Во многих организациях сейчас не понимают, что делать с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) сотрудников (физлиц). Если с УКЭП юрлица все ясно, то с УКЭП сотрудников – нет. Согласно новым законодательным нормам:
Получается, что до 1 июля 2021 г. оформить УКЭП можно было в любом аккредитованном УЦ, а после этой даты – только в УЦ, получившем аккредитацию по новым правилам.
Перечень аккредитованных УЦ, опубликованный на сайте Минцифры, дан по состоянию на 2 июля 2021 года1. После 1 июля 2021 года там зарегистрировано только 2 УЦ, которые были аккредитованы по новым правилам в соответствии с решением Правительственной комиссии, уполномоченной на принятие решения об аккредитации удостоверяющих центров (протокол от 01.07.2021 № 5):
При этом, например, СКБ Контур еще 23.06.2021 сообщил, что его удостоверяющие центры СКБ Контур и «Сертум-Про» тоже прошли такую аккредитацию2. Однако пока на сайте Минцифры в перечне этих УЦ нет.
См. новость «Получить квалифицированную электронную подпись для юридических лиц можно будет бесплатно» в № 4’ 2021, где мы говорили, какие структуры и кому будут выдавать их (кроме ФНС России в этом процессе участвуют еще УЦ Банка России и Федерального Казначейства).
См. также новость «ФНС разъяснила, кто и как может получить бесплатную КЭП с 1 июля» в № 6’ 2021, где расписаны основные правила выдачи квалифицированных электронных подписей организациям территориальными налоговыми органами.
Что в этой связи организации стоит предпринять:
Отметим, что эти подписи юридического лица, выданные на сотрудников организации по старым правилам, можно будет использовать только до 31 декабря 2021 года.
И пока не до конца понятно, как быть с УКЭП физических лиц по новым правилам, чтобы не получилось провала после 31 декабря 2021 г. Ведь для работы в дополнение к УКЭП физлица надо иметь доверенность от организации, форму которой должны утвердить, но этого еще не сделали (хотя до 31 декабря 2021 г. еще вполне могут успеть).
Можно обсудить с юристами и руководством вопрос о том, подписи каких сотрудников в обязательном порядке нужно иметь в организации, чтобы не возникло больших проблем в момент перехода на новые правила (например, для главного бухгалтера, руководителя договорного отдела и т.д.).
Также стоит обсудить с конкретными сотрудниками вопрос о том, готовы ли они получить УКЭП физического лица и использовать в деловой деятельности организации. Поскольку законодательством не закреплена обязанность гражданина иметь УКЭП, с этим могут возникнуть трудности. Наверное, имеет смысл продумать вопрос о том, как сотруднику будут компенсироваться финансовые затраты на получение УКЭП в коммерческих УЦ или как иначе будет стимулироваться получение и использование в интересах организации таких подписей.
При этом важно понимать, что данный вид подписи – собственность физлица, которой он будет пользоваться не только при подписании документов на работе. Поэтому дополнительно и нужна доверенность от работодателя. По той же причине нельзя требовать у человека передачи ключевого носителя с закрытым ключом кому-либо из других сотрудников организации. Этой подписью может пользоваться только ее владелец, если только он не хочет крупных неприятностей на свою голову.
Реально оценить организационные, технические, финансовые меры, которые нужно будет осуществить в организации, можно будет только после выхода полноценной нормативно-правовой базы по данному вопросу, и, прежде всего, связанной с порядком использования доверенностей.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.
Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.
В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
издательства ООО "Бизнес-Арсенал"
можно в любом отделении почты:
