В сложившейся ситуации может быть 2 варианта решения:
1. Никакими нормативными документами, устанавливающими порядок разработки и применения номенклатуры дел организации, не ограничивается количество резервных номеров. Резервные номера – это свободные номера, под которыми в номенклатуру дел в течение года могут включаться новые заголовки дел, не предусмотренные при составлении номенклатуры дел. Как правило, резервные номера заполняются, если в деятельности структурного подразделения появились новые направления деятельности, новые полномочия или новые объекты. Никто не запрещает включать в номенклатуру дел столько новых заголовков дел, сколько необходимо – один, два, три... десять. Так что вы можете спокойно дополнить номенклатуру дел 2018 г. заголовком «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» со следующим свободным индексом после уже имеющихся.
2. Нормативными документами предусмотрено: в течение года заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, могут уточняться. Если действительно в течение 2018 г. дело «Переписка с ООО “Кот” о поставке воды» не было заведено, то вы можете внести в этот заголовок исправления, просто зачеркнув устаревшую и подписав сверху новую часть заголовка (см. Пример 1).
Пример 1. Исправление в номенклатуре дел наименования заголовка дела
При этом нужно будет не забыть нанести на само дело «Переписка с ООО “Ингка” по вопросам ремонта» индекс «05-11».
Исправления по 2-му варианту можно вносить в том случае, если еще не заполнена итоговая запись и не переданы сведения в архив, хотя и это поправимо, поскольку дела с перепиской, о которых мы говорим, имеют срок хранения 5 лет по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Дела со сроками хранения до 10 лет включительно в архив не передаются, они хранятся в подразделениях и по истечении срока хранения выделяются к уничтожению, так что на составе и объеме дел, передаваемых на хранение в архив организации, эти исправления никак не отразятся.
Влияет ли как-то в данном случае на оформление номенклатуры дел или самого дела то, что оно является переходящим? Нет, не влияет. В отношении переходящего дела есть только одна отличная рекомендация: нужно сохранять его индекс в тех номенклатурах дел, где оно присутствует.
Для сведения: правила, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел и работе с ней, установлены следующими нормативными документами:
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (пункты 4.14–4.18);
- Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44 (пункты 8.2–8.18).