Рекомендуем все-таки подумать, как обеспечить ознакомление сотрудников с документами через СЭД, иначе она останется бесполезным инструментом и никогда не оправдает затрат на разработку, внедрение и поддержку. Но руководствуемся прежде всего целью издания и функцией документа, например:
- приказы по личному составу подлежат ознакомлению под личную подпись работника (кроме приказов, затрагивающих дистанционных работников, для них ознакомление может быть организовано в электронном виде с использованием электронной подписи работника);
- с конфиденциальными приказами и распоряжениями сотрудники, имеющие соответствующие права доступа, обычно знакомятся под подпись в специальном журнале ознакомления;
- наиболее часто издаваемые приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности целесообразно и издавать, и согласовывать, и рассылать в электронном виде.
Наверняка в СЭД предусмотрены все функциональные настройки для рассылки документов и ознакомления с ними, ведется системный протокол контроля действий пользователей, в котором с указанием дат, часов и минут фиксируются факты: сотрудник получил файл (документ), открыл и читал его в течение какого-то времени и в соответствии с правами доступа совершил разрешенные действия с ним. В СЭД рассылка приказов обычно проектируется по стандартным маршрутам, а листы рассылки и листы ознакомления могут автоматически формироваться как отдельные отчеты из системы, что важно для организации контроля исполнения.
И в Положении о СЭД, и в Инструкции по делопроизводству можно закрепить порядок ознакомления с изданными распорядительными документами исключительно в электронном виде (кроме установленных законодательством исключений). Если такой порядок не всем понятен или «не все хотят» его соблюдать, дополнительно возможно издание приказа по административно-организационным вопросам, в котором надо просто закрепить, что:
- с такого-то числа рассылка приказов на исполнение и ознакомление с ними сотрудников осуществляются исключительно через СЭД;
- а контроль за соблюдением этого порядка в структурных подразделениях возложить на руководителей подразделений, которые отвечают за организацию делопроизводства в своих подразделениях и исполнительскую дисциплину подчиненных.
Если культура работы с документами и ответственность исполнителей не сформированы, то при передаче документа лично в руки и даже под подпись в журнале все равно может найтись сотрудник, который заявит службе делопроизводства, что ничего не получал, и подпись не его («я не я и подпись не моя»).
Тем не менее листы рассылки и листы (журналы) ознакомления с документами (в т.ч. в бумажной форме) вполне могут существовать в практике работы с документами.
Например, Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция) предусматривает, что в процессе исполнения документа сотрудник-исполнитель осуществляет подготовку списка (указателя) рассылки документа, когда он (скорее всего, с сопроводительным письмом) направляется во внешние организации группе адресатов более чем в 4 адреса (п. 7.3 и 7.8 раздела VII «Организация работы исполнителя с документами»). А служба делопроизводства рассылает исполнителям копии приказов, распоряжений в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки (п. 5.48 раздела V «Организация документооборота»).
При рассылке документов внутри организации рекомендуем включать в лист:
- не только конкретных исполнителей и их непосредственных руководителей, руководителей взаимодействующих подразделений, участвующих в решении вопроса,
- но и подразделения, осуществляющие внутренний контроль и управление рисками в организации.
Это новое правило управления документами, о котором сотрудникам-исполнителям необходимо напоминать. Кроме того, контролируйте, чтобы исполнители, готовящие листы рассылки, подписывали их.
Цель листа рассылки внутренних документов – зафиксировать маршрут движения документа, т.е. наименования структурных подразделений и наименования должностей и фамилий исполнителей и всех сотрудников, которые должны быть проинформированы о документе и принятом решении. Лист рассылки оформляется и подписывается сотрудником-исполнителем вместе с проектом распорядительного документа. См. Пример 1.
Пример 1. Заполненный исполнителем лист рассылки к проекту приказа
Цель листа (журнала) ознакомления с изданными распорядительными документами и поручениями – зафиксировать факт получения документа исполнителем и принятия его на исполнение с учетом контрольных сроков. Лист ознакомления оформляется к уже изданному распорядительному документу и обычно подписывается сотрудником службы делопроизводства, который будет проводить процедуру ознакомления. См. Пример 2.
Пример 2. Заполненный службой делопроизводства лист ознакомления с изданным приказом
Если речь идет об одном и том же распорядительном документе, одних и тех же объектах его маршрутизации (подразделения и исполнители), то, действительно, ничто не мешает вам совместить на одном бумажном носителе решение двух управленческих задач (маршрут движения + фиксация факта получения на исполнение). Нормативно это нигде не установлено, но вполне возможно сформировать единый лист рассылки и ознакомления, если речь идет о работе с документами в бумажной форме. Тем более что в современной практике смысловые различия «рассылки» и «ознакомления» постепенно стираются и поглощаются новым термином «трансляция корпоративной информации и документов», в котором обобщаются разные цели, формы и методы их распространения, включая ознакомление под подпись, передачу документов под расписку, рассылку через СЭД и т.п.
Форму такого листа можно утвердить в качестве самостоятельной или в составе Инструкции по делопроизводству, а потом использовать как прототип одной из форм отчетов, которая может формироваться в СЭД (возможный вариант показан в Примере 3).
Пример 3. Оформленный лист рассылки и ознакомления может иметь следующий вид
Только обратите внимание:
- в процессе подготовки проекта документа исполнитель оформляет на листе рассылки / ознакомления:
- наименование вида документа, его заголовок;
- формирует список ознакамливаемых лиц (заполняет 1-ю и 2-ю графы);
- а после подписания документа служба делопроизводства оформляет в данном листе дату и номер направляемого на ознакомление документа и получает подписи с датами ознакомления в 3-й и 4-й графах.
Этот лист необходимо будет сформировать в дело вместе с самим изданным распорядительным документом. А назвать его лучше просто «лист рассылки», чтобы соответствовать Примерной инструкции.
