Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 25.04.2016 (протокол № 04/16) утверждены «Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них».
Нотариальному свидетельствованию подлежит верность копий документов на бумажном носителе, содержащих текстовую и / или изобразительную информацию, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами (п. 1.2).
Нотариальное свидетельствование верности копий электронных документов, видео-, кино- и фонодокументов законодательством не предусмотрено, т.к. в соответствии со ст. 103.8 и 103.9 Основ нотариата нотариус удостоверяет либо равнозначность электронного документа документу на бумажном носителе, либо равнозначность документа на бумажном носителе электронному документу.
Если документ наряду с информацией на бумажном носителе содержит электронный носитель информации (например, биометрический паспорт), нотариус может свидетельствовать только верность копии текстовой и изобразительной информации, содержащейся на бумажном носителе (п. 1.6).
Основные требования к документам, представляемым для совершения нотариального действия, предусмотрены статьей 45 Основ нотариата (п. 1.3), согласно которой целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. В методических рекомендациях отмечено, что к таким способам могут относиться:
- использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа;
- подписание каждого листа автором с нумерацией листов;
- проставление печатей или штампов на пересечении листов документа;
- простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др.
Нотариус не вправе свидетельствовать верность копий документов, имеющих исправления (в том числе оговоренные), в которых они недопустимы. Если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными для целей свидетельствования верности копии, нотариус вправе совершить данное нотариальное действие. Существенными недостатками признаются, например:
- подчистки, дописки, зачеркнутые слова, иные неоговоренные исправления, влияющие на содержание и искажающие смысл документа;
- нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати, скрепляющей подпись должностного лица, или иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом или к сомнению в его подлинности;
- повреждения документа, влекущие сомнения в его целостности;
- иные недостатки, не позволяющие сделать однозначного вывода об отсутствии признаков подделки документа.
Нотариус, свидетельствуя верность копий документов, не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц (п. 1.4). Он лишь ограничивается проверкой наличия в нем информации и реквизитов, позволяющих идентифицировать его автора.
Не допускается свидетельствование верности копии документа, содержащего государственную тайну, имеющего указание (гриф) на недопустимость его копирования, а также гриф «Секретно» и «Совершенно секретно» (п. 1.9).
В случае сомнений в представленном документе нотариус вправе отложить совершение нотариального действия и направить запрос для установления подлинности документа, добросовестности владения документом (п. 1.10).
Отдельные разделы Методических рекомендаций разъясняют порядок свидетельствования верности:
- копии с копии документа и выписки из документа (п. 3);
- копий документов, составленных за границей (п. 4).
Вопрос заверения копии с копии документа (а не с его оригинала) часто всплывал в судебных разбирательствах и вот Методические рекомендации внесли в него ясность.
Теперь нотариус может засвидетельствовать верность копии с «предыдущей» копии, если она была заверена нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке (п. 3.1). При этом «не может быть ограничено количество последовательных свидетельствований верности» таких копий.
Нотариусу следует иметь в виду установленный законодательством РФ порядок оформления копий документов, выданных судебными органами, а также осуществляющими государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним.
Нотариальное свидетельствование верности копий с копий документов, выданных иными юридическими лицами (например, АО и ООО), допускается, если копия оформлена в установленном законом порядке. Одновременно разъясняется применение положений Указа Президиума Верховного совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (здесь речь идет об изготовлении уже копий с подлинников любых имеющихся у них документов и не только касающихся прав граждан) – верность копии свидетельствуется:
- подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью;
- на ней указывается дата ее выдачи и
- делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.
