Данный вопрос свидетельствует о фактической утрате юридической техники в процессе издания распорядительных документов, которые являются правовыми актами / локальными нормативными актами организации. К сожалению, очень многие службы делопроизводства и юридические отделы руководствуются прецедентами и примерами, которые дают высшие органы власти и управления. Например, Правила делопроизводства в федеральных органанх исполнительной власти утверждались в 2009 году как прилагаемые к постановлению Правительства РФ; новые Правила работы архивов организаций, которые будут «жить» как самостоятельный нормативный правовой акт, оформлены как прилагаемые к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 и т.п.
В рамках концепции управления документами и в соответствии со стандартами ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 и ГОСТ Р ИСО 30300-2015 каждый документ должен быть идентифицирован (зарегистрирован, включен в систематизированный документальный фонд организации, в подсистему ее локальных нормативных актов и т.п.).
В связи с утверждением номенклатуры дел организации рекомендуем поступить следующим образом. Номенклатура дел утверждается в статусе 3-4 оригинальных экземпляров. 1-й экземпляр идет в дело службы делопроизводства, 2-й – в архив организации, 3-й будет рабочим экземпляром службы делопроизводства, в который будут вноситься все оперативные изменения в течение года (занимаются резервные индексы, редактируются заголовки, названия разделов, сроки хранения и т.п., чтобы на основе рабочего экземпляра в номенклатуре дел на следующий год можно было отразить реальную и фактически действующую систематизацию документального фонда). Если организация является источником комплектования гос- или муниципального архива, то еще 1 экземпляр номенклатуры дел передается в этот архив.
В первом пункте распорядительной части приказа по основной деятельности об утверждении сводной номенклатуры дел постарайтесь идентифицировать ее в качестве самостоятельного документа по ее собственным реквизитам заголовочной части, закрепить сокращенное название:
Пример 1. Распорядительный пункт приказа об утверждении сводной номенклатуры дел
1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2016 года Номенклатуру дел Общества с ограниченной ответственностью «ПИК-21» на 2016 год (далее – Номенклатура дел на 2016 год).
После утверждения номенклатуры дел на каждом ее экземпляре оформляется гриф утверждения приказом, а не отметка о приложении:
Пример 2. Гриф утверждения на каждом экземпляре номенклатуры дел
А далее на каждом экземпляре номенклатуры дел в ее заголовочной части проставляются дата и номер номенклатуры дел. Дата должна совпадать с датой утверждения, а индекс присваивается по общему правилу регистрации документов в пределах своего документопотока. Поскольку номенклатура дел подлежит утверждению ежегодно, то для регистрации можно использовать индекс дела, в которое формируется номенклатура дел и в которое подшивается очередной утвержденный экземпляр в службе делопроизводства, и присоединять к нему очередной порядковый номер.
Пример 3. Заголовочная часть номенклатуры дел
В Примере 3 индекс 01-33 – это индекс дела, а 6 – это номер самой ежегодной номенклатуры дел. Если организация была создана в 2010 году, а номенклатура дел № 1 впервые была утверждена на 2011 год, то номенклатуре дел, утвержденной в 2015 году на 2016 год, можно присвоить № 6 и включить его в состав сложного индекса с учетом индекса дела.
Номенклатура дел всей организации (т.е. сводная по ранее принятой терминологии), которая является экземпляром службы делопроизводства, будет иметь постоянный срок хранения (ст. 200 а) ПТУД). А судьбы приказа по основной деятельности об утверждении номенклатуры дел на 2016 год и еще двух экземпляров номенклатуры дел будут решаться экспертной комиссией организации.
