ТОП-8 ответов на вопросы о составлении графика отпусков

Наверняка многие из вас уже проделали основную работу по составлению графиков отпусков. Есть проект будущего графика, завершается его согласование и уточняются детали. Порой в последний момент кадровые специалисты начинают беспокоиться о каких-то мелочах или жизнь подкидывает внештатное ситуации. Посмотрим, какие бывают поводы для сомнений. В частности, разберем вопросы учета в графике отпусков совместителей (в том числе если от них сведения об отпуске по основному месту работы так и не поступили), отражения новых сотрудников, отгулов, указания даты начала отпуска, разделения отпуска на части, учета пожеланий работников, в том числе льготников, последовательности отпусков в графике.

Большая часть работодателей продолжает использовать унифицированную форму № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, потому что она удобна, привычна и встроена в программы для ведения бухгалтерского и кадрового учета.

Использовать можно и собственный, авторский, вариант графика отпусков. Напомним, что формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица (как правило, это главный бухгалтер), на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому если ранее руководителем было принято решение о применении «госкомстатовских» форм, то собственная форма графика отпусков будет противоречить учетной политике.

2. Последовательность отпусков в графике

На практике у кадровиков-новичков может возникнуть вопрос: в какой последовательности лучше всего располагать отпуска в графике (по подразделениям, в алфавитном порядке, по дате начала отпуска)?

Напоминаем, что назначение графика отпусков – установить очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Чтобы не нарушить эту очередность, логичнее располагать отпуска в порядке их предоставления, т. е. хронологически.

Группировка по подразделениям удобна для руководителей этих самых подразделений: они видят информацию об отпусках своих сотрудников без участия в процессе посторонних лиц. Алфавитный порядок разве что облегчает поиск информации по отпуску конкретного сотрудника. А вот для последовательного исполнения графика отпусков это только мешает.

Между тем бумажная версия графика отпусков бывает вовсе не востребована в повседневной работе. На практике после утверждения графика все отпуска переносят в программу по учету кадров. «Умная машина» при правильной настройке напомнит о приближающихся отпусках, сформирует отчет по запланированным отпускам с любой группировкой данных (по алфавиту, по подразделениям, по хронологии), напечатает готовое уведомление о дате начала отпуска и т. д. И здесь, как вы понимаете, совершенно неважно, в какой последовательности идут отпуска в оригинальном варианте графика.

Обратите внимание: детали составления графика отпусков могут быть закреплены в одном из локальных нормативных актов работодателя. Например, в Положении об отпусках или Инструкции по кадровому делопроизводству. Если там оговаривается принцип расположения отпусков в графике, то отходить от установленных норм не стоит: работодатель обязан соблюдать свои собственные локальные нормативные акты (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

3. Время начала отпуска: конкретная дата или месяц

В ТК РФ нет никаких конкретных правил для заполнения графика отпусков. Госкомстат России тоже не отвечает напрямую на данный вопрос:

  • в указаниях по заполнению унифицированной формы № Т-7 говорится, что он применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам;
  • при этом непосредственно в форме графика в названиях граф используется формулировка «дата» (запланированная, фактическая, а при перенесении – дата предполагаемого отпуска).

Нет единства и в разъяснениях официальных органов. Минтруд России полагает, что указания месяца будет достаточно.

Фрагмент документа

Письмо Минтруда России от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659

Кодекс не регламентирует порядок указания времени предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска – с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца предполагаемого отпуска.

Апелляционная коллегия Верховного Суда Российской Федерации в определении от 06.02.2014 № АПЛ13-606 указала, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника.

Регулирование процесса предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков осуществляет работодатель, который составляет и утверждает график отпусков, своевременно предупреждает работника о времени начала и окончания отпуска.

Роструд в недавнем письме остался приверженцем более традиционного подхода.

Фрагмент документа

Письмо Роструда от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1

Полагаем, понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, подразумевает конкретные даты начала и окончания.

При обозначении в графике лишь месяца будущего отпуска (без точной даты его начала) работодатели действуют по следующей схеме:

  1. за месяц-другой перед отпуском решается вопрос о конкретной дате его наступления;
  2. выбранная дата указывается в уведомлении, которое вручается работнику под подпись не позднее чем за 2 недели до его начала (тем самым соблюдается требование ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Другой вариант – заблаговременно издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под личную подпись не позднее двухнедельного срока до его начала;
  3. далее отпуск оплачивается в обычном порядке не позднее чем за 3 дня до его начала. Это выполнить легко, т. к. дата отпуска уже всем известна.

