Главное в данной ситуации – не простое сшивание протоколов, а их идентификация и правильное формирование комплекса документов, подтверждающих деятельность коллегиального органа, его права и принятые решения. Рекомендуем еще раз проанализировать локальный нормативный акт (ЛНА) учебного заведения, в котором «прописан принцип сшивания книги протоколов».
Во-первых, Положение или Регламент работы коллегиального органа, которым является педагогический совет учебного заведения, должен устанавливать срок его полномочий (периодичность избрания, образования, переформирования и т.п.). Общие правила документирования деятельности коллегиальных органов устанавливают, что протоколы их заседаний должны составляться в течение того периода, когда действуют полномочия соответствующего органа. Поэтому протоколы заседаний коллегиальных органов (как избираемых, так и назначаемых, т.е. методических советов, советов факультетов, ученых советов, педагогических советов, учебно-методических комиссий и т.п.) нумеруются с номера 01 по N-ный номер в пределах срока полномочий коллегиального органа, который может совпадать или не совпадать с учебным или календарным годом. В таком же порядке протоколы заседаний и формируются в соответствующее дело.
Во-вторых, если ЛНА учебного заведения предполагает, что протоколы заседаний педсовета необходимо составлять и оформлять в книге или журнале, что характерно для небольших учреждений общего среднего образования (для школ), то сам журнал как носитель и форма для документирования в обычном порядке прошивается и удостоверяется, страницы журнала нумеруются. Журнал необходимо продолжать вести (оформлять в нем протоколы), пока он не закончится. Примерные заголовки журнала могут быть следующими:
А вот протоколы заседаний педагогического совета, зафиксированные в журнале, будут нумероваться и датироваться в пределах:
В пронумерованном журнале можно выделять отдельную страницу в качестве разделителя и для указания срока полномочий или учебного года, например:
И на обложке журнала обычно указывается дата его начала, совпадающая с датой первого заседания, оформленного в первом протоколе (дата протокола № 01) с начала полномочий или учебного года (например, 01 сентября 2016 г.).
Именно такие правила документирования деятельности коллегиальных органов обычно устанавливаются в положениях о них или регламентах их работы. Поэтому в ЛНА должно быть установлено прежде всего основание для нумерации протоколов – учебный год или срок полномочий педсовета.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?
Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
