Можно ли за месяц сделать то, на что не хватило года

Конец года означает не только предстоящие длинные выходные, но и определенный дедлайн. Подчистка «хвостов», сдача отчетов, понимание того, что далеко не все, запланированное на уходящий год, удалось сделать, срочное доделывание текущих дел и т. п. Приближающиеся праздники активно стимулируют. Если не успеешь сделать до 31 декабря (а по-хорошему дату и вовсе следует сместить число на 20), то придется отложить все как минимум на полмесяца. А это зачастую совершенно невозможно. Расскажем, как разобраться со всеми накопившимися «хвостами», реализовать то, что было запланировано на год, и с чистой совестью и отличным настроением уйти на каникулы.

Годовое мышление

Откуда берется предновогодний стресс? Ответ таится в нашем мышлении. Мы привыкли строить планы на длительные отрезки времени. Для организации годовой план – это норма. Он дробится на квартальные планы. Но мозг рядового человека не в состоянии удерживать внимание на столь длительном отрезке. Что уж говорить про год! Вот и выходит, что с «горящими» делами мы обычно справляемся, а стратегические планы и цели откладываем на потом. Причем такая ситуация касается и планов компании, и личных планов.

Как же можно выйти из этой ментальной ловушки? Ответ столь же очевиден, сколь и прост. Год сразу разбивать на кварталы, а квартал бить на месяцы, недели и дни. Жить в каждодневном отчете – единственный путь к грамотному тайм-менеджменту. Да, это раздражает. Но это крайне эффективно. Более того, при каждодневном отчете закон Парето в действии оказывается настолько прозрачным, что, как правило, после первого месяца работы выясняется, что запланированное на квартал реально сделать за месяц, а большая часть сотрудников на работе занимаются чем угодно, кроме работы. Про себя выводы тоже бывают не самые приятные.

Напомним, что закон Парето, или принцип 80/20, – это эмпирическое правило, названное в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето (1848–1923). Согласно закону Парето, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – 20% результата. Нужно отметить, что закон Парето действует практически во всех сферах жизни. По его же исследованиям, 80% капитала принадлежит 20% семей, а остальные 20% распределены между 80% населения. Соответственно, продолжаем: 20% рабочего времени уходит на важные дела, 80% – на неважные; 20% менеджеров работают эффективно, 80% – являются офисным планктоном; 20% покупателей приносят 80% прибыли и т.д. Дабы быть абсолютно честными, скажем, что Парето не назвал закон своим именем, он лишь выявил закономерность, а гораздо позже, в середине XX века, Джозеф Джуран заговорил об этом как об универсальном принципе.

Итак, исходя из одного только закона Парето, можно найти 80% резервного времени и других ресурсов, чтобы делать гораздо больше, чем привычно. Но увидеть реальные запасы этих ресурсов можно лишь при четком каждодневном, ежечасном планировании.

Мнение эксперта

Закон Парето имеет статистическую природу. Например, есть 100 наиболее часто употребимых слов в любом языке, есть первая 1000 и даже первые 10 000. Однако это не означает, что мы можем взять и выбросить все остальные слова «за ненадобностью». Каждое слово для чего-то нужно. Поэтому на практике довольно сложно найти 80% резервного времени, используя этот закон. Один из участников моих тренингов рассказывал, что у него было 25 магазинов верхней мужской одежды. Однажды он проанализировал свой бизнес и закрыл 24 из них, оставив только один и перейдя в другой сегмент – премиум-класс. В его случае стратегия оказалась выигрышной – он сохранил свои доходы, уменьшив количество работы. Но если так сделают все участники рынка, то вместо выигрыша они вместе проиграют – есть спрос, и предложение перестанет ему соответствовать.

Точно так же не все ежедневные дела могут дать вам максимум отдачи при минимуме усилий. Безусловно, что-то можно делегировать, но не всем и не всегда. Скажем, нельзя делегировать то, что составляет коммерческую тайну. Не может делегировать наемный сотрудник, которому некому перепоручить те задачи, которые находятся непосредственно в зоне его личной ответственности. Поэтому при четком ежедневном и ежечасном планировании можно найти резервы эффективности, но обычно речь идет о 10–30%. Самое главное – ставьте перед собой реальные цели, и тогда вы будете уходить с работы с чистой совестью и хорошим настроением.

«Жабы» и «лягушки»

Начать разгребание завалов невыполненных дел имеет смысл с тех задач, которые вы постоянно отодвигаете на потом. Как правило, они не являются срочными. Но при этом их приходится постоянно держать в голове, переписывать с одной страницы ежедневника на другую в надежде все-таки найти время на их выполнение. Ключевая ментальная ошибка здесь заключается в следующем. Времени на эти дела находить не надо. На них надо найти желание.

