Правила делового этикета, отличающиеся для дам и кавалеров
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
А если все проекты доверенностей еще и составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:
Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части:
Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2-3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные. Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 61, 119, 152 «Перечня типовых управленческих архивных документов...»).
Форма журнала регистрации генеральных доверенностей может быть такой, как мы показали в Примере 1. Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».
После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:
Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью). Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий (см., например, ст. 60 ПТУД во фрагменте документа выше).
Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.
В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию. Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.
Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность. В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.
Ответы на 10 вопросов читателей о применении нового ГОСТ см. в статье «ГОСТ Р 7.0.97-2016 об оформлении документов в вопросах и ответах» журнала № 8′ 2018
Ответы на 4 вопроса сгруппированы в статье «Отметка о приложении на документе: обновление правил оформления и сложные случаи» журнала № 8′ 2018
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Включает ли деловой этикет какие-то правила поведения, которые различаются для женщин и мужчин?
Как правильно оплачивать день, в котором человек был командирован, т.е. выехал из своего города на поезде или самолете? Как быть, если в этот же день с утра он еще заехал в офис и готовил материалы для этой командировки?
Можно ли при оформлении отпуска работника в одном приказе прописать всю информацию о предоставлении отпуска и в этом же приказе (отдельным пунктом) возложить обязанности отсутствующего работника на другого работника на период отпуска? Тогда возникает вопрос о сроках хранения приказа. Срок хранения приказов об отпусках – 5 лет, возложение обязанностей – 50 лет. Если отпуск и возложение обязанностей на период отпуска должны оформляться разными приказами, то должно быть два разных документа-основания: заявление на отпуск от работника и служебная записка на возложение обязанностей? Или достаточно в одном заявлении на отпуск указать информацию о согласии другого работника исполнять обязанности на период отпуска?
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?
В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?
Раздел не найден.