Как в документе правильно ссылаться на стандарт? Можно ли это делать без указания его года, наименования?

Прямую ссылку в ответе на данный вопрос привести невозможно. Сначала – общие замечания.

Внутренние процедуры организация должна регламентировать самостоятельно в документах определенного вида: регламентах, правилах, порядках, положениях, инструкциях и даже стандартах.

На систему внутренних регламентирующих документов в организациях, которые соблюдают принципы корпоративного управления, обычно разрабатывается локальный нормативный документ, например, стандарт/правила/регламент разработки и оформления организационных документов, правила/регламент издания распорядительных документов, стандарт на систему внутренних стандартов организации и правила их разработки и т.п.

Задачей службы делопроизводства является разработка, внедрение и контроль за соблюдением общих требований не только к составлению и оформлению, но и к изложению текста (в т.ч. его формализации и унификации) документов, которые возникают по всем направлениям ее деятельности. Учитываются принадлежность документов к системам и подсистемам документации, наличие и обязательность требований, установленных действующим законодательством, особенности применяемых технологий создания документов, система делегирования полномочий, права «владельцев» соответствующих функций и бизнес-процессов и другие факторы. На основе действующей нормативно-методической базы делопроизводства и с участием всех заинтересованных подразделений в организации в рамках ее оперативного самоуправления постепенно должен быть сформирован единый стиль документов.

В последнее время службы менеджмента качества, организуя и контролируя документирование бизнес-процессов и процедур производства продукции, берут на себя инициативу разработки правил, стандартов и иных регламентирующих документов, ошибочно включая в свою зону ответственности и документы по общим функциям управления.

В подобных условиях необходимо очень четко выстроить систему регламентирующих документов организации (локальных нормативных документов, правовых актов), распределить зоны ответственности, включая персональную ответственность руководства организации и руководителей структурных подразделений за ведение и актуализацию документов конкретного вида в зависимости от принадлежности к бизнес-процессу и системе документации. Эту задачу может выполнить служба делопроизводства, которая имеет квалифицированных сотрудников, стремящихся к статусу управляющих документами. И только следующим шагом может стать разработка требований к оформлению, форме представления и изложению текста конкретных видов документов, включая оформление необходимых нормативных ссылок.

Если разрабатываются конкретные виды регламентирующих документов, то при их изложении могут быть учтены (а при разработке стандартов учитываются обязательно) общие правила, установленные государственной системой стандартизации Российской Федерации и, в частности, стандартами:

• ГОСТ Р 1.5 – 2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления и обозначения»;
• ГОСТ Р 1.12 – 2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 1.7. – 2008 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила оформления и обозначения на основе применения международных стандартов».

Руководствуясь принципом добровольности присоединения к требованиям стандартов при их рекомендательном характере, при разработке внутренних регламентирующих документов необходимо применять общие понятия о датированной и недатированной ссылке на стандарт.

Датированная ссылка на стандарт (с указанием года утверждения) в другом нормативном документе предполагает, что при любом внесении изменений в ссылочный стандарт / его пересмотре необходимо вносить изменения в этот нормативный документ.

Недатированная ссылка на стандарт в другом нормативном документе означает, что если в процессе пересмотра ссылочного стандарта в его обозначении изменяется только год утверждения стандарта (например, использован метод подтверждения стандарта в рамках десятилетнего цикла его применения), то это не приводит к необходимости внесения изменений в нормативный документ (который ссылается на стандарт).

Таким образом, и в разделе «Нормативные ссылки», и в тексте локального нормативного документа, и в приложениях к нему возможно применение как датированной, так и недатированной формы записи обозначений ссылочных стандартов, т.е. тех стандартов, на которые оформляются ссылки в данном регламентирующем документе и с учетом которых он разработан.

В тексте того или иного конкретного нормативного документа ссылочные стандарты могут оформляться как по номеру стандарта без его названия, так и с полным названием:

Какой ссылочный стандарт в документе какого вида будет применяться, а значит, и оформляться в форме датированной или недатированной ссылки, зависит от самой организации и квалификации конкретного разработчика проекта нормативного документа.

Важное замечание! В данном тексте ответа на вопрос и в Примере 2 названия стандартов оформлены в кавычках (публицистический стиль). А в Примере 1 названия стандартов оформлены без кавычек (с точкой после номера), как предусматривают ГОСТ Р 1.5 и правила библиографического описания документов.