Каковы сроки хранения электронных заявок для выполнения работ?

Необходимо понимать, что срок хранения – это результат экспертизы ценности документа. А оценка осуществляется и по автору документа, который может являться «владельцем» или участником какого-либо процесса, и по содержанию документа, принадлежности к направлению деятельности / функции, и по признакам подлинности или копийности, и по форме представления (бумажный / электронный), и по др. признакам, критериям.

Например, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД) заявки на проведение работ имеют срок хранения в течение 3–5 лет, например:

• 5 л. по ст. 217 – если это заявка на ремонт технических средств, которые применяются в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), информатизации и СЭД;
• 3 г. по ст. 838 – если это заявка на выполнение работ по ремонту транспортных средств.

По Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – ПНТД) заявки на выполнение работ в различных областях деятельности имеют срок хранения от 1 до 5 лет, например:

• 1 или 3 года по ст. 1228 – заявки на ремонт оборудования, оснастки и инструмента;
• 2 г. по ст. 1023 – заявки на выполнение работ в рамках текущего ремонта объектов недвижимости;
• 3 г. по ст. 1093 – если заявка связана с производством какого-либо предмета, изделия.

Все заполненные заявки в электронном виде со временем могут представлять собой электронный журнал, базу данных, комплекс заявок и даже с отметками об их исполнении. По ПНТД срок хранения таких накопленных заявок, ставших уже электронными журналами, можно определить по статьям 1112 (3 г.), 1122 (1 г.), 1391 (3 г.) и т.п.

Самое главное – знать бизнес- или административный процесс, его «владельца» (ответственное подразделение), вопрос деятельности или процедуру, в которой необходимо оформление соответствующей заявки, чтобы правильно провести ее экспертизу ценности и определить срок хранения.

В номенклатуре дел структурного подразделения, которое выполняет эти заявки на производство работ, заголовок дела должен быть сформулирован конкретно, например, в отделе по эксплуатации зданий: