Да, в некоторых ситуациях и служебные записки, и акты могут не иметь индекса (регистрационного номера) как идентификационного реквизита документа.
Исходите из общего понятия, что регистрацией является фиксация факта создания или получения документа с последующим заполнением регистрационно-учетной формы к нему и присвоением номера документу, который формируется в зависимости от применяемых в организации классификаторов документов. Главная задача регистрации – идентификация документа в пределах его документопотока.
Во «входящих» и «исходящих» документопотоках в рамках процесса внешних коммуникаций порядковый номер документа является обязательным реквизитом, необходимым для справочной работы, поиска и подготовки ответов в рамках переписки.
Идентификация внутренних документов организации гораздо сложнее, она производится не просто по наименованию вида документа или по его роли в документообороте организации, но и в обязательной взаимосвязи с управленческой ситуацией.
В типовой формуляр и служебной записки, и акта входит регистрационный индекс (номер), но эти документы, как правило, являются основаниями для последующего принятия решений и издания распорядительных документов. В некоторых ситуациях требуется только однократно зафиксировать информацию: о нарушении, прием-передачу дел по конкретной должности, прием-передачу результатов по исполнению договора, результаты проверки, инвентаризации, сверки расчетов и т.п. Эти акты и служебные записки как внутренние документы, фиксирующие конкретные факты и события, составляются однократно (по разовым случаям) и не образуют отдельного документопотока, поэтому индекс (порядковый номер), связанный с ситуацией, на них может не оформляться.
Заметьте, что служебные записки в последнее время в организациях обычно не регистрируются, особенно если в системе электронного документооборота (СЭД) реализована функция их идентификации в качестве информационных объектов по соответствующему счетчику. Конечно, автор документа может оформить порядковый номер «№ 2», если повторно по тому же самому вопросу и тому же адресату он направляет служебную записку, оставшуюся, например, без ответа и без принятого решения.
Такой же принцип регистрации применяется по отношению к актам. Акт, составленный однократно по конкретной ситуации, может не иметь порядкового номера. В некоторых организациях вместо него даже оформляют условное сокращение «б/н», что означает «без номера». А если, например, инвентаризация основных средств по их видам активов на основании приказа организована как процесс (ежегодный и управляемый), то по видам активов может быть составлено несколько актов с порядковыми номерами в пределах данного процесса.
Все правила регистрации документов должны регламентироваться Инструкцией по делопроизводству организации. В последнее время службы делопроизводства в свою конкретную инструкцию включают почти без изменений Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов, который оформлен как приложение 12 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (цитату из него см. ниже). Но рекомендуем все-таки Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов конкретизировать в зависимости от рассматриваемых в документах вопросов, а также с учетом мест регистрации (централизованно в службе делопроизводства или в структурном подразделении). Такой перечень поможет и в проектировании «входных» форм, и в маршрутизации документов в СЭД.
Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов1
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
У нашей компании есть дочерние организации. Если письмо пришло в дочернюю компанию, можно ли регистрировать входящее письмо на организацию-учредителя?
Насколько важно и чем обусловлено, что регистрировать протоколы необходимо в рамках деятельности одной комиссии? Мы хотим переместить регистрацию всех протоколов в СЭД. Так как у нас могут создаваться разные комиссии, с целью оптимизации разновидности протоколов мы хотим ввести 1 вид – протокол заседания комиссии, добавить поле ввода названия комиссии и присваивать регистрационные номера протоколам комиссий в валовом порядке. То есть в разновидности протокола комиссии будут, например, отражены наименования: протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания экспертной комиссии, протокол заседания комиссии по заселению и т.д. При этом у протоколов будут разные сроки хранения (здесь видимо придется вручную раскладывать по папкам). Можно ли использовать такой подход для регистрации?
В организации регистрируем приказы, их подписывает только директор либо лицо, его замещающее. Бывают ситуации, когда приказ надо зарегистрировать «задним» числом, например, в текущую дату подписал исполняющий обязанности директора, а в дату регистрации директор был на месте. Получается несоответствие. Насколько это критично и как правильно оформлять подобные ситуации?
Обычно служба делопроизводства централизованно регистрирует все документы и потом направляет их на рассмотрение руководству либо напрямую на исполнение в подразделения. Какие классификаторы в этом могут помочь. Какие документы вообще не принято регистрировать. Как закрепить децентрализованную регистрацию определенных документов непосредственно в подразделениях-исполнителях. Отвечаем на вопрос читателя на примере юридического департамента.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
