Срок хранения документов устанавливается по результатам экспертизы ценности - аналитической работы, в процессе которой изучается содержание документа: значимость направления деятельности; вопроса и информации, закрепленных в документе; дублирование зафиксированных фактов в других документах организации; прогнозируется его необходимость для будущего развития организации, оцениваются возможности документа выполнять функцию доказательства и т.п.
Фактически главным критерием, которым определяется ценность (значение) документа и срок его хранения, является критерий содержания.
Проанализируйте еще раз заголовки и тексты приказов Минтруда России, которые Вы перечислили в вопросе в связи со сроками хранения нарядов-допусков и возможностями их уничтожения или аннулирования через 30 дней после прекращения работ. Причем аннулирование не означает немедленного физического уничтожения документов. В приказах Минтруда России регламентируется организация работ повышенной опасности. Руководители работ обязаны регистрировать выданные наряды-допуски в журналах по соответствующим видам работ. Поскольку данные документы возникают в деятельности подразделений, то служба делопроизводства контролирует, чтобы в номенклатуре дел соответствующего подразделения были сформулированы правильные заголовки, например:
-
«Наряды-допуски на выполнение... работ (указывается конкретный вид работы повышенной опасности)»; срок хранения - «До минования надобности» со ссылкой на соответствующий приказ Минтруда России, а не на статью Перечня УД. Каждый год утратившие силу наряды-допуски вносятся в акт структурного подразделения о выделении к уничтожению не подлежащих хранению документов, потом они уничтожаются централизованно;
-
«Журнал регистрации выданных нарядов-допусков на выполнение... работ»; срок хранения журнала как сводного учетного документа может быть установлен по ст. 626 б) Перечня УД - 10 л., поскольку сама закрепленная приказами Минтруда России процедура предполагает в момент выдачи нарядов обязательное инструктирование по технологии выполнения работ. Данное дело будет переходящим, т.к. записи будут вноситься в журнал до его окончания. А 10-летний срок начнет исчисляться с 1 января того календарного года, который следует за годом окончания журнала.
В момент согласования номенклатуры дел организации на заседании экспертной комиссии необходимо также учесть мнение специалистов отрасли, которые являются руководителями работ, и специалистов в области охраны труда о значимости данных документов.
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
А теперь - еще раз о критерии содержания. Статья 615 Перечня типовых управленческих архивных документов, которую Вы упоминаете, устанавливает 75-летний срок хранения табелей и нарядов работников тяжелых, вредных, опасных профессий, а не работ повышенной опасности - это разные понятия и разные виды работ!
Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 № 10 установлены специальные списки № 1 и № 2 работ и профессий с тяжелыми и вредными условиями труда. Эти списки применяются прежде всего при досрочном назначении пенсий работникам.
Работники, которые трудились на подземных работах, в горячих цехах и т.п. (список № 1), и работники, выполняющие свою работу в тяжелых условиях (список № 2), благодаря табелям, утвержденным графикам смен и нарядам, которые сданы в архив организации, имеют возможность доказать свой льготный стаж работы.
Заметим также, что в связи с изменением сроков хранения документов по личному составу (внесены 18.06.2017 в ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации») срок хранения нарядов на работы в тяжелых и вредных условиях труда может быть . Новая версия Перечня УД, в которой должны отразить в т.ч. и эти изменения законодательства, сейчас находится в стадии доработки.
