Вопрос
Как закрывать бумажные и электронные журналы регистрации в конце года?
Отвечает

Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

  • охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
  • учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
  • поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
  • контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них. Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Пример 1
заверительная надпись с подписью
или
заверительная надпись с подписью и печатью

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале. Пропускать и оставлять свободными строки не рекомендуется.

Подобный порядок соблюдается и при «закрытии» каждого тома / части журнала, если для регистрации документов пришлось завести несколько его частей для продолжающейся регистрации в течение всего календарного года.

Если регистрация осуществляется в электронной форме в простых таблицах Excel или даже Word (пакет MS Office), то необходимо иметь в виду, что функцию охраны документов за счет фиксации сведений о них такие таблицы выполняют уже недостаточно хорошо. Тем не менее на следующей за последней записью строке необходимо внести заверительную надпись, которую можно выделить шрифтом:

Пример 2

В 2013 году внесено 248 (двести сорок восемь) записей.

А «закрывая» подобный журнал регистрации, необходимо использовать соответствующую сервисную функцию защиты файла от внесения изменений, например, «только чтение». Пароль защиты файла должны знать руководитель подразделения; сотрудник, непосредственно ведущий данный журнал; и сотрудник, замещающий его в случае временного отсутствия. А через год после «закрытия» подобный электронный журнал регистрации может быть сархивирован (zip-архив).

В работе с базами данных и их представлениями, включая «личные кабинеты» сотрудников в системах электронного документооборота, необходимо учитывать, что работу информационной системы поддерживает система управления правами доступа. В этом случае следует применять более сложный и ответственный способ «закрытия» доступа к информации (в годовом цикле), содержащейся в базах данных СЭД. И уже совместно со службой безопасности (информационной безопасности или ИТ-подразделением) и в рамках политики информационной безопасности (в соответствии с правилами работы с конфиденциальной информацией или правилами работы со служебной информацией) и на основании положения о СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

Пример 3

О порядке предоставления прав доступа к базам данных СЭД «Экто» в 2014 г.

или

О введении в действие баз данных и представлений СЭД «Экто» в 2014 г.

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

Пример 4

Во исполнение Политики информационной безопасности, утвержденной Советом Директоров (протокол от 20.12.2005 № 4) и п. 7.11. Положения о системе электронного документооборота «Экто» (утверждено приказом Председателя Правления от 12.01.2010 № 3)

А в распорядительной части текста можно сформулировать следующие примерные пункты:

Пример 5

1. Установить следующий порядок доступа к базам данных системы электронного документооборота «Экто» в 2014 году:

1.1. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013», «Отправленные/2013», «Доверенности/2013», «Командированные/2013» – Управлению делами в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей;

1.2. База данных «Регистрация документов», представления «Поступившие/2014», «Отправленные/2014» – Управлению делами и сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, в соответствии с утвержденными ролями пользователей в системе; 

<. .>

Пример 6

1. Ввести в действие с 01.01.2014 следующие представления баз данных системы электронного документооборота «Экто»:

БД «Доверенности», представление «2014»;

БД «Приказы», представление «Проекты/2014»

<. .>

2. Вывести из оперативного использования с 01.01.2014 следующие базы данных и представления баз данных:

БД «Регистрация документов», представления «Поступившие/2013» и «Отправленные/2013»;

БД «Доверенности/2013»;

БД «Командированные/2013» <. .>

В распорядительной части текста подобного приказа необходимо установить права доступа к «закрытым» базам данных в случае необходимости:

Пример 7

Доступ сотрудников организации к базам данных и их представлениям, созданным в 2013 году, предоставляется Управлением делами на основании заявок, подписанных руководителями соответствующих структурных подразделений.

«Лучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа:

Пример 8

Службе информационной безопасности совместно с ИТ-подразделением провести ревизию прав доступа в СЭД «Экто» в соответствии с утвержденными ролями сотрудников-пользователей в системе.

То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности. А через год служба делопроизводства будет решать вопросы архивирования (сжатия) представлений за 2013 год, организации их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрепить использование простой электронной подписи в СЭД

Наша компания состоит из нескольких юридических лиц, входящих в группу компаний, использующую единую внутреннюю СЭД. Руководство решило часть процессов (ознакомление с приказами, согласование документов) и документов (служебные записки, заявки, накладные на перемещение ТМЦ и др.) перевести в электронный вид с использованием простой электронной подписи (ПЭП). Какие наши действия, чтобы оформить все верно? 1. В группе компаний есть документ, который говорит, что документооборот в ней ведется в СЭД 1С. 2. Будет приказ об утверждении Положения об использовании ПЭП с указанием перечня документов, которые переходят в электронный вид, т.е. подписанные ПЭП. 3. Будет соглашение с каждым сотрудником, подписанное собственноручной подписью работника, о его согласии на использование ПЭП. Необходимо ли заключать соглашение об использовании ЭДО между нашими обществами, входящими в группу компаний, во внутреннем документообороте или достаточно вышеуказанных документов № 1–3?

Можно ли в тексте протокола сделать раздел «ОТМЕТИЛИ»?

Можно ли в тексте протокола заседания помимо разделов: «СЛУШАЛИ – ​РЕШИЛИ» выделить раздел «ОТМЕТИЛИ»? И таким образом структура текста протокола получится такой: – Председатель; – Секретарь; – Присутствовали; – Приглашённые; – Повестка дня; – Выступили (просто без текста выступления) указание Ф.И.О. и должности докладчика; – Отметили; – Решили; – Подписи председателя и секретаря.

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Нужен гриф утверждения на протоколе экспертной комиссии?

Необходимо ли проставлять гриф утверждения на протоколе заседания экспертной комиссии? Дело в том, что в компании председатель комиссии – ​это директор, если оформлять гриф утверждения, тогда он будет и подписывать протокол, и утверждать его. Правильно ли это?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Срок хранения заявлений на выплаты работникам на обустройство на новом месте

В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – 50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т.ч. по договорам социального найма, и документы к ним – 10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?