Top.Mail.Ru
Как вести и хранить штатную расстановку? Что можно внести в этот документ помимо традиционных граф из штатного расписания? Как она поможет в спорах с работниками и проверяющими? Автор отвечает на эти вопросы и приводит образец документа, который вы можете использовать в своей работе.

В работе кадровой службы используется немалое количество документов, наличие которых является обязательным. Но есть и ряд тех, составлять которые закон не предписывает, однако многие кадровики их создают для удобства. К таким документам относится, в частности, штатная расстановка (штатно-списочный состав, кадровое заполнение, штатно-должностной список, штатное замещение и т.п.).

Где можно использовать штатную расстановку

Штатная расстановка составляется, как правило, на основе штатного расписания, но дополняется необходимыми кадровику графами, в первую очередь – фамилиями работников, занимающих штатные должности (профессии). Из штатной расстановки сразу видно, какие должности (профессии) являются вакантными, какие занятыми не на полную ставку. Зачастую в документ включают и иные сведения о работниках, позволяющие определить значимые моменты трудового договора.

Например, в штатной расстановке можно указать следующие положения (Таблица).

Таблица. Что можно внести в штатную расстановку

Сведения Как поможет кадровику
Размер занимаемой ставки (в отношении работников, принятых не на полную ставку) Если ставки заняты не полностью, из штатной расстановки видно, какие части ставок являются вакантными, что существенно при обязательном предложении вакансий отдельным категориям работников.
Так, если в штатном расписании заложены две ставки по должности инженера, например, а занимают их два работника-совместителя по 0,5 ставки, то одна ставка инженера является вакантной и о ней нельзя забывать при предложении вакансий или обязательном сообщении в органы службы занятости о наличии вакансий
Особый статус работника (несовершеннолетние, инвалиды, матери-одиночки, беременные женщины и т.п.) При привлечении работников структурного подразделения к сверхурочным, ночным работам, при направлении их в командировки штатная расстановка сразу даст понять, кого из работников привлекать к подобным работам нельзя, чье согласие необходимо предварительно запросить
Читайте интервью с юристом практики по трудовому и миграционному праву Baker McKenzie Еленой Питиримовой «Мать может быть признана одинокой, если отец платит алименты, но в воспитании не участвует» журнала № 4′ 2018, а также статьи «Изменения в регулировании нестандартных режимов рабочего времени – 2017» журнала № 8′ 2017 и «Споры об оплате сверхурочной работы и работы в ночное время» журнала № 4′ 2017
Особый вид трудового договора (срочный трудовой договор, договор о работе по совместительству – внутреннему, внешнему) Из штатной расстановки видно, чей трудовой договор является срочным, в ней допустимо указать срок окончания трудового договора для контроля его своевременного прекращения.
См. статью «Срочный трудовой договор на проект: сложности заключения и расторжения» журнала № 12′ 2017
Интересы совместителей следует учитывать при предоставлении им отпусков, а также возможности расторжения трудового договора
См. статью «Тонкости работы по совместительству» журнала № 8′ 2013
Работники-иностранцы Проставив отметку о замещении должности иностранцем, кадровик сможет проконтролировать сроки действия медстраховки и разрешительных документов, позволяющих тому трудиться у российского работодателя, а также иные значимые факторы труда иностранного гражданина
См. статью «О чем должен знать работодатель перед приемом на работу иностранца» журнала № 3′ 2018 и «Оформляем трудовые отношения с иностранцем» журнала № 4′ 2018
Нахождение работника в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком Отметка о нахождении основного работника в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком позволяет отделить данную штатную единицу от занятых для возможного заключения по ней срочного трудового договора с другим работником. Кроме того, такая отметка поможет определить, почему на одной ставке числятся два работника сразу.
См. статью «Девять важных вопросов о трудоустройстве на вакантные должности» журнала № 5′ 2013
Замещающему работнику следует также сделать отметку о срочном характере трудового договора с указанием, кого именно он замещает. Так, если в большом подразделении в отпуске несколько молодых мам, занимающих одну позицию (например, продавцы), то и замещающих их работников будет несколько. Отметка о том, что, к примеру, продавец Петрова принята на время отпуска по уходу за ребенком продавца Трофимовой, устранит возможную путаницу и позволит как самим кадровикам проконтролировать своевременность прекращения трудового договора, так и доказать проверяющим органам или суду факт того, кто и как замещает отсутствующих работников
См. статью «Декретная “матрешка”: как не запутаться?» журнала № 2′ 2017
Условия труда в случае, если они отклоняются от нормальных Указание, что условия труда для данной должности (профессии) являются вредными или опасными, что должность включена в соответствующий Список работ с вредными или опасными условиями труда, поможет при подборе вакансий для замещения сокращаемыми работниками и в других подобных случаях

Вносить в штатную расстановку можно любые сведения, какие удобны конкретному кадровику в его работе. Это подтверждает и судебная практика, в частности, как в примере ниже, когда в штатной расстановке были указаны даты приема сотрудников на работу, что помогло работодателю доказать существенное обстоятельство, повлиявшее на исход трудового спора.

Судебная практика

В определении от 30.06.2016 № 4г-7030/2016 Московский городской суд рассматривал дело, в котором «…Истцы обратились в суд с иском о признании незаконным отказа в приеме на работу, обязании заключить трудовой договор от 09.12.2014, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда в пользу каждого из истцов.

