Приказом Министра обороны РФ от 08.12.2011 № 2350 утверждено «Положение о порядке организации работы по размещению государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Вооруженных Сил Российской Федерации, заключению и контролю исполнения государственных контрактов» (далее – Положение).
В нем дается пошаговое описание деятельности по размещению государственных заказов. Самым интересным и неожиданным оказалось приложение 8 «Перечень документов процедур размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Министерства обороны». Документы, включенные в этот Перечень, подлежат хранению структурными подразделениями, всем им установлены сроки хранения:
Установленные Министерством обороны сроки хранения документов отличаются от тех, что предписаны «Перечнем типовых управленческих архивных документов...» 2010 года (в качестве доказательства приведем его фрагмент):
По каждому виду торгов (запросу котировок) документы группируются в дела в соответствии с номером торгов (запроса котировок). Дела систематизируются в архиве по годам и видам торгов. Установлен и определенный порядок документов в деле. Информация о вновь заведенных делах (выписка из журнала регистрации единиц хранения) ежеквартально должна направляться структурным подразделением в Управление государственного заказа Министерства обороны.
Если работа с бумажными документами не вызывает каких-либо сомнений, то к процедуре электронных аукционов есть серьезные вопросы. Во-первых, вызывает опасения содержащаяся в формулировке срока хранения этих документов фраза «хранятся в копиях». Получается, что хранение документов электронных аукционов в электронных подлинниках не предусмотрено?! Во-вторых, внимательное изучение самого Положения выявило тот факт, что и хранение контрактов в электронном виде фактически не предусмотрено – п. 35 гласит:
«...Государственные контракты, заключенные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ в форме электронных документов и подписанные сторонами электронными цифровыми подписями, представляются в копиях, распечатанных на бумажных носителях из личного кабинета заказчика на электронной площадке, на которой был определен победитель аукциона в электронной форме. Подлинность и достоверность бумажной копии электронного государственного контракта заверяются уполномоченным представителем Министерства обороны, чьей электронной цифровой подписью подписан электронный государственный контракт.
Если подлинные государственные контракты на бумажных носителях направляются для хранения и работы с ними в Департамент финансового обеспечения Министерства обороны и в структурное подразделение, то электронный подлинник государственного контракта хранится в личном кабинете заказчика на электронной площадке, а для регистрации предоставляется копия, распечатанная на бумажном носителе».
