Когда менять индексы дел, если у подразделений в середине года поменялась кодификация?

Чтобы легче было объяснить ответ, визуализируем описанную в вопросе ситуацию схематически:

Если такие организационные изменения происходят в середине года, т.е. до утверждения новой номенклатуры дел на следующий год, то в текущей номенклатуре у подразделений, которые остались на своем уровне (в нашем примере это П 02-01 и П 02-05), номера индексов можно сохранить. А заняться их переиндексацией уже в номенклатуре дел на следующий год, чтобы в следующем году убрать «дыру» между номерами 02-01 и 02-05. Так будет меньше путаницы: лучше избегать ситуации, когда в течение одного года у разных подразделений одинаковый индекс (а именно это произойдет, если подразделению 02-05 поменять индекс на подразделение 02-02).

Подразделениям, которые стали самостоятельными (перешли на более высокий уровень в оргструктуре предприятия), тоже можно сохранить индексы в номенклатуре дел текущего года до составления номенклатуры на следующий год, но можно и присвоить новые свободные индексы, которые ранее еще никому не принадлежали (например, вместо 02-02 будет 11, а вместо 02-03 будет 12). Однако лучше номера и этих подразделений до следующего года оставить прежними.

Обычно номенклатуры дел составляются по структурному типу, т.е. разделы номенклатуры дел (по наименованиям и номерам) повторяют организационную структуру предприятия, которая утверждается и отображается в иных документах и оттуда обычно простым копированием заимствуется в номенклатуру дел. Хорошей практикой является применение классического подхода, когда в сводной номенклатуре дел после титульного листа располагается главная таблица номенклатуры с перечнем всех ее разделов (если она структурного типа, то здесь и будут проиндексированные подразделения). И когда в течение года происходят какие-то оргизменения, то в главной таблице можно отображать изменения наименований и индексов подразделений со ссылкой на документы-основания. Эти пометки помогут разработке главной таблицы номенклатуры дел на следующий год.

Не стоит смущаться ситуации, когда оргструктура изменена на предприятии в середине года, а служба делопроизводства до его окончания продолжает вести дела, в индексах которых отображена старая нумерация подразделений. Ведь в действующей номенклатуре дел четко зафиксирован не только индекс, но и наименование подразделения. И если его коллектив и функции, а значит, и состав формируемых дел остались прежними, то никаких проблем не будет. Только при разработке номенклатуры дел на следующий год необходимо будет убрать расхождение в индексации, наименовании подразделений в оргструктуре предприятия и в номенклатуре дел.

Однако заметьте, что если изменяется структура всей организации и меняются (уточняются, перераспределяются) основные направления деятельности и ее функции между подразделениями, то номенклатура дел должна быть пересоставлена, согласована и утверждена заново даже в середине года. Ведь в этом случае состав документов, создаваемых и формируемых в дела, изменится во многих подразделениях¹. Если меняются функции подразделений, то дела, которые начинали вести в начале года одни подразделения, передаются по актам приема-передачи в другие подразделения.

Если при этом в состав регистрационного номера документа принято включать индекс структурного подразделения, то с даты утверждения новой оргструктуры служба делопроизводства включает в состав индексов документов новые номера подразделений, а порядковая валовая нумерация в пределах документопотока у таких документов продолжается (см. Пример 2).

Если и обложки дел оформлялись правильно, то в тот момент, когда дело или том можно считать сформированным (достигшим 4 см толщины или объема в 250 листов), на обложке добавляются новое наименование структурного подразделения и новый индекс (прежние наименования и индекс на ней не зачеркиваются) – показано в Примере 3. А в процессе подготовки дел к передаче в архив организации изменения наименования подразделения и индекса дела должны быть оформлены обязательно.