Требования мотивированы тем, что 01.12.2014 прошли собеседование на вакансии бортпроводников в ООО АК “Победа”, получили положительный результат, в связи с чем истцы уволились с предыдущего места работы, и 09.12.2014 прибыли в офис ответчика со всеми документами для трудоустройства.

24.12.2014 истцам стало известно о том, что в трудоустройстве им отказано по неизвестным причинам. 12.01.2015 представителю истцов на приеме у заместителя генерального директора Общества было заявлено, что набор персонала приостановлен в связи с отсутствием парка самолетов. Однако после отказа им в трудоустройстве в штат бортпроводников компании были трудоустроены ряд сотрудников. Считали, что причиной отказа в трудоустройстве является клевета бывшего начальника СБП АК “Победа”, в настоящее время который является и.о. начальника СБП АК “Кагалымавиа”, что нарушает их право на труд…

Проверяя доводы, что ответчиком были в спорный период приняты сотрудники, ранее работающие в АК “ЮТэйр”, суд установил, что согласно штатной расстановке после 24.12.2014 ответчик не принимал в штат бортпроводников, в связи с чем суд пришел к выводу об отсутствии признаков дискриминации в сфере труда при наборе ответчиком сотрудников, и соответственно о том, что истцы не были подвергнуты дискриминации в сфере труда».

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

ТОП-5 изменений в форме и порядке заполнения ЕФС-1 с 2024 года

Порядок заполнения, а также единая форма отчета утверждены СФР России и действуют в обновленном виде с 1 января 2024 года. Кадровым службам предлагаем обратить внимание на изменения, которые произошли в представлении отчета ЕФС-1 и заполнении отдельных подразделов формы, относящихся к их компетенции.

Устанавливаем дополнительные оплачиваемые отпуска: позиции Минтруда РФ и судов

Работодатели нередко предоставляют своим сотрудникам дополнительный ежегодный оплачиваемый отпуск, не предусмотренный трудовым законодательством. Рассказываем, за что можно его предоставить, как прописать в локальных нормативных актах, чтобы исключить риски конфликтов с работниками. Отвечаем на вопросы: как оплачивается такой отпуск и нужно ли выплачивать за него денежную компенсацию в случае увольнения работника? сгорает ли он, если работник его не отгулял в текущем году? нужно ли включать такой допотпуск в график отпусков? можно ли его предоставить отдельно от основного оплачиваемого отпуска?

Брак на производстве: виды, оформление, оплата

При производстве нередко приходится сталкиваться с браком. ТК РФ определяет размеры оплаты труда работника в зависимости от причины возникновения брака, но не дает самого определения «брак» или «производственный брак». Автор на конкретных примерах объясняет, что считать браком, когда и как он влияет на оплату труда, в каких случаях можно привлечь работников к материальной ответственности за причиненный изготовлением бракованной продукции ущерб, какие документы необходимо оформлять (приведены образцы).

Семь изменений 2023 года, которые требуют корректировки ЛНА

Наступил новый год. Не стоит сомневаться, что он принесет нам целый ряд изменений трудового законодательства. Но все ли изменения за 2023 год уже учтены в работе? Напоминаем о ключевых из них и говорим о том, какие основные правки надо внести в локальные нормативные акты в связи с этим. В частности, затрагиваем вопросы, касающиеся работников с детьми-инвалидами, несовершеннолетних, вахтовиков, водителей, а также порядка выплаты премий, воинского учета и персданных.

Льготы участникам СВО и членам их семей

За период с 24.02.2022 принято беспрецедентное количество федеральных и региональных нормативных правовых актов, направленных на поддержку участников специальной военной операции (СВО) и членов их семей. Им предоставляются финансовые и социальные льготы, кредитные каникулы, а бизнес призванного на службу официально освобожден от проверок, продлены сроки уплаты налогов и сдачи отчетности до окончания службы. Причем разным участникам СВО (мобилизованным в рамках частичной мобилизации, служащим по контракту, добровольцам) полагаются различные по содержанию льготы. Рассказываем, на что именно могут претендовать они, их родственники и при каких условиях. Приводим основные льготы, касающиеся различных выплат, трудовых гарантий, налогообложения, судопроизводства и пр.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

ПФР и ФСС РФ объединяются. К чему готовиться работодателям

С 2023 года вместо ПФР и ФСС России появится единый Социальный фонд России. Его создание и функционирование требует существенного изменения многих норм. Для работников упростится порядок получения соцвыплат. Все социальные гарантии можно будет получить в режиме «одного окна». Снизятся издержки и государства, вместо двух фондов останется один. Но большинство изменений затронет, конечно же, работодателей. Власти предполагают, что это позволит снизить нагрузку на бизнес. Ведь сократится количество отчетов, работодатели станут платить все взносы единым платежом. Но появятся и новые обязанности, например, в отношении граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Автор простым языком (чтобы было понятно не только кадровикам и бухгалтерам, но и всем интересующимся) рассказывает про изменения, вступающие в силу с 2023 года, и приводит удобные таблицы-шпаргалки, которыми можно пользоваться на практике, чтобы ничего не упустить из нововведений. Дает рекомендации работодателям, что надо успеть сделать и учесть до вступления их в силу.