Это очень правильный вопрос, поскольку бланк является «лицом» организации. Он должен формировать положительный образ автора документа, обеспечивать удобство коммуникаций, транслировать внутри организации и во внешней среде четкость, конкретность, соблюдение правил, прозрачность и законность стиля управления (и даже личный эстетический вкус и лингвистический стиль первого руководителя).
Все виды применяемых бланков утверждаются приказом первого руководителя организации. Они могут быть утверждены каждый по отдельности самостоятельными приказами или в составе инструкции по делопроизводству. В большинстве организаций они утверждаются, вводятся в действие, отменяются по мере необходимости (изменение организационно-правовой формы, адреса местонахождения, справочных телефонов, адреса сайта, электронной почты и т.п.) и в связи с разработкой унифицированных форм документов и их электронных шаблонов. В крупных корпорациях бланки утверждаются приказом в составе книги фирменного стиля организации (brand book) одновременно с фирменными цветами, шрифтами, логотипом, конвертами, визитками, электронными шаблонами бланков, форматами для электронных презентаций и даже некоторой сувенирной продукцией.
Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Правила предусматривают, что образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов подлежат утверждению руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 8). Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), которыми руководствуются не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и службы делопроизводства практически всех организаций, также считают целесообразным утверждение бланка приказом (п. 3.3.1).
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит рекомендацию об утверждении форм первичных учетных документов руководителем организации – экономического субъекта. Формы утверждаются в составе учетной политики или как приложения к ней.
Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации показана в Примере 1.
А на самих утвержденных образцах бланков и на верхнем поле образца электронного шаблона бланка делаются отметки об утверждении, аналогичные той, что показана в Примере 2.
По утвержденным образцам бланки заказываются в типографии, нумеруются (на нижнем поле лицевой или оборотной стороны) и начинают использоваться при условии обязательного учета выдачи бланков в соответствующем журнале.
Электронным шаблонам бланков присваиваются идентификаторы – коды форм (на нижнем поле справа / в колонтитуле).
Для каждого вида бланков рекомендуется вести свой журнал учета (как «переходящее» дело). Использование электронных шаблонов бланков контролируется системным протоколом (контроль действий пользователей), а в системе электронного документооборота настраиваются соответствующие счетчики бланков.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Какой срок хранения заявления о принятии участников в ООО, заявлений о внесении / изменении / увеличении вклада участником Общества в уставной капитал ООО, а также срок хранения визовых экземпляров этих заявлений?
Сформировано личное дело объемом более 600 листов. Толщина, соответственно, свыше 4 см. Очевидно, что дело необходимо будет разделять на тома, но как при этом их оформить, чтобы было понятно, что это не три личных дела, а одно?
Ситуация: В организации изменения к штатному расписанию оформляются приказом по основной деятельности с приложением к нему этого штатного расписания по форме № Т-3. Однако форма № Т-3 по волевому решению начальника Отдела труда и заработной платы не передается в Отдел ДОУ для приобщения к указанному приказу, которым вносятся изменения или утверждается новое штатное расписание. Возможно ли оформлять изменения к штатному расписанию без приказа, используя только форму № Т-3, но с внесением изменений в саму форму (см. пример ниже, где оранжевым цветом выделены предлагаемые изменения): – заменить «УТВЕРЖДЕНО» на «УТВЕРЖДАЮ»; – удалить ссылки на дату и номер приказа, оставив только дату утверждения? Какую информацию тогда следует вносить в поля «Номер документа» и «Дата составления»? Данный документ будет находиться в деле Отдела труда и заработной платы в соответствии с номенклатурой дел.
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
