При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):
Выделение документов к уничтожению и сам факт их уничтожения на практике фиксируются актом. Ни для коммерческих организаций, ни для индивидуальных предпринимателей утвержденной формы такого акта не существует. Его можно составить в произвольной форме. Можно также воспользоваться формой, разработанной для федеральных органов исполнительной власти (форма «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).
Такой акт решает две задачи:
В целом действующее законодательство не содержит обязательного требования о формировании комиссии в подобной ситуации. Мне удалось найти лишь один документ, который явным образом требует и от индивидуального предпринимателя создания комиссии, но только при уничтожении определенных документов:
Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359)
19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.
На практике эту работу нередко выполняет человек, который лучше всех разбирается в составе конкретного массива документов и в их деловой ценности. В любом случае утверждает решение о выделении к уничтожению и берет на себя ответственность за него руководитель организации (т.е. руководитель бизнеса, в вашем случае это сам предприниматель).
Поэтому, как мне кажется, такое решение может быть принято самостоятельно индивидуальным предпринимателем. В то же время при желании можно привлечь сторонних консультантов и вместе с ними создать комиссию из трех человек.
При этом напоминаю, что наказать могут за преждевременное уничтожение документов. За это предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. За отсутствие экспертной комиссии никаких санкций не предусмотрено!
Хотя если возникнет спорная ситуация, то одной подписи предпринимателя под актом, на мой взгляд, будет недостаточно. Уничтожая документы (особенно те, по которым возможны судебные споры), желательно позаботиться, чтобы в акте расписались несколько независимых свидетелей. Как вариант, можно пригласить нотариуса, чтобы он засвидетельствовал факт уничтожения документов.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В данном случае больше подходит следующий вариант: предприниматель, уничтожающий документы, может составить акт соответствующей формы(он упомянут в ответе), а затем предоставить на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в орган местного самоуправления. Комиссия согласует на своем заседании, поставить гриф о согласовании на акте. и все будет в рамках закона.
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
Управляющая организация (АО) издает приказ. Он готовится на бланке АО, в констатирующей части указывается, что действия распространяются на ООО. Как указать подписанта: генеральный директор АО или генеральный директор АО (управляющая организация)?
Для регистрации приказов по основной деятельности был заведен журнал с книжным переплетом. При заведении журнала его прошили, все листы пронумеровали. Однако в течение года журнал был заполнен не полностью. Какое количество листов в деле следует указать на обложке: сколько всего листов в журнале или сколько листов заполнено?
Есть ли какой-то установленный срок для закрытия номенклатуры дел? Сбились с ног, уговаривая структурные подразделения заполнить графу «Количество дел» в номенклатуре – ведь без этой графы не получится составить итоговую запись!
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Как правильно писать: «представляем информацию» или «предоставляем информацию» по запросу; «представляем документы» или «предоставляем» их?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
