Данный вопрос отчасти связан с предыдущим. Рекомендуем обратить внимание прежде всего на требования, установленные постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», а также иметь в виду, что в связи с подготовкой и проведением общего собрания акционеров формируется целый комплекс документов, т.е. функциональный документный комплекс. Он начинается с копии решения Совета директоров о дате и времени проведения общего собрания, утвержденной повестки дня (копия или оригинал), информации о существенном событии (копия утвержденного Советом директоров документа, предназначенного для публикации в СМИ) и т.п. Такой комплекс документов может состоять из нескольких томов, сформированных по принципу досье (т.е. все документы о подготовке и проведении общего собрания акционеров, которые могут служить доказательством, формируются вместе).

Состав документов, связанных с проведением общего собрания акционеров, частично упоминается в ст. 89 Федерального закона от 07.08.2001 № 120-ФЗ «Об акционерных обществах». Так, акционерное общество по месту нахождения его исполнительного органа должно хранить годовые отчеты и документы бухгалтерской отчетности, рассмотрение и утверждение которых является основными вопросами повестки дня общего собрания акционеров, отчет (заключение) ревизионной комиссии, заключение внешнего аудитора, собственно протокол общего собрания, списки лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, списки лиц, имеющих право на получение дивидендов, которые составляются в процессе подготовки общего собрания, бюллетени голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров. Общее собрание может избирать счетную комиссию, рассматривать отчет службы внутреннего контроля, одобрять крупные сделки, утверждать информацию, подлежащую раскрытию, избирать Совет директоров, ревизионную комиссию, коллегиальный исполнительный орган (рассматривая количественный и персональный составы этих органов), рассматривать и утверждать проспекты эмиссии, внутренние документы общества и иные документы, если это предусмотрено уставом.

Рекомендации «лучших практик» говорят о том, что протокол общего собрания и документы к нему, сформированные по принципу досье, могут иметь общий заголовок и конкретные подзаголовки каждого тома.

Те же «лучшие практики» рекомендуют, несмотря на п. 3.7 постановления ФКЦБ, хранить бюллетени для голосования по каждому пункту повестки дня отдельно – в самостоятельных прошитых вместе с бюллетенями, заверенных председателем и секретарем счетной миссии и опечатанных конвертах, которые вкладываются в пустой конверт, вшиваемый в дело и зафиксированный во внутренней описи документов дела. Иногда для этого покупают специальные объемные конверты.

Документы о проведении общих собраний акционеров, а также документы к ним как главные документы корпоративного управления имеют в основном постоянный срок хранения¹! При ликвидации организации они могут быть приняты государственным или муниципальным архивом по принципу выборки.

Обратите внимание: акционерное общество в обязательном порядке должно иметь Положение об общем собрании акционеров и Регламент проведения общего собрания акционеров. Все вопросы документирования работы собрания, ответственность за оформление, хранение и обеспечения сохранности документов по проведению общих собраний должны быть отражены в данных локальных нормативных актах акционерного общества.