Список фондов, конечно, относится к обязательным учетным документам архива организации, но только в том случае, если в ее деятельности действительно сформировалось несколько архивных фондов. Обратите внимание на п. 2.5, 2.6. и 3.8. Правил работы архивов организаций.
В теории и практике архивного дела есть важнейший принцип единства и неделимости архивного фонда. На основе этого принципа п. 2.6 Правил работы архивов организаций устанавливают следующее:
Фрагмент документа
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:
до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;
до и после изменения территориальных границ деятельности организации;
в случае смены учредителя.
В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.
Таким образом, архивные документы филиалов являются составной частью единого архивного фонда организации и включаются в его состав. И только в случае изменения организационно-правовой формы и соответствующей реорганизации (в т.ч. присоединения) архивные документы передаются организации-правопреемнику, включаются в состав ее архивного фонда как самостоятельный и уже не пополняющийся архивный фонд предшественника или присоединенной организации.
В этом случае список фондов становится обязательным документом, т.к. уже 2 архивных фонда организации необходимо закрепить в нем в соответствии с п. 3.8 Правил работы архивов организаций, в котором еще раз подтверждено правило учета фондов:
Фрагмент документа
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)
3.8. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации…
Если организация не является источником комплектования, то своему фонду можно присвоить простой номер 1 или 01. А номер архивного фонда организации – источника комплектования присваивает государственный или муниципальный архив на основании своих учетных документов (это будет порядковый номер по списку фондов соответствующего архива).
Рекомендуем дополнительно изучить и п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, в котором вопросы отнесения архивных документов к архивным фондам и их систематизации в пределах фонда рассмотрены чуть более подробно.
