Не все документы с постоянным сроком хранения относятся к Архивному фонду РФ... и исключение из источников комплектования

Споры архивов с источниками комплектования бывают, но они достаточно редко выливаются в судебные тяжбы. На этот раз организация, которую исключили из источников комплектования, пыталась оспорить это решение.

В сентябре 2018 г. Санкт-Петербургский филиал Главгосэкспертизы России обратился в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга с повидовой описью дел постоянного хранения (дела государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий) за 2003–2005 годы для утверждения и передачи дел на постоянное хранение. Госархив, изучив представленные материалы, передал опись в архивный комитет Санкт-Петербурга на утверждение, а тот вместо этого вынес решение об исключении филиала из списка организаций – источников комплектования архива.

Это не позволило филиалу Главгосэкспертизы передать документы постоянного срока хранения в госархив и освободить свои архивные площади. Дело рассматривали несколько судебных инстанций¹, все подтвердили правильность решения архивного комитета Санкт-Петербурга со следующей интересной аргументацией:

• не все документы, которые имеют срок постоянного хранения, относятся к Архивному фонду Российской Федерации;
• п. 42 «Положения об организации и проведении государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий» (утв. постановлением Правительства РФ от 05.03.2007 № 145) устанавливает, что дела государственной экспертизы относятся к архивным документам постоянного хранения и их уничтожение, а также исправление и (или) изъятие находящихся в них документов не допускаются. Он также устанавливает сроки ведомственного хранения данных документов, но не предусматривает их безусловного включения в Архивный фонд Российской Федерации;
• п. 4.2 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19) предписывает в обязательном порядке включать в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов государственные органы и органы местного самоуправления. Но Главгосэкспертиза таковым не является – это некоммерческая организация, созданная для выполнения работ и оказания услуг в сфере экспертизы проектной документации, поэтому основания для ее обязательного включения в состав источников комплектования нет;
• негосударственные организации включаются в списки источников комплектования на договорной основе.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией
компании «ЭОС», эксперт ИСО, член Международного совета архивов