Как вести и хранить штатную расстановку? Что можно внести в этот документ помимо традиционных граф из штатного расписания? Как она поможет в спорах с работниками и проверяющими? Автор отвечает на эти вопросы и приводит образец документа, который вы можете использовать в своей работе.

В работе кадровой службы используется немалое количество документов, наличие которых является обязательным. Но есть и ряд тех, составлять которые закон не предписывает, однако многие кадровики их создают для удобства. К таким документам относится, в частности, штатная расстановка (штатно-списочный состав, кадровое заполнение, штатно-должностной список, штатное замещение и т.п.).

Где можно использовать штатную расстановку

Штатная расстановка составляется, как правило, на основе штатного расписания, но дополняется необходимыми кадровику графами, в первую очередь – фамилиями работников, занимающих штатные должности (профессии). Из штатной расстановки сразу видно, какие должности (профессии) являются вакантными, какие занятыми не на полную ставку. Зачастую в документ включают и иные сведения о работниках, позволяющие определить значимые моменты трудового договора.

Например, в штатной расстановке можно указать следующие положения (Таблица).

Таблица. Что можно внести в штатную расстановку
Сведения Как поможет кадровику
Размер занимаемой ставки (в отношении работников, принятых не на полную ставку) Если ставки заняты не полностью, из штатной расстановки видно, какие части ставок являются вакантными, что существенно при обязательном предложении вакансий отдельным категориям работников.
Так, если в штатном расписании заложены две ставки по должности инженера, например, а занимают их два работника-совместителя по 0,5 ставки, то одна ставка инженера является вакантной и о ней нельзя забывать при предложении вакансий или обязательном сообщении в органы службы занятости о наличии вакансий
Особый статус работника (несовершеннолетние, инвалиды, матери-одиночки, беременные женщины и т.п.) При привлечении работников структурного подразделения к сверхурочным, ночным работам, при направлении их в командировки штатная расстановка сразу даст понять, кого из работников привлекать к подобным работам нельзя, чье согласие необходимо предварительно запросить
Читайте интервью с юристом практики по трудовому и миграционному праву Baker McKenzie Еленой Питиримовой «Мать может быть признана одинокой, если отец платит алименты, но в воспитании не участвует» журнала № 4′ 2018, а также статьи «Изменения в регулировании нестандартных режимов рабочего времени – 2017» журнала № 8′ 2017 и «Споры об оплате сверхурочной работы и работы в ночное время» журнала № 4′ 2017
Особый вид трудового договора (срочный трудовой договор, договор о работе по совместительству – внутреннему, внешнему) Из штатной расстановки видно, чей трудовой договор является срочным, в ней допустимо указать срок окончания трудового договора для контроля его своевременного прекращения.
См. статью «Срочный трудовой договор на проект: сложности заключения и расторжения» журнала № 12′ 2017
Интересы совместителей следует учитывать при предоставлении им отпусков, а также возможности расторжения трудового договора
См. статью «Тонкости работы по совместительству» журнала № 8′ 2013
Работники-иностранцы Проставив отметку о замещении должности иностранцем, кадровик сможет проконтролировать сроки действия медстраховки и разрешительных документов, позволяющих тому трудиться у российского работодателя, а также иные значимые факторы труда иностранного гражданина
См. статью «О чем должен знать работодатель перед приемом на работу иностранца» журнала № 3′ 2018 и «Оформляем трудовые отношения с иностранцем» журнала № 4′ 2018
Нахождение работника в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком Отметка о нахождении основного работника в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком позволяет отделить данную штатную единицу от занятых для возможного заключения по ней срочного трудового договора с другим работником. Кроме того, такая отметка поможет определить, почему на одной ставке числятся два работника сразу.
См. статью «Девять важных вопросов о трудоустройстве на вакантные должности» журнала № 5′ 2013
Замещающему работнику следует также сделать отметку о срочном характере трудового договора с указанием, кого именно он замещает. Так, если в большом подразделении в отпуске несколько молодых мам, занимающих одну позицию (например, продавцы), то и замещающих их работников будет несколько. Отметка о том, что, к примеру, продавец Петрова принята на время отпуска по уходу за ребенком продавца Трофимовой, устранит возможную путаницу и позволит как самим кадровикам проконтролировать своевременность прекращения трудового договора, так и доказать проверяющим органам или суду факт того, кто и как замещает отсутствующих работников
См. статью «Декретная “матрешка”: как не запутаться?» журнала № 2′ 2017
Условия труда в случае, если они отклоняются от нормальных Указание, что условия труда для данной должности (профессии) являются вредными или опасными, что должность включена в соответствующий Список работ с вредными или опасными условиями труда, поможет при подборе вакансий для замещения сокращаемыми работниками и в других подобных случаях

Вносить в штатную расстановку можно любые сведения, какие удобны конкретному кадровику в его работе. Это подтверждает и судебная практика, в частности, как в примере ниже, когда в штатной расстановке были указаны даты приема сотрудников на работу, что помогло работодателю доказать существенное обстоятельство, повлиявшее на исход трудового спора.

