Как определить срок хранения журнала регистрации, которого нет в Перечне?

Вспомните, что приказы по личному составу по своей юридической значимости, сроку действия и сроку хранения делятся на 2 основных документопотока:

• приказы о приеме, переводе, о поощрении, об увольнении, о поощрении – с 50- или 75-летними сроками хранения;
• приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий – с 5-летним сроком хранения.

При их регистрации необходимо соблюдать общее правило: документы регистрируются в пределах документопотоков и в пределах календарного года. Поэтому в кадровом делопроизводстве необходимо вести 2 журнала регистрации приказов по личному составу:

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении;
• журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков, направлении в командировку, наложении взысканий.

И в новом Перечне 2019 г. (процитирован далее), и в утратившем силу Перечне 2010 г.¹ книги и журналы регистрации распорядительных документов упоминаются как категория, как видовое понятие. А в номенклатуре дел оно должно конкретизироваться в заголовок дела, в качестве которого используется конкретное название журнала. Сроки хранения журналов регистрации приказов по личному составу не изменились.

В Перечне 2019 г. журналы регистрации распорядительных документов по личному составу указаны в ст. 182 б) с примечанием (1). Срок хранения данных журналов – 50/75 лет ЭПК. А примечание (1) уточняет, что журналы регистрации приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах имеют такой же срок хранения, как и приказы данной разновидности, т.е. 5 лет. Ведь журналы регистрации принято хранить столько же времени, сколько хранятся зарегистрированные в них документы.

В данной ситуации обратите внимание и на срок хранения самих приказов в ст. 434 Перечня 2019 г.:

• приказы о направлении в командировку работников следует хранить 5 лет по ст. 434 г) (а если это работники с вредными (или) опасными условиями труда – тогда 50/75 лет);
• приказы о дисциплинарных взысканиях имеют срок хранения 3 года по ст. 434 д).

Объем изданных приказов о наложении взысканий обычно небольшой, поэтому их можно регистрировать в том же журнале, где учитываются приказы об отпусках и командировках (скорее всего, вы так и делаете). Тогда у этого журнала срок хранения будет определяться по «старшему» из сроков, которые предписаны зарегистрированным в нем документам, т.е. 5 лет.

Ранее созданные журналы ведутся как «переходящие» дела до тех пор, пока не закончатся все их листы.

Сроки хранения журналов регистрации приказов, которые были начаты ранее и еще не завершены, необходимо указывать в действующей номенклатуре дел на 2020 год уже по Перечню 2019 г. и исчислять их по общему правилу: с 1 января года, следующего за годом внесения в журнал последней записи (номера и даты последнего зарегистрированного приказа) и удостоверительной надписи, которой «закрывается» журнал: