При вступлении в должность нового руководителя организации (и ее освобождении потом) обратите его внимание на документы!

К сожалению, бывшие руководители организации по тем или иным причинам не всегда исполняют возложенную на них законом обязанность при «смене власти» передать документы новому руководству. В результате они сами могут стать ответчиками по делам об истребовании документов организаций.

Арбитражный суд г. Москвы в июле 2014 года рассмотрел дело №А40-39381/14, по которому организация требовала у бывшего руководителя передать ее действующему генеральному директору по описи все документы. Интрига заключалась в том, что претензии были предъявлены человеку, который возглавлял организацию всего 4 месяца.

Гражданин на основании приказа Министерства сельского хозяйства РФ исполнял обязанности директора ФГУП «Туровский» с октября 2011 по февраль 2012. Предприятие было преобразовано в ОАО «Туровский», а генеральным директором акционерного общества в марте 2012 года был назначен другой человек. Новый генеральный директор в марте 2012 года обязал (приказом) бывшего директора предоставить ему следующие документы ­предприятия (причем не только оригиналы, но и все нотариально заверенные копии):

• устав;
• свидетельства о государственной регистрации и постановке на налоговый учет;
• письма Росстата о присвоении кодов статистики;
• трудовые книжки всех сотрудников;
• штатные расписания и приказы об их утверждении;
• трудовые договоры с работниками;
• приказы;
• сведения об открытых счетах и все выписки с этих счетов;
• оригиналы и копии всех договоров;
• всю первичную документацию по бухгалтерскому и налоговому учету;
• бухгалтерскую и налоговую отчетность, отчетность в органы статистики и другие государственные органы;
• карточки учета основных средств;
• оригиналы и все копии договоров с жильцами жилых домов, находившихся в хозяйственном ведении по состоянию на 29 февраля 2012 года;
• всю переписку, производившуюся как по электронной почте, так и письмами на бумажных носителях;
• все документы и все экземпляры печати.

В адрес бывшего директора в марте 2014 года (то есть через 2 года!) была направлена телеграмма с требованием об исполнении приказа и предоставлении лично генеральному директору общества по описи в срок до 14 марта 2014 года документов и имеющихся экземпляров печати. Требования бывшим директором не были исполнены, что и ­послужило основанием для обращения АО в суд.

Арбитражный суд г. Москвы отказал обществу по следующим причинам:

• АО не представило доказательств нахождения испрашиваемых документов у бывшего директора. Сам руководитель факт нахождения у него спорных документов отрицал, говорил, что часть утрачена, а часть из них вообще у него не находилась;
• АО злоупотребляет своим правом, поскольку не указало причины предъявления настоящего иска спустя 2 года после увольнения гражданина с должности директора.

Но позиция Девятого арбитражного апелляционного суда в ноябре 2014 г. оказалась иной:

• в российском законодательстве ответственность за обеспечение сохранности документов возложена на руководителя организации. Бывший директор не представил надлежащих доказательств передачи им документации последующему руководству АО, не указал, у кого и где она находится, и у кого может быть истребована помимо него;
• законом «О бухгалтерском учете» организация ведения бухгалтерского учета, хранение документов бухгалтерского учета и обеспечение их сохранности возложены на руководителя общества. В связи с этим он обязан был знать, какие документы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия, имелись в наличии и где они фактически находятся. Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разделе 6 действующего Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, в котором также установлен порядок действий руководителя предприятия в случае их пропажи или гибели. Но бывшим руководителем не было представлено доказательств, что им проводились мероприятия по фиксации ­фактов ­утраты, а также попытки восстановления утраченных документов;
• бремя доказывания причин отсутствия документов предприятия (их передача, утрата, уничтожение, несоставление и т.п.) возлагается на бывшего генерального директора предприятия.

В результате суд обязал бывшего директора передать по описи новому следующие оригиналы (без нотариальных копий): учредительные документы, хозяйственные договоры, документы первичного бухгалтерского и налогового учета и бухгалтерской отчетности по состоянию на 29 февраля 2012 года.

Выводы:

• если бы бывший руководитель унитарного предприятия зафиксировал и задокументировал факт отсутствия документов на момент его вступления в должность, то у него не было бы таких проблем,
• а имевшиеся в его распоряжении документы стоило передать новому руководителю по описи.

Новый руководитель может не знать всех тонкостей. И ваша задача – аргументированно объяснить их. Вовремя поданный совет может быть высоко оценен.

И если прежде мы в основном публиковали примеры арбитражной практики, которые касались взыскания многомилионных долгов обанкротившихся организаций с их бывших руководителей, то данное дело показывает «мнение судов» в ситуации, когда долги отсутствуют (см. например, октябрьскую новость на нашем сайте «С бывшего руководителя организации пытались взыскать 9,52 млн руб. из-за утраты части ее документов»).