Конечно, нет никакого смысла принимать в архив подобные документы. Ведь в архивный фонд переходят из документального фонда организации официальные служебные документы, а не их проекты, варианты, копии и черновики.
Пока кадровая служба занимается подготовкой документов к архивному хранению, архив выполняет свою функцию методического руководства и контроля за формированием дел и составлением описей дел по личному составу. Необходимо объяснить сотрудникам кадровой службы, что в архиве документы будут выполнять правовую, доказательную функцию, на их основе будут подтверждаться и защищаться пенсионные и другие социальные права сотрудников, поэтому необходимо оформить все реквизиты документов правильно. Дата, индекс, подпись вместе с наименованием организации-работодателя и, конечно же, реквизитом «текст» являются идентификационными реквизитами, без которых документ не рассматривается в статусе официального (подлинника). Сформированные в дела приказы по личному составу и трудовые договоры (в самостоятельных делах или в составе личных дел сотрудников) в любом случае должны быть оформлены правильно, т.е. иметь все идентификационные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу.
Далее, на заседании экспертной комиссии организации (ЭК) в процессе рассмотрения подготовленной кадровой службой описи дел по личному составу, архив (или ответственный за архив) может попросить представить на обозрение ЭК все сформированные дела, включенные в годовой раздел описи (обычно их немного, около 5-8), и обратить внимание комиссии на состав и оформление документов каждого дела. Таким образом, члены экспертной комиссии еще раз смогут проверить правильность формирования дел по личному составу и документов в них. ЭК может не согласовать опись, вернуть дела и опись дел по личному составу на переоформление, что должно быть зафиксировано в протоколе заседания.
И, наконец, заведущий архивом (ответственный за архив) имеет право написать служебную записку первому руководителю организации. В ней в нейтральном тоне рекомендуем сообщить о фактах отсутствия в документах по личному составу дат, подписей и других недостатков в оформлении (с конкретными примерами) и о том, что из-за таких недостатков кадровая служба не сможет точно соблюсти график приема-передачи документов в архив, утвержденный первым руководителем (п. 4.33 новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; вступили в силу 21.09.2015).
Поскольку за документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, отвечает ее руководитель (он подписывает номенклатуру дел подразделения и подписывает или утверждает годовой раздел описи дел по личному составу), в служебной записке необходимо сформулировать просьбу дать поручение руководителю кадровой службы организовать подготовку документов по личному составу к передаче в архив в соответствии с установленными правилами. При этом можно дать ссылки на:
- Основные правила работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Ими можно воспользоваться только до их отмены приказом Минкультуры России, которое планирует это сделать. Данные правила устанавливают, что каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных документов (п. 2.2.3);
- рекомендуем также дать ссылку на Приложение № 21 к п. 3.5.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), прямо указывающее на правило «помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты)».
