Конечно, нет никакого смысла принимать в архив подобные документы. Ведь в архивный фонд переходят из документального фонда организации официальные служебные документы, а не их проекты, варианты, копии и черновики.
Пока кадровая служба занимается подготовкой документов к архивному хранению, архив выполняет свою функцию методического руководства и контроля за формированием дел и составлением описей дел по личному составу. Необходимо объяснить сотрудникам кадровой службы, что в архиве документы будут выполнять правовую, доказательную функцию, на их основе будут подтверждаться и защищаться пенсионные и другие социальные права сотрудников, поэтому необходимо оформить все реквизиты документов правильно. Дата, индекс, подпись вместе с наименованием организации-работодателя и, конечно же, реквизитом «текст» являются идентификационными реквизитами, без которых документ не рассматривается в статусе официального (подлинника). Сформированные в дела приказы по личному составу и трудовые договоры (в самостоятельных делах или в составе личных дел сотрудников) в любом случае должны быть оформлены правильно, т.е. иметь все идентификационные реквизиты, обеспечивающие юридическую силу.
Далее, на заседании экспертной комиссии организации (ЭК) в процессе рассмотрения подготовленной кадровой службой описи дел по личному составу, архив (или ответственный за архив) может попросить представить на обозрение ЭК все сформированные дела, включенные в годовой раздел описи (обычно их немного, около 5-8), и обратить внимание комиссии на состав и оформление документов каждого дела. Таким образом, члены экспертной комиссии еще раз смогут проверить правильность формирования дел по личному составу и документов в них. ЭК может не согласовать опись, вернуть дела и опись дел по личному составу на переоформление, что должно быть зафиксировано в протоколе заседания.
И, наконец, заведущий архивом (ответственный за архив) имеет право написать служебную записку первому руководителю организации. В ней в нейтральном тоне рекомендуем сообщить о фактах отсутствия в документах по личному составу дат, подписей и других недостатков в оформлении (с конкретными примерами) и о том, что из-за таких недостатков кадровая служба не сможет точно соблюсти график приема-передачи документов в архив, утвержденный первым руководителем (п. 4.33 новых Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; вступили в силу 21.09.2015).
Поскольку за документы, образующиеся в деятельности кадровой службы, отвечает ее руководитель (он подписывает номенклатуру дел подразделения и подписывает или утверждает годовой раздел описи дел по личному составу), в служебной записке необходимо сформулировать просьбу дать поручение руководителю кадровой службы организовать подготовку документов по личному составу к передаче в архив в соответствии с установленными правилами. При этом можно дать ссылки на:
И в нашей заключительной рекомендации советуем архиву и службе делопроизводства разработать внутренний нормативный документ – правила или регламент формирования дел, в котором подробно установить правила формирования в дела документов долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, а также по личному составу.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
В государственном учреждении меняется состав экспертной комиссии. Может ли быть ее председателем не заместитель руководителя учреждения, а директор дирекции, курирующей делопроизводство? Директор дирекции находится в прямом подчинении руководителя учреждения. А заместители руководителя учреждения делопроизводство не курируют.
Как в приказе об увольнении понимать фразу в скобках «(ненужное зачеркнуть)»? Что здесь ненужное? От чего это зависит? Как правильно заполнить?
В номенклатуру дел наряду с подлинниками включены и вторые экземпляры документов. Как правильно отразить их в номенклатуре и как определить срок хранения таких документов? Например, по итогам года обнаружили несколько штатных расписаний.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
