Каждая из сторон договора имеет полное право присваивать договору регистрационный номер (индекс) в рамках своей системы регистрации, чтобы учитывать договоры. И это несмотря на то, что номер не является обязательным реквизитом для договора. Обязательной для него является дата, которая должна быть единой в договоре и в системах регистрации каждой из сторон.
Регистрироваться договор может по-разному:
- в каких-то организациях это делают в информационной системе (и тогда заполняется «входная форма»);
- в других – заполняют строку в таблице журнала регистрации, который ведется в Word или Excel;
- крайне редко сейчас это делается в бумажном журнале.
Но в любом случае желательно, чтобы среди полей «входной формы» в информационной системе (либо граф журнала регистрации) были следующие:
- вид (разновидность) договора;
- наименование организации-контрагента;
- дата;
-
индекс (присваивается вашей организацией, в т.ч. автоматически по счетчику номеров договоров в системе ЭДО);
-
индекс контрагента (регистрационный номер, присвоенный договору контрагентом, вы должны включить в отдельное поле с целью полной идентификации договора);
- предмет договора;
- сумма;
- срок действия;
- подразделение-исполнитель и т.п.
Как видите, надо иметь два поля: одно для ввода своего регистрационного номера, другое – для номера, присвоенного контрагентом. И тогда проблем не возникнет. Если ваша система ЭДО пока имеет только одно из этих двух полей, то закажите добавление нового ИТ-отделу вашей организации (а в таблицу Word или Excel вы его и сами легко добавите).
Пример 1. Если договору каждая сторона присвоила свой регистрационный номер, то обычно они указываются через косую черту
Пример 2. На договоре с впечатанным регистрационным номером контрагента вы можете дописать вручную свой регистрационный номер
Что касается структуры регистрационного номера, который присваивается договорам, заключаемым вашей организацией, то его первая часть (номер/год) не будет вызывать сомнений, если эти номера присваиваются по видам сделок (т.е. в пределах конкретных документопотоков, которые поддерживаются классификатором).
Классификатор видов и разновидностей договоров обычно разрабатывается совместно юридической службой и службой делопроизводства, утверждается приказом первого руководителя (по административно-хозяйственной деятельности со сроком хранения 5 лет) и подгружается в систему ЭДО как один из ее справочников. За ведение классификатора обычно отвечает служба делопроизводства, но эту ответственность вполне можно передать и юридической службе.
Вторая часть регистрационного номера (индекс организации), упомянутая в вопросе читателя, вызывает сомнения. Если это индекс вашей организации, то в вашем же регистрационном номере он не имеет смысла. А если это индекс организации-контрагента, то он должен поддерживаться классификатором организаций-контрагентов (его ведение более трудоемко, т.к. контрагенты часто меняются).
Поделимся опытом лучших практик. В вашем случае структура индекса может быть следующей: номер/год-вид сделки (например, № 345/2019-воу, где «воу» означает договор возмездного оказания услуг). Но в структуре индекса обычно рядом располагают номер и вид сделки, а год заключения договора оформляют через косую черту или дефис (например, № 345-воу/2019 или № 46 ВОУ-2019). Разные элементы сложного индекса можно отделять друг от друга знаками («-», «/», «.», «:»), пробелом, что-то можно писать заглавными буквами. Однако заметьте: если внутри регистрационного номера договора каждого контрагента присутствует косая черта, то использование ее еще и для разделения этих двух индексов усложнит поиск границы между ними – сравните два варианта:
- № 128/02.14/325/воу-2019 и
- № 128-02.14/325-воу-2019.
Итак, если от контрагента ваша организация получила экземпляр договора с проставленным им регистрационным индексом, то не стесняйтесь через косую черту добавить на него свой индекс, который предлагает ваша система ЭДО. Тогда на экземпляре договора будут оформлены два регистрационных номера: контрагента и вашей организации:
Советуем также совместно с профильными подразделениями и юридической службой разработать Регламент договорной работы, в котором закрепить аспекты классификации договоров, порядок их регистрации, структуру номера (индекса) и другие делопроизводственные вопросы.
