Рекомендации Роструда и Минтруда России по оформлению отпусков

Начнем с того, что работникам ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). См. Схему.

Извещение работника об отпуске

Перечень документов, необходимых кадровику для оформления отпуска ¹, выглядит следующим образом:

• график отпусков;
• извещение (уведомление) о начале отпуска;
• приказ об отпуске ².

Работник не обязан писать заявление на отпуск, предоставляемый по графику ³. Наоборот, это работодатель обязан заблаговременно поставить сотрудника в известность, что у него скоро отпуск. Так, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). При этом ознакомление с графиком отпусков не является извещением работников о начале отпуска ⁴.

Форму и способы оповещения об отпуске работодатель определяет самостоятельно (извещения / уведомления, ознакомительные листы, ведомости и т.п.). По нашему мнению, это может быть и подпись об ознакомлении на приказе об отпуске, если он издается заранее – не менее чем за две недели до начала отпуска. Но Роструд считает, что этого недостаточно. При этом специалисты ведомства допускают внесение изменений в форму № Т-7 ⁵ (график отпусков), дополнив ее графами 11, 12: в одной из них работник сможет расписываться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Не забудьте, что в этом случае видоизмененная форма графика отпусков должна быть утверждена для применения в организации в установленном порядке.

Если извещение осуществляется путем вручения отдельного документа, то Роструд рекомендует ⁶ составить два экземпляра:

• один для работника,
• второй с отметкой сотрудника об ознакомлении (дата, Ф.И.О. и подпись работника) оставить в организации.

Кстати, по мнению Роструда, если в графике отпусков указан лишь месяц (без дат), то работник вправе пойти в отпуск в любой день этого месяца ⁷.

Если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником ⁸. Впоследствии о времени перенесенного отпуска его так же следует предупредить не позднее, чем за две недели до начала.

Ведомство высказалось еще по двум спорным вопросам. Во-первых, если отпуск предусмотрен графиком отпусков, то работник может уйти в отпуск без приказа, и это не будет считаться прогулом. Во-вторых, если отпуск не предусмотрен графиком отпусков, то работник может уйти в отпуск, если из подписи директора на заявлении явно следует его согласие предоставить указанный отпуск ⁹.

Кстати, в определении от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2 Верховный Суд РФ пришел к выводу, что нельзя уволить работника за прогул, если он заявление об отпуске написал, но работодатель отказался его предоставить и не уведомил об этом сотрудника (хоть в судебном деле речь и шла об отпуске за свой счет, но данная позиция заслуживает внимания).