Можно хранить трудовую книжку руководителя региональной компании холдинга в его «головном офисе» в Москве?

Считаем, что по поводу Вашей собственной трудовой книжки не следует волноваться. В крупных корпорация / холдингах принято, что инфраструктурные функции выполняет управляющая компания на основании договоров с юридическими лицами, входящими в состав холдинга, – это функции внутреннего контроля, ИТ-обеспечения, бухгалтерского учета, финансового планирования, рекламы и маркетинга, материально-технического и хозяйственного обеспечения, логистики и сбыта, обеспечения безопасности, управления документами и архивного хранения и, наконец, функция управления персоналом, учета кадров и кадрового делопроизводства.

Как правило, высшие должностные лица компаний холдинга (особенно руководители, их заместители, главные бухгалтеры) находятся в зоне ответственности кадровой службы управляющей компании («головного офиса»), которая оформляет заключение трудовых договоров с ними, вносит записи в трудовые книжки и ведет их учет в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, заполняет личную карточку (форма № Т-2). Именно поэтому должностные лица компаний, входящих в состав холдинга, как правило, сдают свои трудовые книжки в кадровую службу управляющей компании. А на основании приказа о назначении на должность (приеме на работу) бухгалтерия «головного офиса» открывает ­лицевой счет работника (форма № Т-54). Это общий порядок.

Но конкретные условия взаимодействия с управляющей компанией региональному руководителю рекомендуем всегда выяснять и уточнять. Возможно, потребуется получить экземпляр договора о передаче управления по каким-то инфраструктурным функциям, проверить доверенность, которую выдали Вам как генеральному директору, выяснить все вопросы разграничения функций с подразделениями «головного офиса». И если Вы как генеральный директор имеете право заключать трудовые договоры с работниками организации и издавать приказы по личному составу, то советуем своим приказом (по основной деятельности) назначить у себя ответственного сотрудника за ведение и хранение трудовых книжек и книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним. Возможно, это будет секретарь организации. Тогда никакая внешняя проверка со стороны трудовой инспекции не будет страшна. Рекомендуем также изучить внутреннюю нормативную базу холдинга, касающуюся правил и регламентов работы, а также порядка взаимодействия с ­руководителями и подразделениями управляющей компании.