Можно ли из документов обособленных подразделений и филиалов формировать отдельные архивные фонды?

Вопрос
Составляем список фондов. В Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, нет конкретного описания, что считать фондом. Правильно ли будет выделить документы филиалов в отдельные фонды, так как филиал – это самостоятельная структура, которая отвечает за сохранность своего документального фонда? И можно ли выделить документы обособленных структурных подразделений в отдельные фонды в связи с тем, что они территориально удалены от центрального офиса и также осуществляют самостоятельное хранение документов?
Отвечает

Список фондов, конечно, относится к обязательным учетным документам архива организации, но только в том случае, если в ее деятельности действительно сформировалось несколько архивных фондов. Обратите внимание на п. 2.5, 2.6. и 3.8. Правил работы архивов организаций.

В теории и практике архивного дела есть важнейший принцип единства и неделимости архивного фонда. На основе этого принципа п. 2.6 Правил работы архивов организаций устанавливают следующее:

Фрагмент документа
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

Таким образом, архивные документы филиалов являются составной частью единого архивного фонда организации и включаются в его состав. И только в случае изменения организационно-правовой формы и соответствующей реорганизации (в т.ч. присоединения) архивные документы передаются организации-правопреемнику, включаются в состав ее архивного фонда как самостоятельный и уже не пополняющийся архивный фонд предшественника или присоединенной организации.

В этом случае список фондов становится обязательным документом, т.к. уже 2 архивных фонда организации необходимо закрепить в нем в соответствии с п. 3.8 Правил работы архивов организаций, в котором еще раз подтверждено правило учета фондов:

Фрагмент документа
Пункт 2.6 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526)

3.8. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации…

Если организация не является источником комплектования, то своему фонду можно присвоить простой номер 1 или 01. А номер архивного фонда организации – источника комплектования присваивает государственный или муниципальный архив на основании своих учетных документов (это будет порядковый номер по списку фондов соответствующего архива).

Рекомендуем дополнительно изучить и п. 2.1.1 Методических рекомендаций по применению Правил работы архивов организаций, в котором вопросы отнесения архивных документов к архивным фондам и их систематизации в пределах фонда рассмотрены чуть более подробно.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите подписку на 1-е полугодие 2022 года!
В ноябре скидка 15%.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Архив как «наказание»

Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Как указывать должности работников в приказе филиала

Вопрос по оформлению наименований должностей в приказах по основной деятельности филиала. У филиала есть: — Исполнительный аппарат и — 2 производственных предприятия – назовем условно N-ские и M-ские тепловые сети. В Исполнительном аппарате оформлены его работники, в т.ч. директор филиала, заместители директора филиала, главный инженер, заместитель главного инженера по тепловым сетям. А на предприятиях, в тепловых сетях, оформлены работники тепловых сетей, в т.ч. технический директор – главный инженер тепловых сетей, его заместитель, чья должность звучит так: заместитель главного инженера по реконструкции. Поскольку приказы издаются на бланке филиала, то: — у работников филиала указывается только должность, наименование филиала не указывается, — а у работников производственных предприятий (N-ских и M-ских тепловых сетей) указывается название предприятия. В одном приказе по филиалу необходимо дать поручения заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову и N-ским тепловым сетям (в лице заместителя главного инженера по реконструкции Петрова А.А.). Понятно, что заместитель главного инженера N-ских тепловых сетей и заместитель главного инженера филиала – это две большие разницы. Как упомянуть их в одном приказе, чтобы разница была видна? Можно ли написать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.»? Отдел кадров считает, что это недостаточно наглядно, и настаивает, что нужно писать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Исполнительного аппарата Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.». Мы (делопроизводство) – против, ввиду спорного толкования сочетания «по тепловым сетям Исполнительного аппарата» и считаем, что все-таки «заместитель главного инженера филиала» и «заместитель главного инженера Исполнительного аппарата» – это не одно и то же. Можно ли оформить так: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера N-ских тепловых сетей по реконструкции Петрову А.А.»? Не будет ли неверным указанием должности Петрова, т.к. по штатному расписанию Петров работает в подразделении N-ские тепловые сети, должность – заместитель главного инженера по реконструкции. Иными словами, можно ли: — при указании наименований должностей работников в приказе по основной деятельности филиала в штатную должность включать «вкрапления» из наименования структурного подразделения? — имея по штату должности «начальник цеха», «начальник отдела», не указывать в приказах «начальник цеха Электрического цеха», «начальник отдела Хозяйственного отдела» и писать вместо этого старое доброе «начальник электрического цеха», «начальник хозяйственного отдела»?

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Передача документов временному управляющему при процедуре наблюдения в рамках банкротства организации

Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.

Новые Правила работы государственных и муниципальных архивов – на что обратить внимание источникам комплектования

1 июня 2020 г. вступили в силу новые Правила работы для государственных и муниципальных архивов. Но это не значит, что всем остальным можно спать спокойно. Мы проанализировали этот нормативный документ в поисках новшеств, которые затронут источники комплектования таких архивов и все организации, которые при ликвидации станут передавать туда свои документы. Изменились критерии отнесения к источникам комплектования. Исчезла возможность внеплановой передачи документов для источников. Форма акта на прием-передачу документов стала рекомендованной. Но главное – ​у архивов теперь есть возможность прийти к вам с проверкой!

Ответственность руководителя организации и сотрудников службы ДОУ за бухгалтерские документы

Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.

Архив как «наказание»

Что такое «архивный документ», по мнению Росархива. В чем странность его позиции. Какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение? Кому придется раскошелиться на полноценное оборудование архива и ведение архивной работы по всем правилам? Почему разные специалисты по-разному отвечают на этот вопрос, и на что обращает внимание суд. Кто может прийти с проверкой? За какие нарушения, кого и как могут наказать? Возможные варианты ответственности мы свели в 2 таблицы. Показали не только теорию – статьи по КоАП РФ, но и объяснили тенденцию их применения.