Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ внес изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Они вступили в силу 13 марта 2016 года.
Во-первых, из статьи 22, где перечислялись сроки хранения документов в организациях до их передачи в государственные и муниципальные архивы для последующего постоянного хранения, убрали упоминание о документах по личному составу:
Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
...4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
а) записей актов гражданского состояния – 100 лет;
б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;
в) проектной документации по капитальному строительству – 20 лет;
г) технологической и конструкторской документации – 20 лет; ...
Во-вторых, весь массив кадровых документов теперь разбит на 3 группы:
Срок хранения сокращен до 50 лет только для 2-й группы кадровых документов – созданных начиная с 2003 года. Остальные документы по личному составу (1-я и 3-я позиции данного списка) будут храниться в течение 75 лет со дня создания. Это оформлено в законе добавлением новой статьи 22.1:
1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.
2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.
3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
При рассмотрении законопроекта одновременно во втором и третьем чтении на заседании Государственной думы 17 февраля 2016 года вопросов от депутатов по нему не было (это означает, что думцы не осознавали возможных последствий принятия закона).
Авторы закона подчеркивали, что уменьшение сроков хранения документов по личному составу позволит снизить затраты организаций. Они, однако, постарались не привлекать внимание к тому факту, что экономия станет реальностью лишь начиная с 2054 года – именно тогда истечет срок хранения первой партии документов, которым установлен сокращенный срок хранения в 50 лет.
Вызывает сомнения установление неодинаковых сроков хранения для документов граждан, проходящих государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, и для всех остальных трудящихся нашей страны. Если более длительное хранение документов госслужащих действительно имеет смысл, то не значит ли это, что прочих граждан ставят при этом в менее выгодное положение?
Из закона об архивном деле (ст. 22) исключено положение о том, что после 75-летнего срока ведомственного хранения кадровые документы могут быть включены в установленном порядке в состав Архивного фонда РФ, при этом в ст. 22.1 по всем документам органов и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, после истечения срока хранения (50 или 75 лет) предусмотрено проведение экспертизы ценности документов (по итогам которой возможно продление сроков временного хранения в интересах организации, а также установление постоянного срока хранения).
Нигде в законе об архивном деле не сказано, что документы по личному составу можно хранить менее 50 лет! Такой группы кадровых документов в нем просто не обозначено!
Давайте посмотрим на данный вопрос с точки зрения юридического крючкотворства. Прежде всего, что такое «документы по личному составу»? Закон так отвечает на него:
...2) архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;...
Здесь, между прочим, возникает «замкнутый круг»: 50 лет должны храниться не все документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а только «архивные», что для многих является синонимом документов длительного и постоянного срока хранения. Сам закон, однако, четкой и однозначной трактовки понятия «архивный документ» не содержит (на критику по этому поводу Росархив пока не реагировал).
Если под «архивными» понимать документы длительного и постоянного срока хранения, то тогда внесенные в закон новеллы лишь изменяют для части документов 75-летние сроки на 50-летние и не затрагивают кадровых документов короткого срока хранения, которым в Перечне1 традиционно устанавливались сроки менее 10 лет. Судя по всему, именно это и имели в виду разработчики закона.
Если же понимать «архивный документ» иначе – как документ, которому в принципе назначен хоть какой-нибудь срок хранения (что не противоречит данному в законе расплывчатому определению – и стоит также напомнить, что именно такая трактовка понятия «архивный документ» используется во французской традиции), то статья 22.1 закона об архивном деле может быть распространена абсолютно на все кадровые документы, и 50-летний срок хранения станет для них минимальным!
В итоге вроде бы теоретический вопрос о том, как правильно толковать термин «архивный документ», может оказаться очень существенным для практики и, что особенно важно, для разрешения судебных споров.
Думаю, что дополнительная почва для юридической казуистики появилась, но ее и без того было немало. На практике все это может «сыграть» только в том случае, если спор затеют очень солидные государственные или коммерческие организации, способные дойти до высших судов,– вспомните историю с отменой и «перевыпуском» Перечня.
Кроме того, есть здравый смысл, который и судам не чужд. Не станут высшие суды настаивать на длительном хранении абсолютно никому не нужной макулатуры (тем более, что решение данного вопроса задевает и их самих). Уж скорее они заставят законодателей скорректировать закон.
Что такое архивный документ?Для каких организаций обязательны новые архивные Правила? И у кого есть документы Архивного фонда РФ? См. ответы в нашей статье.
01.09.2011 ВАС РФ признал не вступившим в силу Перечень 2010 года из-за нарушения порядка его официального опубликования. Ну как здесь не воскликнуть: «А мы ведь предупреждали!» Подробности см. в статье «Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов»
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Показываем, как отразить в номенклатуре дел бумажные, электронные приложения к протоколам и аудиовидеозаписи заседаний коллегиальных органов. Сколько и где хранить эти записи. Организации важно определиться, в каком статусе она будет хранить фото-, аудио-, видеозаписи – что она будет переводить в статус аудиовизуальных документов со всеми вытекающими последствиями. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
