Использование электронной подписи уволенного сотрудника

Когда человек передает ключевой носитель своей электронной подписи другому лицу, он сильно рискует. Ведь как он потом докажет, что действия, подтвержденные его электронной подписью, совершил не он?

Но в данной истории, которая дошла до суда, возник другой интересный аспект. Уволившийся вице-президент по России компании «СИТА Б.В.» оставил гендиректору свою УКЭП, чтобы можно было ею продолжать подписывать документы, направляемые в банк! А потом за период работы «своей электронной подписи» попытался через суд получить зарплату. Мещанский районный суд города Москвы в марте 2023 года вынес решение по данному делу за № 2-0024/2023, позже его подтвердила Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в ноябре 2023 года (дело № 33-54313/2023).

Почему не стали оформлять УКЭП на другое лицо? У банка было много требований, выполнить которые было сложно, т.к. головной офис располагался в Нидерландах, в связи с чем оформление необходимых документов, в т.ч. доверенностей, их пересылка в Россию, перевод и нотариальное заверение занимали бы продолжительное время, особенно в период пандемии COVID-19. Увольняемый вице-президент просто в устной форме дал генеральному управляющему филиала согласие на использование его УКЭП для подписания направляемых в банк платежных документов до тех пор, пока не будет оформлено право банковской подписи на нового подписанта (т.е. на новое лицо, наделенное правом второй подписи).

Вице-президент был уволен по соглашению сторон 09.08.2021 по всем правилам с оформлением всех необходимых документов и выдачей трудовой книжки на руки. До самого конца 2021 года его УКЭП продолжали использовать. Было даже 2 случая, когда потребовалась его живая подпись на бумажных документах, представляемых в банк, и курьер приезжал к нему домой, где уволенный подписывал эти документы. Все эти обстоятельства были подтверждены свидетельскими показаниями бывших коллег уволенного. То есть обе стороны спора соглашались с единым описанием ситуации.

Вопрос был только в том, сумеет ли уволенный доказать в суде, что после увольнения имело место продолжение трудовых отношений, т.к. работодатель фактически допустил его к работе. Суд ответил на этот вопрос отрицательно, потому что:

• увольнение было оформлено корректно;
• у вице-президента гораздо больше должностных обязанностей, чем подписание банковских документов.

Стоит обратить внимание на то, что после увольнения бывшего работника банк даже не известили о смене руководства и не заменили карточку с образцами подписей. Похоже, сам бывший сотрудник ходил «под богом» – ведь если бы кто-либо из тех, кто имел доступ к ключевому носителю, использовал бы эту подпись для кражи денег со счетов организации, то бывшему сотруднику было бы сложно доказать свою непричастность.

Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО