Анализ судебной практики показывает, что халатное отношение к документам, непонимание их значения и роли в деловой деятельности регулярно приводит к тому, что организация становится не в состоянии доказать свою правоту в суде.
В данном случае в Арбитражном суде Самарской области организация не смогла доказать факт предоставления охранных услуг из-за отсутствия у нее «Журнала приема и сдачи объекта под охрану», ведение которого было предусмотрено договором с охраняемым ею Негосударственным образовательным учреждением. Частную охранную организацию (ЧОО) не выручило и существование книги учета приема-сдачи дежурства. Суд тут же не преминул указать, что в заключенном договоре предусмотрено ведение не книги приема-сдачи дежурства, а журнала приема и сдачи объекта под охрану.
Ссылку ЧОО на истечение срока хранения такого документа суд счел необоснованной, поскольку, согласно действовавшему в тот момент Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. решением Росархива от 06.10.2000), журналы учета реализации товаров, работ, услуг должны были храниться в течение 5 лет с даты последней записи (а не в течение 6 месяцев со дня расторжения договора на оказание охранных услуг, как это было принято в данной охранной организации).
В результате ЧОО не смогло взыскать с ответчика более 80 000 рублей в качестве оплаты предоставленных услуг (решение Арбитражного суда Самарской области от 02.02.2011 по делу № А55-21516/2010).