Как регистрировать письма, поступающие в организацию в 2 экземплярах?

В вопросе говорится об экземплярах одного и того же письма, но в обычной деловой переписке двух идентичных документов, существующих в статусе оригинала с одним и тем же индексом и предназначенных для направления в одну и ту же организацию, практически не бывает. Необходимо проанализировать, как в организации-отправителе был оформлен реквизит «адресат»; как письмо и, очевидно, его копия, ­подписаны. Рассмотрим общие подходы к такому анализу.

Правила оформления реквизита адресат в формуляре письма фактически отражают правила ведения деловой переписки. Действующий в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003¹ и методические рекомендации по его внедрению² устанавливают, что при переписке юридических лиц письмо может быть адресовано (и, соответственно, направлено) разным лицам:

Такой порядок адресования отражает правило, согласно которому деловая переписка должна осуществляться в первую очередь с должностным лицом организации-адресата, имеющим полномочия принимать решения по вашему вопросу. Документ направляется прежде всего в точку принятия решения, а не просто для информации всем-всем-всем. И при оформлении нескольких адресатов на письме, направляемом в одну и ту же организацию, все адресаты оформляются в одном документе, а организации должен быть направлен один подписанный оригинал с ­необходимыми приложениями.

Если организация получила 2 подписанных письма (по правилам отправки документов допускается в 1 конверт вкладывать 2 разных документа, адресованных в 1 организацию) с идентичным текстом и с одним и тем же индексом, то, очевидно, исполнитель и служба делопроизводства организации-отправителя перестарались. Тот же регистрационный индекс проставляется на копии документа, которая может быть вложена в конверт по какой-то крайней необходимости и в каком-то исключительном случае (как правило, копия отправленного документа должна оставаться в делах организации-отправителя; но все-таки отправленная копия в этом случае должна была бы быть не подписаной, а удостовереной отметкой о заверении копии). Направление копий нескольким адресатам в одной и той же организации является совершенно ненужным и избыточным делом.

В данной ситуации рекомендуем рассматривать подписанное письмо с приложением как оригинал и один раз (однократность – принцип регистрации) зарегистрировать его по более «старшей» должности получателя из всех наименований должностей, которые оформлены в реквизите «адресат». Но в соответствующей регистрационной форме (в графе «примечания» журнала регистрации поступающих документов, регистрационной карточки или полях базы данных) необходимо просто зафиксировать данную ситуацию – сделать отметку о том, что получены фактически 2 оригинала письма (если они подписаны уполномоченым лицом организации-отправителя) с одним и тем же индексом, приложение получено на стольких-то страницах в одном экземпляре. Передавать письмо на исполнение рекомендуем не сразу после регистрации всем исполнителям, чьи фамилии указаны в реквизите «адресат», а после резолюции руководителя более высокой («старшей») должности, который установит конкретные сроки исполнения и может назначить дополнительных исполнителей (ими могут оказаться совсем не те сотрудники, чьи фамилии указаны в реквизите «адресат» полученного письма).