Выпишите все свои мелкие нерешенные задачки. И рабочие, и личные. Невыясненные с кем-то отношения, не посещенные коммунальные и прочие организации, недописанные заметки, телефонные звонки, бытовые дела. Как бы странно это ни звучало, но в этот список могут попасть даже не опубликованные в социальных сетях фотографии (которые вы планировали опубликовать). А еще очистка почтового ящика, удаление сообщений в телефоне, наведение порядка на рабочем столе в компьютере. Список у каждого человека свой. Он зависит от образа жизни, от вида деятельности, от того, является ли человек рационалом или иррационалом. Но кем бы вы ни были, первым делом выпишите все свои отложенные на когда-нибудь дела.

Брайан Трейси назвал неприятные дела «лягушками». Если хотите, можете прочитать его книгу «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку». Суть метода такова. Выделите самые большие нерешенные дела (мы бы даже назвали их «жабами»)...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Рационалы и иррационалы в рабочей команде

Понимание различных психотипов людей поможет грамотно организовать рабочий процесс. Расскажем, в чем отличие рационалов от иррационалов, что выбивает из колеи тех и других, какие сильные и слабые стороны они имеют и как могут сосуществовать в рабочем коллективе. Научим, как правильно ставить им рабочие задачи, планировать и контролировать. Кого эффективнее ставить на планово-организационные процессы, а кто будет полезнее в мозговых штурмах и прорывах?

Зачем раскрывать потенциал сотрудников

Сотрудники компании, их квалификация, мотивация, желание вкладывать силы в общее дело – ​это один из тех ресурсов, который позволяет предприятию быть экономически эффективным. При этом у каждого человека есть тот потенциал, который зачастую оказывается недораскрыт даже им самим. Поговорим о существующих методиках, позволяющих выявить таланты и возможности ваших сотрудников. Приведем примеры действующих в ведущих российских компаниях программ.

Как удерживать внимание участников на онлайн-встречах

Из-за ограничений, связанных с распространением коронавируса, многие офлайн-мероприятия, в том числе корпоративные (совещания, тренинги и пр.), были перенесены в Интернет. Но даже на самых интересных онлайн-встречах внимание аудитории рассеивается. Пришло сообщение в социальную сеть, захотелось попить, позвали из другой комнаты, и все, внимание потеряно. Расскажем, каким образом удержать внимание аудитории в онлайн, как для этого подготовиться к встрече.

Как научиться скорочтению

Что такое «суперспособности»? И как научиться им, не отрываясь серьезно от работы? Поговорим об одном таком навыке – читать тексты не только быстро, но и качественно. Работа кадровика предполагает ежедневное изучение огромного количества информации, а, ускорив этот процесс, вы сможете добиться большего за отведенное время и, кто знает, – ​может быть, даже научитесь уходить с работы вовремя.

Рационалы и иррационалы в рабочей команде

Понимание различных психотипов людей поможет грамотно организовать рабочий процесс. Расскажем, в чем отличие рационалов от иррационалов, что выбивает из колеи тех и других, какие сильные и слабые стороны они имеют и как могут сосуществовать в рабочем коллективе. Научим, как правильно ставить им рабочие задачи, планировать и контролировать. Кого эффективнее ставить на планово-организационные процессы, а кто будет полезнее в мозговых штурмах и прорывах?

Как удерживать внимание участников на онлайн-встречах

Из-за ограничений, связанных с распространением коронавируса, многие офлайн-мероприятия, в том числе корпоративные (совещания, тренинги и пр.), были перенесены в Интернет. Но даже на самых интересных онлайн-встречах внимание аудитории рассеивается. Пришло сообщение в социальную сеть, захотелось попить, позвали из другой комнаты, и все, внимание потеряно. Расскажем, каким образом удержать внимание аудитории в онлайн, как для этого подготовиться к встрече.

Как научиться говорить «нет» коллегам и начальству

Помните голливудский фильм с Джимом Керри «Всегда говори “Да”»? Нелюдимый Карл на любую просьбу говорил всегда всем «нет». У нас же обратная ситуация: большинство не умеет отказывать коллегам и начальству. А это порой влияет на работу. Поскольку просьбы могут быть далеко не рабочего содержания: сходить за кофе, отнести вещи в химчистку или помочь доделать проект, который совсем не входит в круг ваших обязанностей. Посмотрим, что можно сделать, чтобы вырваться из этого порочного круга, и когда уместно говорить начальству «нет».

Как отдыхать правильно: вечерами, на выходных и в отпуске

Работоспособность стоит на трех китах – ​здоровье, энергия и выносливость. Если же вы работаете 24 часа в сутки без выходных и полноценного отдыха, то постепенно они подкосятся и повлияют на результативность вашей работы. Отдыхать надо уметь. Недостаточно просто выключить компьютер или закрыть дверь офиса. Следует научиться отдыхать эффективно. Автор делится лайфхаками по отдыху после рабочего дня, на выходных и в отпуске.