С 18.02.2020 вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Он пришел на смену предыдущему перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Текущий перечень короче предыдущего из-за перегруппировки некоторых документов (657 типовых управленческих документов против 1003).
Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Приказ меняет сроки хранения для многих бухгалтерских, налоговых, кадровых и прочих документов. К тому же появляются новые правила для отдельных видов документов (например, уведомлений, предупреждений и пр.).
Из документов, которые придется хранить дольше, можно выделить следующие группы:
1) 6 лет (вместо 5) придется хранить переписку с налоговиками по вопросам налогообложения и налоговой задолженности; документы о получении зарплаты и других выплат (расчетные листы, платежные ведомости и пр.);
2) 5 лет – счета-фактуры (вместо 4 лет); книги, журналы, карточки учета, базы данных лиц, подлежащих воинскому учету, отпусков (вместо 3 лет ранее);
3) 3 года – график отпусков (вместо года).
Сокращен срок хранения следующих документов:
- документы о дисциплинарных взысканиях (3 года вместо 5);
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (5 лет вместо постоянного срока хранения);
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (45 лет вместо постоянного срока хранения).
В новом Перечне зафиксирована норма о хранении документов в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет; если после – 50 лет. К ним относятся трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, документы об оплате труда и исчислении трудового стажа работника, документы о расследовании и учете профзаболеваний, описи дел по личному составу, лицевые счета работников, договоры ГПХ и пр.
Кроме того, Росархив утвердил Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 237). Как и прежде снижение сроков, установленных Перечнем, запрещено, но компания может их продлить при проведении экспертизы ценности.
