Это очень правильный вопрос, поскольку бланк является «лицом» организации. Он должен формировать положительный образ автора документа, обеспечивать удобство коммуникаций, транслировать внутри организации и во внешней среде четкость, конкретность, соблюдение правил, прозрачность и законность стиля управления (и даже личный эстетический вкус и лингвистический стиль первого руководителя).
Все виды применяемых бланков утверждаются приказом первого руководителя организации. Они могут быть утверждены каждый по отдельности самостоятельными приказами или в составе инструкции по делопроизводству. В большинстве организаций они утверждаются, вводятся в действие, отменяются по мере необходимости (изменение организационно-правовой формы, адреса местонахождения, справочных телефонов, адреса сайта, электронной почты и т.п.) и в связи с разработкой унифицированных форм документов и их электронных шаблонов. В крупных корпорациях бланки утверждаются приказом в составе книги фирменного стиля организации (brand book) одновременно с фирменными цветами, шрифтами, логотипом, конвертами, визитками, электронными шаблонами бланков, форматами для электронных презентаций и даже некоторой сувенирной продукцией.
Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Правила предусматривают, что образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов подлежат утверждению руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 8). Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), которыми руководствуются не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и службы делопроизводства практически всех организаций, также считают целесообразным утверждение бланка приказом (п. 3.3.1).
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит рекомендацию об утверждении форм первичных учетных документов руководителем организации – экономического субъекта. Формы утверждаются в составе учетной политики или как приложения к ней.
Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации показана в Примере 1.
А на самих утвержденных образцах бланков и на верхнем поле образца электронного шаблона бланка делаются отметки об утверждении, аналогичные той, что показана в Примере 2.
По утвержденным образцам бланки заказываются в типографии, нумеруются (на нижнем поле лицевой или оборотной стороны) и начинают использоваться при условии обязательного учета выдачи бланков в соответствующем журнале.
Электронным шаблонам бланков присваиваются идентификаторы – коды форм (на нижнем поле справа / в колонтитуле).
Для каждого вида бланков рекомендуется вести свой журнал учета (как «переходящее» дело). Использование электронных шаблонов бланков контролируется системным протоколом (контроль действий пользователей), а в системе электронного документооборота настраиваются соответствующие счетчики бланков.
Пример 1. Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации
Пример 2. Отметка об утверждении образца бланка или образца электронного шаблона, которая располагается на его верхнем поле
