На обложке такого дела на следующей строке после заголовка дела и даты начала дела справа (ближе к правому полю) необходимо сделать отметку «Переходящее».
Когда в конце 2014 года оформляется номенклатура дел на 2015 год, в ее графе «Примечание» при каждом заголовке дела, формирование и ведение которого началось в 2014 году, и точно известно, что продолжится и в 2015 году, необходимо сделать соответствующую отметку: «Переходящее с 2014 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел в новой номенклатуре дел на 2015 год).
А когда в январе 2015 года структурными подразделениями и службой делопроизводства по номенклатуре дел 2014 года проверяется состав и количество фактически заведенных в этом году дел и формируется итоговая запись к ней, то по факту «перехода» незаконченных в делопроизводстве дел на следующий год в графе «Примечание» при каждом конкретном заголовке переходящего дела оформляется аналогичная отметка: «Переходящее на 2015 г.» (при сохранении соответствующих индексов дел). На основе подсчета этих отметок заполняются сведения о категориях и количестве заведенных дел в итоговой записи к номенклатуре дел на 2014 год. Общие данные о количестве переходящих дел (по категориям постоянного, временного свыше 10 лет, временного до 10 лет включительно сроков хранения) фиксируются в графе 3 итоговой записи:
Пример. Итоговая запись в номенклатуре дел по окончании года
Такое «перекрестное» оформление отметок о переходящих делах необходимо, т.к. номенклатура дел является многофункциональным документом и должна выполнять в том числе свою важную учетную функцию.
Получив итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений, служба делопроизводства и архив в рамках своей плановой работы составляют график проверки обеспечения сохранности документов на следующий год. И в подразделения, в которых образуется достаточное количество переходящих дел, служба делопроизводства может приходить с проверкой не 1 раз в год, а каждый квартал.
«Переходящими» называют заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года (как говорили, «дела, незаконченные делопроизводством»). Они должны быть внесены в номенклатуру дел организации на следующий год, т.е. «перейти» в новую номенклатуру с теми же индексами.
Традиционно к «переходящим» делам относилась переписка, например:
- «Переписка с главами муниципальных образований Егорьевского и Раменского районов Московской области об исполнении региональных целевых программ развития на 2013–2015 гг.».
Но критерием отнесения дел к категории переходящих является не только продолжающийся управленческий процесс, но и качественные характеристики самих документов дела, например, срок их действия. Так, будут «переходящими» дела с организационными документами, которые обычно действуют до замены новыми или имеют управленческий срок действия примерно 5 лет, и в течение этого срока они необходимы в работе. Например, в структурном подразделении:
- «Штатное расписание отдела. Копии» (если в подразделение направляются копии, а оригинал хранится в отделе кадров, то все копии за предыдущие годы необходимо формировать в одно переходящее дело и, таким образом, формировать «историю» структуры и штатной численности отдела для принятия последующих решений);
- «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников» (они необходимы вплоть до замены новыми, а управленческий цикл пересмотра таких документов – примерно 5 лет);
- «Технологические и рабочие инструкции по производственным процессам. Копии» (необходимы в течение всего своего срока действия, на них есть отметки сотрудников / работников об ознакомлении, это фактически экземпляры работодателя).
К категории переходящих дел в настоящее время относят все дела / первичные комплексы документов, которые формируются по принципу досье:
- клиентские дела (по клиентам или видам сделок с ними),
- досье по исполнению договоров (по видам сделок и по клиентам),
- досье по проектам (по объектам или названиям проектов),
- юридические дела и кредитные досье клиентов банков,
- личные дела сотрудников организации и их трудовые книжки,
- наблюдательные дела источников комплектования государственных и муниципальных архивов (по наименованиям организаций) и т.п.
В процессе систематизации и индексации дел в номенклатуре дел рекомендуем учитывать, что к категории «переходящих» может быть отнесена довольно значительная их часть (часть заголовков дел). Это означает, что в номенклатуре дел из года в год сохраняются их индексы и последовательность расположения. При стабильных функциях организации и правильно систематизированном документальном фонде подобный порядок вполне может быть обеспечен в процессе разработки номенклатуры дел и даже облегчает эту работу.
