Новые «Правила нотариального делопроизводства» вступили в силу 6 мая 2014 года (прежние действовали с января 2011). Примечательно, что новые правила были утверждены решением Правления Федеральной нотариальной палаты еще 17.12.2012, а Министерство юстиции РФ утвердило их только через полтора года – приказом от 16.04.2014 № 78.
Правила регулируют вопросы работы с документами с момента их создания или получения и до передачи в архив либо уничтожения. Они устанавливают порядок работы с документами, регламентируют вопросы контроля, ведения и заполнения документов, связанных с совершением нотариальных действий, составления номенклатуры дел, подготовки документов к хранению или уничтожению.
Кроме того, решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 02.06.2014 и приказом Министерства юстиции РФ от 17.06.2014 № 129 утвержден «Порядок ведения реестров единой информационной системы нотариата» (далее будем именовать эту систему сокращенно – ЕИСН). Приказ вступил в силу с 01.07.2014, за исключением положений пункта 35, вступающих в силу через год (в данном пункте речь идет об обязанности нотариусов присоединять электронный образ нотариально оформленного документа при внесении в реестр нотариальных действий ЕИСН сведений об удостоверении и отмене завещаний и доверенностей; при этом допускается присоединение электронных образов и иных нотариально удостоверенных сделок).
Порядок устанавливает последовательность ведения реестров ЕИСН:
- Реестра нотариальных действий;
- Реестра наследственных дел;
- Реестра уведомлений о залоге движимого имущества.
В состав сведений справочно-аналитического характера в ЕИСН помимо сведений о нотариальных палатах и о нотариусах, занимающихся частной практикой, включены сведения о нотариальных архивах (п. 3 «Состава сведений справочно-аналитического характера, содержащихся в единой информационной системе нотариата и касающихся деятельности нотариусов», утв. решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 02.06.2014 и приказом Министерства юстиции РФ от 17.06.2014 № 135):
- название нотариального архива, его место нахождения, номер телефона, адрес электронной почты (при наличии);
- сведения о нотариусах (фамилия, имя, отчество – при наличии), передавших свои архивы в нотариальный архив;
- информация о передаче архивов упраздненных государственных нотариальных контор и нотариусов, занимающихся частной практикой, сложивших свои полномочия (реквизиты документа о передаче архива, наименование государственной нотариальной конторы или фамилия, имя, отчество (при наличии) нотариуса, занимающегося частной практикой, передавших архив).
Данная информация поможет более оперативно разыскивать документы.
В конце 2013 года Федеральным законом № 379 «О внесении изменений...» были серьезно модернизированы «Основы законодательства о нотариате», это запустило разработку значительного числа подзаконных нормативных актов, появление которых мы и наблюдаем сейчас.