Top.Mail.Ru

О номенклатуре дел территориально обособленного подразделения.

Вопрос
Составляю номенклатуру в строительной организации, где все документы отправляются в Москву, а на месте остаются только копии. Что делать?
Отвечает

Не стесняться и в заголовок дела включать указание на копийность ­документов дела. Например:

  • «Приказы и распоряжения вышестоящей организации. Копии»;
  • «Положения о подразделениях и должностные инструкции. Копии».

Конечно, в заголовке дела необходимо указать наименование вышестоящей организации, а в графе «Примечание» номенклатуры дел отметить, что подлинники хранятся в соответствующем подразделении вышестоящей организации. Срок хранения копий документов – в основном «До минования надобности» – также фиксируется в номенклатуре дел. Причем по отношению к научно-технической, производственной, строительной документации срок хранения копий «До минования надобности» означает в основном 5-летний срок хранения в связи со спецификой производственной и строительной деятельности.

При разработке номенклатуры дел необходимо исходить из правила, согласно которому все документы организации (оригиналы, копии, экземпляры, существующие в любой форме) должны быть выявлены, систематизированы и идентифицированы в составе ее документального фонда. Собственно, для этих целей и составляется номенклатура дел как многофункциональный документ, который одновременно является плановым, учетным, ­организационным документом и классификационным справочником.

Обратите все же внимание на то, что если филиал или представительство организации не являются юридическими лицами, они могут быть налоговыми агентами на территории, где зарегистрированы. Значит, до ликвидации такого филиала оригиналы налоговой отчетности, актов сверки расчетов и т.п. должны храниться как минимум 4-5 лет в данном подразделении организации. Оригиналы документов по личному составу до увольнения работников также хранятся в территориально обособленном подразделении. Паспорта объектов, документы по технике безопасности, акты проверок и т.п. как оригиналы должны быть всегда в распоряжении руководителя территориально обособленного подразделения. Не говоря уже о том, что руководитель такого подразделения имеет доверенности, издает распоряжения, ведет переписку от имени организации и осуществляет иные аспекты административно-организационной деятельности, которая сопровождается подлинными документами, ­имеющими юридическую силу.

Рекомендуем очень внимательно подойти к составлению номенклатуры дел на следующий год, выявить все подлинные документы территориально обособленного подразделения и правильно установить сроки их хранения. Подлинные документы как минимум в течение года, в котором действует номенклатура дел (и следующего за ним делопроизводственного года), будут храниться у вас в территориально обособленном подразделении «до передачи в Москву».

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Правила делового этикета, отличающиеся для дам и кавалеров

Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?

Как оплачивать день, когда человек выехал в командировку?

Как правильно оплачивать день, в котором человек был командирован, т.е. выехал из своего города на поезде или самолете? Как быть, если в этот же день с утра он еще заехал в офис и готовил материалы для этой командировки?

Документы-основания для приказов об отпуске и возложении обязанностей

Можно ли при оформлении отпуска работника в одном приказе прописать всю информацию о предоставлении отпуска и в этом же приказе (отдельным пунктом) возложить обязанности отсутствующего работника на другого работника на период отпуска? Тогда возникает вопрос о сроках хранения приказа. Срок хранения приказов об отпусках – 5 лет, возложение обязанностей – 50 лет. Если отпуск и возложение обязанностей на период отпуска должны оформляться разными приказами, то должно быть два разных документа-основания: заявление на отпуск от работника и служебная записка на возложение обязанностей? Или достаточно в одном заявлении на отпуск указать информацию о согласии другого работника исполнять обязанности на период отпуска?

Как оформить в письме отметку о приложении, если они потом сканируются?

Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?