В число документов, обязательных к предъявлению при оформлении на работу, входит трудовая книжка (за исключение случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства), из содержания которой работодатель составляет общее представление о профессиональном опыте, трудовом стаже и других трудовых достижениях нового сотрудника. Поскольку трудовая книжка отражает такую важную сферу жизни гражданина, как трудовая деятельность, к ее заполнению предъявляются определенные, строго регламентированные требования. Однако на практике нередки случаи внесения записей в трудовую книжку с отклонениями от нормативов или с ошибками, требующими исправления.
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ). Именно поэтому грамотное внесение записей о работе, сведений о награждениях и иных положений так важно. Записи, внесенные в трудовую книжку в нарушение требований законодательства или не соответствующие действительности, требуют исправления, поскольку ошибки, допущенные при заполнении, могут привести к различным негативным последствиям для работника, включая невозможность доказать трудовой стаж при оформлении пенсии и даже признание трудовой книжки недействительной.
Трудовая книжка: заполняем правильно
Законодатель отдает трудовой книжке приоритет при подтверждении трудового стажа и характеристике трудовой деятельности работника. Трудовая книжка должна быть установленного образца. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Установленный образец, то есть форма трудовой книжки, утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). Порядок внесения записей в трудовую книжку также определен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция).
Во избежание каких-либо проблем у работника (при устройстве на другую работу, при оформлении пенсии и т.п.) работодателю необходимо вносить все записи в трудовую книжку в полном соответствии с положениями Правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
Рассмотрим общие требования заполнения на примере впервые принятого на работу гражданина, чтобы избежать внесения записей с ошибками уже на стадии заведения трудовой книжки.
В трудовую книжку гражданина при ее первичном оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- образование, профессия, специальность – на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Эти сведения указываются на титульном листе трудовой книжки (см. Пример 1).
Следует обратить внимание, что при заполнении трудовой книжки не допускаются никакие сокращения, в частности, не допускается указание инициалов вместо имени и отчества работника.
Относительно указания дат Инструкция (п. 1.1) гласит о том, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Это означает, что дата рождения работника должна быть указана в формате 00.00.0000 (например, 10.08.1988). Данное положение можно было бы распространить и на дату заполнения трудовой книжки. Однако в форме трудовой книжки для месяца отведена строка, явно предусмотренная для указания наименования месяца словами, а не цифрами. Поэтому месяц заполнения трудовой книжки указывают обычно словами.
Что касается образования гражданина, то тут необходимо следовать положениям п. 2.1 Инструкции. В строке об образовании должно быть указано одно из следующих: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное. Запись об образовании указывается только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Если в дальнейшем работником будет получено еще одно образование следующего уровня, то его следует указать рядом с имеющимся, не зачеркивая ранее внесенной записи.
Запись о профессии и/или специальности также вносится на основании документов об образовании, квалификации или наличия специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов. При этом надо обратить внимание на то, что в титуле трудовой книжки нужно указывать именно профессию (специальность), полученную гражданином в ходе обучения и указанную в документах об образовании, а не должность, на которую принимается сотрудник.
Обязательным атрибутом титульного листа трудовой книжки является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, а также печать организации (кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Форма трудовой книжки требует внесения разборчивой подписи ответственного лица. Однако разборчивая подпись, из которой угадывалась бы фамилия ответственного лица, встречается весьма нечасто. В связи с этим на практике, как правило, кадровики указывают в данной строке свою фамилию (разборчиво) или подписываются, а рядом пишут фамилию (опять-таки разборчиво). И то и другое не будет являться нарушением.
Кроме того, титульный лист трудовой книжки должен обязательно содержать подпись гражданина, которому эта трудовая книжка принадлежит. Своей подписью гражданин подтверждает правильность внесения всех записей в титуле.
Пример 1. Титульный лист трудовой книжки
Оформление раздела трудовой книжки «Сведения о работе», на первый взгляд, трудностей не вызывает. Этот раздел должен содержать указание на номер записи, дату приема на работу, место работы, включая указание на структурное подразделение, должность работника (в соответствии со штатным расписанием), а также ссылку на документ, на основании которого гражданин принят на работу. В этой части трудовой книжки также не допускаются никакие сокращения, например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.д.
Первая запись о работе в трудовой книжке гражданина Иванова должна иметь следующий вид (см. Пример 2):
Распространенной ошибкой при первичном оформлении трудовой книжки является внесение записи следующего содержания: «Трудового стажа до поступления на работу не имел» либо записи о том, что до приема на работу гражданин обучался в таком-то учебном заведении с такого-то по такой-то год. Внесение записи об отсутствии трудового стажа до...
