Журналы, которые используются для регистрации документов, выполняют одновременно четыре важные функции:

• охрана документа (фиксируется сам юридический факт существования документа и прежде всего основные идентификационные реквизиты: название вида / разновидности, дата и номер, а также краткое содержание);
• учет документа (именно журнал фиксирует последовательность и соблюдение порядка номеров и позволяет присваивать регистрационные индексы);
• поиск документа (если известны реквизиты документа, то сведения о нем можно найти очень легко);
• контроль исполнения (в графах журнала фиксируются факты передачи документа / его копий исполнителям, даты, контрольные сроки и т.п.).

Правда, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти контроль исполнения выведен из зоны ответственности служб делопроизводства, поэтому журналы выполняют функцию контроля за сроками действия документов, зарегистрированных в них. Например, в журналах для регистрации договоров или выданных доверенностей выделяют графу «Срок действия». При небольшом объеме зарегистрированных документов данная графа позволяет контролировать сроки.

При ведении журналов должны соблюдаться некоторые методы и приемы обеспечения конфиденциальности, чтобы «охранная» функция выполнялась в полной мере.

Если бумажные журналы ведутся как «переходящие», то в конце каждого календарного года в каждый из них вносится заверительная надпись. Ее подписывает руководитель структурного подразделения, в котором ведется журнал. Если подразделение имеет печать с обозначением своего наименования, то эта надпись удостоверяется печатью, но это – факультативное, необязательное требование.

Заверительная надпись делается на следующей строке после последней записи в журнале. Пропускать и оставлять свободными строки не рекомендуется.

Подобный порядок соблюдается и при «закрытии» каждого тома / части журнала, если для регистрации документов пришлось завести несколько его частей для продолжающейся регистрации в течение всего календарного года.

Если регистрация осуществляется в электронной форме в простых таблицах Excel или даже Word (пакет MS Office), то необходимо иметь в виду, что функцию охраны документов за счет фиксации сведений о них такие таблицы выполняют уже недостаточно хорошо. Тем не менее на следующей за последней записью строке необходимо внести заверительную надпись, которую можно выделить шрифтом:

А «закрывая» подобный журнал регистрации, необходимо использовать соответствующую сервисную функцию защиты файла от внесения изменений, например, «только чтение». Пароль защиты файла должны знать руководитель подразделения; сотрудник, непосредственно ведущий данный журнал; и сотрудник, замещающий его в случае временного отсутствия. А через год после «закрытия» подобный электронный журнал регистрации может быть сархивирован (zip-архив).

В работе с базами данных и их представлениями, включая «личные кабинеты» сотрудников в системах электронного документооборота, необходимо учитывать, что работу информационной системы поддерживает система управления правами доступа. В этом случае следует применять более сложный и ответственный способ «закрытия» доступа к информации (в годовом цикле), содержащейся в базах данных СЭД. И уже совместно со службой безопасности (информационной безопасности или ИТ-подразделением) и в рамках политики информационной безопасности (в соответствии с правилами работы с конфиденциальной информацией или правилами работы со служебной информацией) и на основании положения о СЭД служба делопроизводства готовит проект приказа первого руководителя (по административно-организационной деятельности, срок хранения – 5 лет) о «закрытии» баз данных или соответствующих представлений в них.

В зависимости от системно-функциональной архитектуры СЭД и ее названия формулируется заголовок приказа, например:

Констатирующая часть текста приказа должна содержать ссылку на тот локальный нормативный документ организации, в котором установлен порядок ограничения и учета прав доступа, например:

А в распорядительной части текста можно сформулировать следующие примерные пункты:

В распорядительной части текста подобного приказа необходимо установить права доступа к «закрытым» базам данных в случае необходимости:

«Лучшие» практики организаций рекомендуют в подобный приказ включать еще и пункт о ежегодной проверке прав доступа:

То есть представления регистрационной базы данных за предыдущий год будут доступны только службе делопроизводства, которая является менеджером («организатором» и предметным администратором) этих ресурсов. Служба делопроизводства будет предоставлять доступ к ним только на определенное время и только на основании заявок, рассматривая их совместно со службой информационной безопасности. А через год служба делопроизводства будет решать вопросы архивирования (сжатия) представлений за 2013 год, организации их хранения в течение установленных сроков и последующего уничтожения или передачи на архивное хранение.