С кем согласовывать Инструкцию по делопроизводству организации?

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 09 / 2019

Вопрос

Прошу разъяснить, с каким органом должна быть согласована Инструкция по делопроизводству, если организация входит в состав федерального министерства и подчиняется ему, а находится на территории субъекта РФ и для местного органа исполнительной власти в сфере архивного дела и муниципального архива не является источником комплектования? Можно ли ограничиться рассмотрением и согласованием проекта Инструкции на заседании ЭК организации?

Отвечает

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Нужно согласовать проект Инструкции по делопроизводству на заседании экспертной комиссии (ЭК) вашей организации. Это должна делать любая организация, в т.ч. коммерческая. Одной из функций экспертной комиссии как раз и является рассмотрение и согласование тех локальных нормативных актов, которые закрепляют технологию делопроизводства и правила формирования документального и архивного фондов. Ведь делопроизводство и архивное дело связаны – зависят друг от друга. Дела формируются прежде всего в делопроизводстве в рамках полномочий ответственных за его ведение в структурных подразделениях, первый этап экспертизы ценности и определение срока хранения документов осуществляется в делопроизводстве в процессе разработки номенклатуры дел.

Проверьте положение об ЭК вашей организации. Рекомендуем внести в него обязательную функцию ЭК на основе подп. «к» п. 6.2 Примерного положения об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43): «Экспертная комиссия рассматривает и принимает решение о согласовании проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу».

Но для вашей организации этого недостаточно. Вам обязательно нужно согласовать проект Инструкции по делопроизводству со службой делопроизводства (управлением делами) вашего федерального органа исполнительной власти. Потому что в зоне его ответственности находится построение единой для отрасли системы делопроизводства и контроль за организацией работы с документами. Не случайно сотрудники служб делопроизводства министерств и ведомств в плановом порядке осуществляют выездные проверки организации работы с документами и обеспечения сохранности архивного фонда в подведомственных территориальных органах.

Сначала позвоните в вышестоящую службу делопроизводства и проконсультируйтесь, а потом с сопроводительным письмом направьте туда на согласование проект Инструкции по делопроизводству, уже согласованный ЭК вашей организации.

А с местным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и с муниципальным архивом согласовывать свою Инструкцию по делопроизводству вам, действительно, не нужно.