Top.Mail.Ru

Какие документы нужны для утверждения бланка организации?

Вопрос
Какие документы нужны для утверждения бланка организации?
Отвечает

Это очень правильный вопрос, поскольку бланк является «лицом» организации. Он должен формировать положительный образ автора документа, обеспечивать удобство коммуникаций, транслировать внутри организации и во внешней среде четкость, конкретность, соблюдение правил, прозрачность и законность стиля управления (и даже личный эстетический вкус и лингвистический стиль ­первого руководителя).

Все виды применяемых бланков утверждаются приказом первого руководителя организации. Они могут быть утверждены каждый по отдельности самостоятельными приказами или в составе инструкции по делопроизводству. В большинстве организаций они утверждаются, вводятся в действие, отменяются по мере необходимости (изменение организационно-правовой формы, адреса местонахождения, справочных телефонов, адреса сайта, электронной почты и т.п.) и в связи с разработкой унифицированных форм документов и их электронных шаблонов. В крупных корпорациях бланки утверждаются приказом в составе книги фирменного стиля организации (brand book) одновременно с фирменными цветами, шрифтами, логотипом, конвертами, визитками, электронными шаблонами бланков, форматами для ­электронных ­презентаций и даже некоторой сувенирной продукцией.

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Правила предусматривают, что образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов подлежат утверждению руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 8). Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), которыми руководствуются не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и службы делопроизводства практически всех организаций, также считают целесообразным утверждение бланка приказом (п. 3.3.1).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит рекомендацию об утверждении форм первичных учетных документов руководителем организации – экономического субъекта. Формы утверждаются в составе учетной политики или как приложения к ней.

Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации показана в Примере 1.

А на самих утвержденных образцах бланков и на верхнем поле образца электронного шаблона бланка делаются отметки об утверждении, ­аналогичные той, что показана в Примере 2.

По утвержденным образцам бланки заказываются в типографии, нумеруются (на нижнем поле лицевой или оборотной стороны) и начинают использоваться при условии обязательного учета выдачи бланков в ­соответствующем журнале.

Электронным шаблонам бланков присваиваются идентификаторы – коды форм (на нижнем поле справа / в колонтитуле).

Для каждого вида бланков рекомендуется вести свой журнал учета (как «переходящее» дело). Использование электронных шаблонов бланков контролируется системным протоколом (контроль действий пользователей), а в системе электронного документооборота настраиваются соответствующие счетчики бланков.

Пример 1. Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации
Пример 2. Отметка об утверждении образца бланка или образца электронного шаблона, которая располагается на его верхнем поле
Оценить вопрос
s
В избранном

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?