Добросовестный руководитель должен обеспечить надлежащие хранение документации своей организации, а при уходе с поста – ее передачу новому руководителю. Причем в интересах уходящего оформить это документально. Вопрос о процедуре передачи документов при смене руководителя организации в судах всплывает регулярно. Каждая из спорящих сторон обычно пытается доказать, что их у нее нет и во всем виновна противоположная сторона.
Например, в ООО «Торговый дом "Ангарский электромеханический завод"» с июня 2012 года обязанности гендиректора исполнял его учредитель, владевший 50% уставного капитала. Второй участник общества владел оставшейся половиной уставного капитала. В феврале 2015 года решением общего внеочередного собрания участников руководителем был избран другой человек.
При этом бухгалтерский и кадровый учет Торгового дома вело ООО «Центр бухгалтерского обслуживания», директором которого была жена бывшего руководителя.
В октябре 2015 года Арбитражный суд Иркутской области рассмотрел дело № А19-6865/2015 по иску Торгового дома к прежнему руководителю о возвращении удерживаемых им документов этого общества. В июне 2016 года дело рассматривал Четвертый арбитражный апелляционный суд. В общей сложности вскрылись следующие обстоятельства:
- бывший руководитель утверждал, что новый руководитель уклонялся от встречи с ним, в т.ч. прекратил с февраля 2015 года ему доступ в помещения общества;
- после получения бывшим руководителем письменного требования предоставить оригиналы всех документов, касающихся деятельности общества (письмо б\н от 21.04.2015, почтовая квитанция от 22.04.2015):
- он в июне 2015 года почтой направил обществу часть документов (правоустанавливающие документы, уведомления о регистрации в фонде соцстрахования и пенсионном фонде, о размере страховых взносов, акт передачи имущества в уставный капитал), что подтверждается почтовой квитанцией и описью вложения, а
- ООО «Центр бухгалтерского обслуживания» направило обществу бандеролью в июле 2015 года другие документы: 5 трудовых книжек, декларации ИФНС за 2012–2014 гг., пояснительные записки, протоколы контроля отчетности и др.;
- однако из-за этого общество в мае 2015 года не смогло представить ИФНС по г. Ангарску Иркутской области все затребованные ею документы;
- часть истребуемых обществом у бывшего руководителя документов в ноябре 2015 года была обнаружена в кабинете директора общества и изъята ОЭБиПК УМВД по г. Ангарску;
- в этой запутанной истории суд отказывался принимать в качестве надлежащих доказательств показания свидетелей о том, что после смены руководства документы общества находились в его помещениях и бывшим руководителем не выносились.
В результате состав документов, которые бывший руководитель должен был вернуть обществу, суд существенно уменьшил, хотя сама обязанность осталась. При этом суд указал, что в подобных ситуациях бремя доказывания обстоятельств распределяется между сторонами следующим образом:
- общество должно представить доказательства того, что спорные документы находились у бывшего директора в период исполнения им своих полномочий, а
- бывший директор должен доказать передачу документов новому директору, что может быть сделано путем составления описи передачи или иного аналогичного документа, из которого можно установить, какие конкретно документы были переданы от прежнего руководителя вновь избранному.
Получается, что передачу документов при смене руководителя нужно тщательно документировать, и это не право, а обязанность бывшего руководителя. Пренебрежение этим может привести к большим неприятностям.
