Кто и по каким критериям определяет, что печать пришла в негодность? Как оформить уничтожение печати? Какие организационные действия нужно предпринимать, если уничтожается старая и одновременно вводится в действие новая основная печать организации?

Основным и единственным критерием пригодности к использованию печати как механического устройства и средства оргтехники является полное соответствие реквизитов ее оттиска:

• тем реквизитам, которые установлены приказом о введении ее в действие, и
• тому образцу накладки («резинки»), который разработан (и утвержден как эскиз, образец) ответственным за работу с печатями и штампами в организации. То есть эскиз печати лучше разрабатывать самим (рисовать «в кривых» в соответствующей программе), а не заказывать в сторонней мастерской. Мастерская только изготавливает накладку по вашим эскизам.

Если не пропечатываются одна или две буквы или цифры в реквизитах печати, то сначала необходимо просто «почистить» накладку печати, но не иголкой или острым предметом, а специальным раствором, который вместе с краской для печати заранее можно приобрести в мастерской или в магазине канцелярских принадлежностей. Если это «непропечатывание» вызвано повреждением накладки, которая должна быть изготовлена из устойчивого к истиранию полимера или в крайнем случае резины, то действительно печать (накладка печати) подлежит замене. При заказе печати всегда следует проверять на сайте мастерской (компании по изготовлению печатей) соответствующие параметры и гарантии в зависимости от применяемых при изготовлении материалов.

1. Если в вашей организации разработаны, утверждены и находятся на ответственном хранении (в службе делопроизводства или в службе безопасности) все эскизы и основной («главной») печати, и печатей специального назначения (эскизы хранятся и в бумажной, и в электронной форме), то организационная процедура замены печати будет заключаться в оформлении соответствующего акта специальной комиссией (Пример 1).

Порядок создания этой комиссии, ее должностной состав и даже форма акта могут быть утверждены положением о работе с печатями и штампами организации, которое утверждается приказом первого руководителя. Как правило, в состав комиссии включаются:

• руководитель службы делопроизводства,
• руководитель службы безопасности и
• заместитель первого руководителя по общим или организационным вопросам.

Вы заранее заказываете новую накладку, получаете ее, собираете комиссию и коллегиально снимаете с механического устройства старую накладку и наклеиваете новую. Старую накладку уничтожаете путем шредирования или разрезания ножницами на мелкие части, не предусматривающие какой-либо возможности восстановления накладки печати. Именно об этом действии и составляется акт. Такой же порядок соблюдается при замене испорченных накладок печатей специального назначения, например, печати «Для договоров».

2. Если в вашей организации нет утвержденных и разработанных эскизов печатей, а замене подлежит основная печать, то процедура может существенно осложниться. Даже при сканировании оттиска действующей печати и использовании его в качестве эскиза (образца) при оформлении на новой накладке тех же реквизитов тем же шрифтом могут возникнуть изменения в толщине линий и шрифта, условных знаков и т.п. различия, которые могут быть обусловлены использованием другого материала накладки, другой оснасткой и стать слишком заметными, особенно при увеличении. И это потребует:

• замены карточки с образцами подписей и оттиска печати («банковской» карточки), ее нотариального удостоверения;
• издания приказа по основной деятельности о введении в действие новой основной («главной») печати, потому что она будет уже визуально другой (Пример 2);
• уведомления клиентов и контрагентов и т.п. действий.

Поэтому к изготовлению печатей рекомендуем подходить ответственно, не экономить на материалах и оснастке, а организационно закрепить практику работы с печатями, ответственность за их хранение и контроль за правильностью применения в соответствующем организационном документе, например, положении о работе с печатями и штампами или положении о печатях и штампах организации.

3. Как правило, действительная замена основной печати происходит в случаях переименования организации, изменения ее организационно-правовой формы или идентификационных реквизитов (ОГРН, ИНН), что происходит достаточно редко и сопровождается оформлением (переоформлением) соответствующих учредительных и организационных документов. В этих случаях издается приказ о введении в действие новой основной печати, в котором должны быть перечислены все ее реквизиты и может быть даже проставлен сам «контрольный» оттиск (так поступают некоторые организации, этот опыт оправдан, но пока не признан в качестве «лучшей практики»). Кроме того, эскиз печати может быть оформлен как приложение к приказу.

В этой ситуации, так же как и в описанной под номером 2, текст распорядительной части приказа будет одинаковым (см. Пример 2), отличаться будет только вводная часть, где излагается причина введения в действие новой печати.

Если речь идет просто об уничтожении накладки печати или штампа, то достаточно составить акт об уничтожении, который должен быть утвержден первым руководителем организации.