В чем выгода такой схемы для работодателя? Конкретная дата отпуска выбирается в непосредственной близости к событию, с учетом производственной необходимости и реального положения дел на этот момент. Иногда возможность отодвинуть отпуск работника даже на пару-тройку дней оказывается очень важной.

Минусов больше:

  • появляются новые поводы для разногласий: отпуск должен полностью приходиться на указанный в графике месяц или только дата его начала, придется ли согласовывать конкретную дату отпуска с работником;
  • сложнее следить за последовательностью отпусков, их пересечением;
  • недовольство работников придется выслушивать весь год (так хоть в декабре поворчали, смирились и ушли строить планы).

Причем недовольства со стороны работников, скорее всего, не избежать, т. к. они не смогут заблаговременно организовать поездки (купить на старте продаж билеты на поезд, самолет, забронировать тур и т. д.), важные мероприятия (кто-то может планировать свадьбу на отпускное время), состыковать отпуск с супругом / супругой и т. д.

Также не...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли отказать работнику в ежегодном отпуске, если он регулярно берет отпуск за свой счет?

Работник написал заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, однако регулярно, не первый год, уходит в продолжительный отпуск без сохранения заработной платы. Можем ли мы отказать работнику в ежегодном оплачиваемом отпуске и на каком основании? И если не можем, то придется предоставить отпуск авансом?

Можно ли продлить срок действия трудового договора, если основная работница после декрета уходит в отпуск по уходу за ребенком?

Сотрудник принят по срочному трудовому договору на время декрета работницы. Она после больничного (декретного отпуска) написала заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет. Можно ли не увольнять временного сотрудника, а продлить срок действия договора на время отпуска по уходу за ребенком основной работницы?

Как без рисков разделить отпуск на части

Какие риски существуют при разделении ежегодного оплачиваемого отпуска на части? Какой продолжительности будет отпуск, если работнику и работодателю не удалось достигнуть договоренности о разделении его на части? Насколько мелкими могут быть части отпуска, чтобы не было претензий от проверяющих? Может ли работодатель отказать работнику в разделении отпуска на части без включения в него выходных дней? Какие документы необходимо оформить, когда одна из сторон инициирует разбиение отпуска на части, а вторая – соглашается с этим. Приводим 6 образцов: предложение работодателя и заявление работника о планировании отпуска в графике на следующий год частями; предложение работодателя разбить на части отпуск текущего года из-за возникшей производственной необходимости; заявление сотрудника о разбиении и переносе части или всех частей отпуска на другие периоды в рамках текущего года или на следующий год; согласие работника; отрицательную и положительную резолюции руководителя.

Сколько хранить отдельные приказы

Выясняем сроки хранения приказов по личному составу: на отпуск (по беременности и родам, допотпуск за ненормированный рабочий день, бракосочетание, смерть родственника, дополнительный социальный отпуск по коллективному договору и пр.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови и за работу в районах Крайнего Севера. Дело в том, что в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, многие приказы не указаны. Как определять сроки хранения таких документов? Опираемся на действующие нормативные правовые акты, а также на проект нового варианта типового Перечня хранения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Что будет с работой по совместительству после увольнения с основной?

У нас в компании трудоустроен генеральный директор по совместительству. В ноябре 2022 года он уволился с основного места работы, на данный момент хочет устроиться на новое основное место работы, сохранив свою работу по совместительству в нашей компании. При трудоустройстве на новое основное место работы получил отказ (сослались на то, что его работа по совместительству автоматически стала основной. Это не верный вывод, так как ни сотрудник, ни наша компания менять статус трудовых отношений не намерены). Как поступить в данной ситуации? Какие нормы ТК РФ помогут решить вопрос сотруднику при устройстве на основную работу в другую компанию, не прерывая трудовые отношения (совместительство) в нашей компании?

Сокращается должность работника по основному месту работы. Можно ли сократить его же с должности, которую он занимает по совместительству

Сотрудник занимает две должности по 0,5 ставки (основное место работы и внутреннее совместительство). Сокращается должность по основному месту работы. Возможно ли уволить работника с места работы по совместительству также по сокращению штата, если должность (штатная единица), занимаемая совместителем, не сокращается?

Можно ли отказать работнику в ежегодном отпуске, если он регулярно берет отпуск за свой счет?

Работник написал заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, однако регулярно, не первый год, уходит в продолжительный отпуск без сохранения заработной платы. Можем ли мы отказать работнику в ежегодном оплачиваемом отпуске и на каком основании? И если не можем, то придется предоставить отпуск авансом?