Судебная практика

В определении от 30.06.2016 № 4г-7030/2016 Московский городской суд рассматривал дело, в котором «…Истцы обратились в суд с иском о признании незаконным отказа в приеме на работу, обязании заключить трудовой договор от 09.12.2014, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда в пользу каждого из истцов.

Требования мотивированы тем, что 01.12.2014 прошли собеседование на вакансии бортпроводников в ООО АК “Победа”, получили положительный результат, в связи с чем истцы уволились с предыдущего места работы, и 09.12.2014 прибыли в офис ответчика со всеми документами для трудоустройства.

24.12.2014 истцам стало известно о том, что в трудоустройстве им отказано по неизвестным причинам. 12.01.2015 представителю истцов на приеме у заместителя генерального директора Общества было заявлено, что набор персонала приостановлен в связи с отсутствием парка самолетов. Однако после отказа им в трудоустройстве в штат бортпроводников компании были трудоустроены ряд сотрудников. Считали, что причиной отказа в трудоустройстве является клевета бывшего начальника СБП АК “Победа”, в настоящее время который является и.о. начальника СБП АК “Кагалымавиа”, что нарушает их право на труд…

Проверяя доводы, что ответчиком были в спорный период приняты сотрудники, ранее работающие в АК “ЮТэйр”, суд установил, что согласно штатной расстановке после 24.12.2014 ответчик не принимал в штат бортпроводников, в связи с чем суд пришел к выводу об отсутствии признаков дискриминации в сфере труда при наборе ответчиком сотрудников, и соответственно о том, что истцы не были подвергнуты дискриминации в сфере труда».

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Считаем стаж за периоды декретных отпусков

Уходящие в отпуск по беременности и родам, а потом и по уходу за ребенком работницы часто задаются вопросом: будут ли входить эти периоды в трудовой и страховой стажи, которые влияют на назначение пенсии, пособий и другие виды отпусков. Объясняем на пальцах, чтобы вы могли снять все вопросы у молодых мам.

ТОП-5 ошибок в сфере работы с персональными данными

Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – ​персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов: это последние изменения в законодательстве, возможный штраф до 6 млн рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – риски жалоб от сотрудников и даже кандидатов. Выделим 5 самых распространенных ошибок работодателей в вопросах защиты персональных данных. И расскажем, что делать, чтобы их избежать. Это как раз те случаи, когда можно учиться на чужих ошибках.

Как уволиться, если скончался работодатель

Пандемия коронавируса поднимает важный вопрос, связанный со смертью работодателя: когда скончался генеральный директор, являющийся единственным участником ООО, или работодатель – ​индивидуальный предприниматель. В статье даем советы, куда обращаться в зависимости от конкретных обстоятельств и как получить невыплаченную зарплату. Приводим образцы документов – ​обращения к наследнику работодателя и уведомления о приостановке работы.

Какие изменения нужно срочно внести в ЛНА

Бесконечно можно смотреть на три вещи: как горит огонь, как течет вода и как меняется трудовое законодательство. И такие изменения часто требуют от работодателя срочно внести корректировки в локальные нормативные акты. Иначе неактуальная и противоречащая законодательству редакция может повлечь споры с работниками и штрафы со стороны контролирующих органов. Поэтому в статье рассказываем о наиболее актуальных и интересных большинству работодателей изменениях трудового законодательства, в связи с которыми нужно внести правки в локальные нормативные акты. Особое внимание наши эксперты уделили спорным в практике кадровиков вопросам.

Сверхурочная работа и работа в выходные дни: проблемы применения законодательства

Рассмотрены коллизионные вопросы, связанные с оплатой, а также ограничением по количеству часов сверхурочной работы и работы в выходные дни. На конкретных примерах показано, как вычислить размер заработной платы сотрудника при суммированном учете рабочего времени в случае, если он ­работал сверхурочно.

Медосмотры при приеме на работу

В некоторых случаях заключение с сотрудником трудового договора без проведения обязательного предварительного медицинского осмотра является нарушением законодательства о труде. Из статьи вы узнаете, для каких категорий работников обязательны такие обследования, о порядке их проведения и налогообложении расходов на медосмотры.

Длительный прогул: сложности увольнения

Практически каждый работодатель рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда кто-либо из сотрудников вдруг, без каких-либо предупреждений, не выходит на работу. Это настоящая головная боль для кадровой службы: упорно ждать выхода на работу пропавшего сотрудника или искать на его место нового, увольнять отсутствующего работника за прогул или ждать более года и признавать его безвестно отсутствующим? И это далеко не полный перечень вопросов, которые возникают перед кадровиком в подобной ситуации. Только четкое соблюдение всех требований трудового законодательства позволяет грамотно и с наименьшими материальными затратами решить проблему.

Если совместительство становится основным местом работы: позиция Роструда

Зачастую работа по совместительству становится для сотрудника основной. При этом кадровики чаще всего в данной ситуации производят оформление посредством перевода, дополнительного соглашения либо через увольнение работника. В статье рассматривается правомерность вышеуказанных процедур. Кроме того, автор пытается найти ответы на следующие вопросы: что же такое совместительство – вид трудового договора либо его условие, кто вправе делать запись о совместительстве, возможна ли автоматическая трансформация совместительства в основное место работы?