Министерство финансов России письмом от 30.07.2024 № 02-06-06/70843 распространило «Методические рекомендации по применению отдельных унифицированных форм электронных документов, утвержденных приказом № 61н, в рамках реализации электронного документооборота»:
- накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450);
- требование-накладная (ф. 0510451);
- заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо (ф. 0510521);
- акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836).
Минфин России установил, кто какие виды электронных подписей должен использовать в этих документах. Примечательно, что в данных Методических рекомендациях используются и устаревший термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП), и актуальный термин «простая ЭП». Например, требование-накладная должна подписываться:
- ответственным исполнителем (который ее оформляет) – простой ЭП, с указанием должности, расшифровки подписи, номера контактного телефона (при наличии), адреса электронной почты (при наличии) и даты подписания электронного документа;
- затребовавшим материальные ценности – простой ЭП;
- санкционировавшим выдачу материальных ценностей (руководителем учреждения или уполномоченным им лицом) – ЭЦП;
- отпускающим материальные ценности со склада – ЭЦП;
- получающим материальные ценности – простой ЭП.
Чиновники сделали важное уточнение, при замене устаревших терминов на современные получается следующее: если организация предпочтет использовать для подписания документов усиленные квалифицированные ЭП физических лиц (своих сотрудников) вместо простых ЭП, то это не будет являться нарушением законодательства.
Ведомство выдало не только рекомендации по заполнению, но и примеры оформления этих документов.
Наталья Храмцовская,
к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании
«ЭОС», эксперт ИСО
