Основным и единственным критерием пригодности к использованию печати как механического устройства и средства оргтехники является полное соответствие реквизитов ее оттиска:
- тем реквизитам, которые установлены приказом о введении ее в действие, и
- тому образцу накладки («резинки»), который разработан (и утвержден как эскиз, образец) ответственным за работу с печатями и штампами в организации. То есть эскиз печати лучше разрабатывать самим (рисовать «в кривых» в соответствующей программе), а не заказывать в сторонней мастерской. Мастерская только изготавливает накладку по вашим эскизам.
Если не пропечатываются одна или две буквы или цифры в реквизитах печати, то сначала необходимо просто «почистить» накладку печати, но не иголкой или острым предметом, а специальным раствором, который вместе с краской для печати заранее можно приобрести в мастерской или в магазине канцелярских принадлежностей. Если это «непропечатывание» вызвано повреждением накладки, которая должна быть изготовлена из устойчивого к истиранию полимера или в крайнем случае резины, то действительно печать (накладка печати) подлежит замене. При заказе печати всегда следует проверять на сайте мастерской (компании по изготовлению печатей) соответствующие параметры и гарантии в зависимости от применяемых при изготовлении материалов.
1. Если в вашей организации разработаны, утверждены и находятся на ответственном хранении (в службе делопроизводства или в службе безопасности) все эскизы и основной («главной») печати, и печатей специального назначения (эскизы хранятся и в бумажной, и в электронной форме), то организационная процедура замены печати будет заключаться в оформлении соответствующего акта специальной комиссией (Пример 1).
Порядок создания этой комиссии, ее должностной состав и даже форма акта могут быть утверждены положением о работе с печатями и штампами организации, которое утверждается приказом первого руководителя. Как правило, в состав комиссии включаются:
- руководитель службы делопроизводства,
- руководитель службы безопасности и
- заместитель первого руководителя по общим или организационным вопросам.
Вы заранее заказываете новую накладку, получаете ее, собираете комиссию и коллегиально снимаете с механического устройства старую накладку и наклеиваете новую. Старую накладку уничтожаете путем шредирования или разрезания ножницами на мелкие части, не предусматривающие какой-либо возможности восстановления накладки печати. Именно об этом действии и составляется акт. Такой же порядок соблюдается при замене испорченных накладок печатей специального назначения, например, печати «Для договоров».
2. Если в вашей организации нет утвержденных и разработанных эскизов печатей, а замене подлежит основная печать, то процедура может существенно осложниться. Даже при сканировании оттиска действующей печати и использовании его в качестве эскиза (образца) при оформлении на новой накладке тех же реквизитов тем же шрифтом могут возникнуть изменения в толщине линий и шрифта, условных знаков и т.п. различия, которые могут быть обусловлены использованием другого материала накладки, другой оснасткой и стать слишком заметными, особенно при увеличении. И это потребует:
-
замены карточки с образцами подписей и оттиска печати («банковской» карточки), ее нотариального удостоверения;
- издания приказа по основной деятельности о введении в действие новой основной («главной») печати, потому что она будет уже визуально другой (Пример 2);
-
уведомления клиентов и контрагентов и т.п. действий.
Поэтому к изготовлению печатей рекомендуем подходить ответственно, не экономить на материалах и оснастке, а организационно закрепить практику работы с печатями, ответственность за их хранение и контроль за правильностью применения в соответствующем организационном документе, например, положении о работе с печатями и штампами или положении о печатях и штампах организации.
3. Как правило, действительная замена основной печати происходит в случаях переименования организации, изменения ее организационно-правовой формы или идентификационных реквизитов (ОГРН, ИНН), что происходит достаточно редко и сопровождается оформлением (переоформлением) соответствующих учредительных и организационных документов. В этих случаях издается приказ о введении в действие новой основной печати, в котором должны быть перечислены все ее реквизиты и может быть даже проставлен сам «контрольный» оттиск (так поступают некоторые организации, этот опыт оправдан, но пока не признан в качестве «лучшей практики»). Кроме того, эскиз печати может быть оформлен как приложение к приказу.
В этой ситуации, так же как и в описанной под номером 2, текст распорядительной части приказа будет одинаковым (см. Пример 2), отличаться будет только вводная часть, где излагается причина введения в действие новой печати.
Если речь идет просто об уничтожении накладки печати или штампа, то достаточно составить акт об уничтожении, который должен быть утвержден первым руководителем организации.
Пример 1. Акт об уничтожении печати
Пример 2. Распорядительная часть приказа о введении в действие новой основной («главной») печати организации
