Госдума России приняла законопроект, предусматривающий проведение эксперимента по электронному кадровому документообороту. Документ претерпел серьезные изменения по сравнению с первоначальной версией, о которой мы писали раньше. Планируется, что работодатель самостоятельно определит дату начала работы с электронными кадровыми документами, а закончится эксперимент 31.03.2021.
Участие в эксперименте для работодателей и работников добровольное. Перечень организаций, которые захотят подключиться, утвердит Минтруд России. Работники тоже должны подтвердить свое согласие присоединиться к электронному документообороту.
Работодателям до начала проведения эксперимента необходимо:
1) утвердить перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид (эксперимент не затронет трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности);
2) если необходимо, определить структурные подразделения организации, участвующие в проекте;
3) за месяц до начала эксперимента уведомить сотрудников в письменной форме о праве присоединиться или отказаться от участия;
4) получить от работников соответствующие заявления и сформировать и утвердить на их основе списки.
После этого необходимо разработать ЛНА, связанные с проведением эксперимента, и ознакомить с ними участвующих сотрудников.
Причем добавлять новых сотрудников к участию в эксперименте не запрещено. Однако использовать электронные кадровые документы нельзя будет с дистанционными работниками и сотрудниками, временно направляемыми к другим работодателям по договору о предоставлении труда персонала.
В законе также оговорено, что работодатели для создания, использования и хранения электронных документов, связанных с работой, могут использовать собственную информационную систему или портал «Работа в России» (https://trudvsem.ru) (от выбора системы будет зависеть, работник должен использовать квалифицированную электронную подпись или простую).
Электронные документы должны будут заверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан в течение 3 рабочих дней предоставить ему электронные документы, связанные с работой (в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью или заверенные должным образом на бумажном носителе).
Работник должен подписывать документы тоже электронной подписью. Если работодатель использует собственную информационную систему, то для ряда документов подпись сотрудника должна быть усиленная (квалифицированная или неквалифицированная). В частности, при подписании трудового договора, о материальной ответственности, ученического или договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении в них изменений. Если же работодатель использует для создания и хранения электронных документов портал «Работа в России», то в этом случае достаточно простой электронной подписи сотрудника.
Остальные документы в законе не оговариваются. Можно предположить, что для них в любом случае будет достаточно простой электронной подписи сотрудника.
Расходы на обеспечение работников электронными подписями должны будут нести работодатели.
