Top.Mail.Ru

Можно ли в номенклатуре дел прошедшего года занять индекс дела другим «заголовком»?

Вопрос
Прошу совета по такому вопросу – в номенклатуре дел на 2018 год предусмотрено дело «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды» с индексом 05-11, которое так и не было заведено. В номенклатуре на следующий, 2019 год, под этим индексом уже другое дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта». Однако при сборе сведений о количестве заведенных в 2018 году дел, выясняется, что дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» было заведено в конце 2018 года. Все резервные номера структурного подразделения уже заняты. Чтобы не использовать резерв другого отдела и не создавать литерный индекс, можно ли при заполнении номенклатуры дел на 2018 год указать дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» под индексом дела «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды», т.е. 05-11? Если да, то как это оформить? В нашем случае дело не переходящее, но хотелось бы понять, как в таком случае можно было бы поступить и с переходящим.
Отвечает

В сложившейся ситуации может быть 2 варианта решения:

1. Никакими нормативными документами, устанавливающими порядок разработки и применения номенклатуры дел организации, не ограничивается количество резервных номеров. Резервные номера – это свободные номера, под которыми в номенклатуру дел в течение года могут включаться новые заголовки дел, не предусмотренные при составлении номенклатуры дел. Как правило, резервные номера заполняются, если в деятельности структурного подразделения появились новые направления деятельности, новые полномочия или новые объекты. Никто не запрещает включать в номенклатуру дел столько новых заголовков дел, сколько необходимо – один, два, три... десять. Так что вы можете спокойно дополнить номенклатуру дел 2018 г. заголовком «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» со следующим свободным индексом после уже имеющихся.

2. Нормативными документами предусмотрено: в течение года заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, могут уточняться. Если действительно в течение 2018 г. дело «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды» не было заведено, то вы можете внести в этот заголовок исправления, просто зачеркнув устаревшую и подписав сверху новую часть заголовка (см. Пример 1).

Пример 1. Исправление в номенклатуре дел наименования заголовка дела

При этом нужно будет не забыть нанести на само дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» индекс «05-11».

Исправления по 2-му варианту можно вносить в том случае, если еще не заполнена итоговая запись и не переданы сведения в архив, хотя и это поправимо, поскольку дела с перепиской, о которых мы говорим, имеют срок хранения 5 лет по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению, так что на составе и объеме дел, передаваемых на хранение в архив организации, эти исправления никак не отразятся.

Влияет ли как-то в данном случае на оформление номенклатуры дел или самого дела то, что оно является переходящим? Нет, не влияет. В отношении переходящего дела есть только одна отличная рекомендация: нужно сохранять его индекс в тех номенклатурах дел, где оно присутствует.

Для сведения: правила, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел и работе с ней, установлены следующими нормативными документами:

  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (пункты 4.14–4.18);
  • Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 (пункты 8.2–8.18).
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 2)

В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?

Новые правила работы архивов: что изменилось?

Осенью прошлого года произошло знаковое и практически эпохальное (учитывая долгожительство российских нормативов по управлению документами) событие в сфере архивного дела: вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Посмотрим на них с точки зрения практического применения и проанализируем процессы по хранению документов, которых коснулись принципиальные изменения относительно привычных архивариусам Основных правил работы архивов организаций 2002 года. Выявим, какие новые формы документов утверждены Правилами 2015 г., и какие продолжаем использовать из Основных правил 2002 г.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 1)

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.

Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел

21.09.2015 вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. Какие предписания относительно номенклатуры дел они содержат? Что изменилось в форме сводной номенклатуры дел организации и подразделения? Какова последовательность их удостоверения? Какую классификационную схему документов в них использовать? Что важного «осталось за кадром»? Какими еще документами руководствоваться при разработке и оформлении номенклатуры дел на 2016 год?

Новые правила работы архивов: что изменилось?

Осенью прошлого года произошло знаковое и практически эпохальное (учитывая долгожительство российских нормативов по управлению документами) событие в сфере архивного дела: вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Посмотрим на них с точки зрения практического применения и проанализируем процессы по хранению документов, которых коснулись принципиальные изменения относительно привычных архивариусам Основных правил работы архивов организаций 2002 года. Выявим, какие новые формы документов утверждены Правилами 2015 г., и какие продолжаем использовать из Основных правил 2002 г.

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 2)

В этом номере журнала мы рассмотрим остальные разделы Примерной инструкции. Например, покажем перечень сведений, которые необходимо фиксировать в СЭД, о разных типах документов; объясним порядок исчисления сроков исполнения документов / поручений, когда они указаны без конкретной даты; правила заверения электронных копий документов и др. А еще ответим на вопросы подписчиков, которые возникли при изучении Примерной инструкции, это поможет вам применять ее грамотнее: какой состав бланков необходимо утвердить организации? указывать ли место издания на бланке филиала? как писать слово «приказываю» в приказе? как адресовать документы более чем в 1 адрес? что принимать за учетную единицу при анализе документооборота подразделений?

Новый нормативный документ – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (часть 1)

Один из разработчиков этого документа объясняет его основные положения. Для каких организаций он обязателен? Работу с какой частью своей документации они должны вести в соответствии с ним? Как он регулирует ответственность работников за документы? В целом он соответствует ГОСТ Р 7.0.97-2016, но конкретизирует некоторые положения стандарта: про бланки документов, используемые шрифты и гербы, подготовку и оформление отдельных видов документов, процедуру согласования, про подписание, даны примерные перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью.

Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел

21.09.2015 вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. Какие предписания относительно номенклатуры дел они содержат? Что изменилось в форме сводной номенклатуры дел организации и подразделения? Какова последовательность их удостоверения? Какую классификационную схему документов в них использовать? Что важного «осталось за кадром»? Какими еще документами руководствоваться при разработке и оформлении номенклатуры дел на 2016 год?