Если речь идет о составлении и оформлении управленческих документов организации, то гриф согласования и визы могут размещаться:
- как на листах проекта документа в разных вариантах,
- так и на отдельном листе согласования (визирования).
Изучите п. 4.20 и 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и п. 5.20 и 5.21 самого стандарта. Обратите также внимание на п. 2.45, 2.46 и 4.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). На их основе рекомендуем установить конкретные правила и примеры оформления виз в Инструкции по делопроизводству вашей организации.
К примеру, в Методических рекомендациях по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 про местоположение визы согласования сказано следующее:
Фрагмент документа
Пункт 4.21 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
4.21. …Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа…
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:
- на последнем листе документа под подписью;
- на обороте последнего листа подлинника документа;
- на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:
- на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;
- на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).
Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5-6. Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело…
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа.
В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования…
А если вы работаете в федеральном органе исполнительной власти и участвуете в подготовке проектов нормативных правовых актов, которые этот орган имеет право издавать в пределах своей компетенции, то прежде всего необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями). Конкретные положения утвержденных Правил поясняются в приказе Минюста России от 04.05.2007 № 9449 «Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
На основании данных нормативных правовых актов в приложении № 11 «Правила оформления реквизитов документов» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) установлено: «На проектах законодательных актов визы проставляются на лицевой стороне проекта документа. На проектах актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа».
На основании Методических рекомендаций федеральные органы исполнительной власти уже давно установили правила оформления виз на проектах нормативных правовых актов в своих конкретных инструкциях по делопроизводству, прошедших обязательное согласование с Росархивом.
